- 1.
Waar in dit algemeen mandaat een bevoegdheid is verleend aan meer ambtenaren, heeft een ieder mandaat voor zover het de doelstelling/taken van zijn/haar organisatieonderdeel betreft.
- 2.
De mandatarissen hanteren het bij dit besluit verleende algemeen mandaat binnen de kaders, die zijn aangegeven in het voor hen geldende Mandaat- en volmachtregister.
- 3.
Dit algemeen mandaat geldt niet als de te nemen beslissing in het concrete geval:
- a.
een beleidsgebied betreft, waarin sprake is van een aanzet tot nieuw beleid;
- b.
leidt tot niet in de begroting geraamde uitgaven;
- c.
stoelt op tegenstrijdige ambtelijke adviezen;
- d.
betrekking heeft op een aangespannen bezwaar- of beroepsprocedure op een mandaatbesluit in eerste aanleg;
- e.
betrekking heeft op de wijze waarop de ambtenaar in het algemeen met zijn / haar mandaatbevoegdheid omgaat;
- f.
een advies aan een hogere overheid bevat van algemene strekking.
- 4.
Waar in dit besluit het woord 'ambtenaar' wordt gebruikt, worden hieronder tevens verstaan diegenen, die in een ander dienstverband tot de gemeente staan en niet als ‘opdrachtgever’ binnen de gemeente werkzaam zijn. .
- 5.
Mandatering en volmachtverlening aan de gemeentesecretaris geschiedt door het college c.q. de burgemeester. De eenheidsmanager is, vanwege zijn verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering van de eenheid, bevoegd tot ondermandaat c.q. substitutie van volmacht binnen zijn eenheid.
- 6.
Voor het nemen van rechtspositionele besluiten mag geen ondermandaat worden verleend zonder dat daar een advies van de eenheid Personeel en Communicatie aan ten grondslag ligt.
- 7.
Voor het nemen van (onder)mandaat/volmacht van overige besluiten dient een advies van de eenheid Veiligheid en Recht ten grondslag te liggen
- 8.
(Onder)mandaat c.q. substitutie van volmacht wordt schriftelijk ter kennis gebracht van het college c.q. de burgemeester, alsmede de eenheid Veiligheid en Recht (ten behoeve van opname in het betreffende mandaat- en volmachtregister).
- 9.
Een gemandateerde beslissingsbevoegdheid houdt tevens in: de bevoegdheid tot ondertekening van stukken. Bij alle positief geredigeerde bevoegdheden, zoals ‘’het verlenen van’’ geldt ook dat de negatief geredigeerde bevoegdheid, dus ‘’het niet verlenen van’’, kan worden uitgeoefend door de gemandateerde, tenzij dit anders is aangegeven.
- 10.
Bij afwezigheid van de gemandateerde ambtenaar vindt besluitvorming en ondertekening plaats conform de vervangingsregeling zoals opgenomen in de Organisatieregeling.
BIJLAGE BIJ HET ALGEMEEN MANDAAT- EN VOLMACHTBESLUIT
Spelregels bij ondermandaat c.q. substitutie van volmacht
- 1.
Ondermandaat hangt nauw samen met de manier waarop de bedrijfsvoering is ingericht: met name de inrichting van de informatievoorziening, de inrichting van werkprocessen, standaardcorrespondentie en de inrichting van de interne controle (m.n. als er sprake is van mandaat en tevens van budgetbeheer). Ondermandaat binnen de eenheden dient te passen binnen de kaders, zoals die op concernniveau zijn afgesproken.
- 2.
De (mate van) ondermandaat c.q. substitutie van volmacht heeft zijn weerslag in:
- a.
de inrichting van de interne budgettering en (tussentijdse) rapportages: ondermandaat van beheersverantwoordelijkheid naar teammanager- of medewerkerniveau betekent bijvoorbeeld dat inzicht in zowel de geleverde prestaties als budget(besteding) op dat niveau aanwezig is;
- b.
het interne controleplan van de gemeente. Daar waar sprake is van kritische processen wordt hetzij door maatregelen in het proces, hetzij door aanvullende interne controle vastgesteld dat de mandaatregels worden toegepast. De bevindingen liggen vast in de controleverslagen.
- 3.
Ondermandaat c.q. substitutie van volmacht is gekoppeld aan de functie, niet aan de persoon. Bij een nieuwe medewerker of bij misbruik door of niet-functioneren van een medewerker dient het (onder)mandaat c.q. substitutie van volmacht tijdelijk te worden neergelegd bij de naasthogere leidinggevende: hij bepaalt hoe e.e.a. wordt georganiseerd.
- 4.
Kijkend naar het niveau waarop in z’n algemeenheid werkzaamheden worden uitgevoerd, kan – afhankelijk van bijzondere omstandigheden – het ondermandaat c.q. de substitutie van volmacht hoger of lager in de organisatie worden gelegd.
- 5.
De maker van een officieel stuk/document ondertekent dat stuk/document niet zelf, tenzij:
- a.
hij is aangesteld als budgethouder
- b.
het bedrijfsproces, in het kader van productionele activiteiten, zodanig is geborgd dat misbruik niet voor kan komen.
- 6.
Degene die in het algemeen de dagelijkse beheersverantwoordelijkheid van een budget heeft, heeft ook het dagelijks beheer van de productie, dus besluit- en ondertekeningsmandaat.
- 7.
De spelregels voor het budgetbeheer zijn vastgesteld in de Budgethoudersregeling.
Aldus besloten d.d. 18 december 2012
Het college voornoemd,
de secretaris, de burgemeester,
Aldus besloten d.d. 19 december 2012
De burgemeester voornoemd,