Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Apeldoorn

Postprotocol 2012

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieApeldoorn
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingPostprotocol 2012
CiteertitelPostprotocol 2012
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Besluit informatiebeheer gemeente Apeldoorn 2012

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

01-09-2012Onbekend

03-07-2012

Apeldoorns Stadsblad, d.d. 25 juli 2012

2012-0145001

Tekst van de regeling

Intitulé

Postprotocol 2012

Burgemeester en wethouders van de gemeente Apeldoorn;

gelet op het Besluit informatiebeheer gemeente Apeldoorn 2009;

 

BESLUITEN:

vast te stellen het navolgende Postprotocol waarin opgenomen voorschriften betreffende het ontvangen, verwerken, behandelen en verzenden van analoge (papieren) en/of digitale documenten.

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

In dit protocol wordt verstaan onder:

  • a.

    Afdoening: het afsluiten van de behandeling van een document of zaakdossier.

  • b.

    Archivering: het opnemen van documenten in het centrale archief van de gemeentelijke organisatie ten behoeve van een betrouwbare informatievoorziening, het afleggen van verantwoording en het consolideren van de rechtszekerheid.

  • c.

    Behandelaar: degene die documenten behandelt bij de uitoefening van zijn functie.

  • d.

    Behandelen: inhoudelijk behandelen of afhandelen van documenten door medewerkers van organisatie-eenheden of bestuurders volgens vastgestelde afhandelingstermijnen en behandelingsprocedures.

  • e.

    Besluit informatiebeheer: Besluit informatiebeheer gemeente Apeldoorn 2009 waarin verantwoordelijkheden ten aanzien van archiefvorming en -ordening en beheer van analoge en digitale documenten zijn belegd.

  • f.

    Deponeren: het doorsturen, na (digitale) behandeling en registratie, van ingekomen (gedigitaliseerde) documenten of (digitale) archiefexemplaren van interne of uitgaande documenten van een distributiepunt naar het centrale analoge of digitale archief van de gemeentelijke organisatie ten behoeve van archivering.

  • g.

    Distributie: via (interne) postrondes of digitale verzending afleveren en ophalen van poststukken en/of documenten bij distributiepunten.

  • h.

    Distributiepunt: veelal een secretariaat van een organisatie-eenheid of (in een digitale omgeving) een leidinggevende / werkverdeler.

  • i.

    DIV: het onderdeel documentaire informatievoorziening van de organisatie-eenheid dat als gevolg van artikel 5 van het Besluit informatiebeheer is belast met de uitvoering van het beheer van de documenten van de organisatie-eenheden.

  • j.

    DMS: document managementsysteem, een elektronisch systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan documenten worden gedigitaliseerd, geregistreerd, gearchiveerd en geraadpleegd.

  • k.

    Documenten: documenten als bedoeld in artikel 1 van het Besluit informatiebeheer.

  • l.

    Handboek postvoorziening: document waarin procedures en instructies voor de uitvoering van de verwerking van poststukken en documenten zijn vastgelegd.

  • m.

    Organisatie-eenheid: het organisatieonderdeel op het hoogst hiërarchische niveau van de gemeentelijke organisatie, ook wel beheerseenheid genoemd.

  • n.

    Post(verwerking): het in analoge of gedigitaliseerde vorm ontvangen, verwerken en verzenden van poststukken en documenten in diverse formaten en hoeveelheden.

  • o.

    Poststuk: document dat d.m.v. een envelop of een andere verpakking gesloten is en waarvan de inhoud niet anders kan worden waargenomen dan door deze te openen.

  • p.

    Registreren: het vastleggen van documentkenmerken, (werk)proceskenmerken en beheerskenmerken van documenten.

  • q.

    Verwerken: het openen, sorteren, registreren, distribueren, verzamelen, verzenden en archiveren van documenten.

  • r.

    Zaakdossier: het geheel van documenten dat betrekking heeft op een zaak.

Artikel 2

Dit protocol is van toepassing op poststukken en analoge documenten - waaronder fax-berichten -, die gedigitaliseerd kunnen zijn en die zijn ontvangen of verzonden door medewerkers of bestuurders van de gemeente Apeldoorn. Poststukken of documenten die een medewerker niet uit hoofde van zijn functie ontvangt of verzendt, vallen niet onder de werking van dit protocol.

Artikel 3
  • 1.

    Het hoofd van de organisatie-eenheid waarvan de taak documentaire informatievoorziening onderdeel uitmaakt, is verantwoordelijk voor de kaderstelling op het gebied van documentbeheer. Hij machtigt medewerkers tot verwerking van vertrouwelijke post, als bedoeld in artikel 5, lid 4.

  • 2.

    De hoofden van de organisatie-eenheden dragen zorg voor de correcte behandeling, toegankelijkheid en bewaring van poststukken en documenten bij de uitvoering van de taken van hun organisatie-eenheid voorzover deze niet zijn afgedaan en gedeponeerd bij DIV.

  • 3.

    Iedere behandelaar draagt zorg voor verwerking en behandeling van onder hem berustende poststukken en documenten volgens de bepalingen van dit protocol.

Artikel 4
  • 1.

    Documenten worden geregistreerd met behulp van een concernbreed werkend DMS.

  • 2.

    Bijlagen die onderdeel uitmaken van een document hebben dezelfde status als het document. Bijlagen maken integraal onderdeel uit van het document waartoe zij behoren.

Artikel 5
  • 1.

    Het is niet toegestaan een poststuk of document welke niet voor de ontvanger is bedoeld te openen en te lezen zonder toestemming van degene aan wie het poststuk of document is gericht.

  • 2.

    Het doorsturen van een poststuk of document aan derden die niet betrokken zijn bij de behandeling van dit poststuk of document is niet toegestaan.

  • 3.

    De volgende poststukken worden door DIV ongeopend doorgezonden:

    • -

      post voorzien van de aanduiding ‘vertrouwelijk’, ‘geheim’ of ‘niet openbaar’;

    • -

      post voorzien van de aanduiding ‘privé’, ‘persoonlijk’ of soortgelijke aanduiding;

    • -

      post aangeduid als medisch geheim;

    • -

      post bevattende bankafschriften;

    • -

      post gericht aan organisatieonderdelen of functionarissen waarvan de correspondentie als zodanig vertrouwelijk is aangemerkt, zoals Burgemeester, Kabinet, enz.

  • 4.

    In afwijking van lid 1 worden daartoe aangewezen medewerkers van DIV, die zijn belast met postverwerking, gemachtigd om t.b.v. noodzakelijke digitalisering van documenten vertrouwelijke poststukken te openen en vertrouwelijke documenten te verwerken.

Hoofdstuk II Inkomende post

Artikel 6
  • 1.

    Poststukken en documenten kunnen via het algemeen postbusnummer van de gemeente Apeldoorn, via (receptie)balies, via gemeentelijke brievenbussen en via faxapparatuur worden ontvangen en aangeboden.

  • 2.

    Poststukken en documenten die persoonlijk ter hand worden gesteld aan medewerkers of die door medewerkers op privé-adressen worden ontvangen, dienen zo spoedig mogelijk aan DIV ter verwerking te worden aangeboden.

Artikel 7
  • 1.

    Poststukken worden verwerkt overeenkomstig daartoe in het Handboek postvoorziening vastgelegde instructies.

  • 2.

    Ingekomen analoge documenten die voor registratie in aanmerking komen, worden door DIV gescand en van registratiekenmerken voorzien. Geregistreerde documenten die niet digitaal worden behandeld en documenten die niet voor registratie in aanmerking komen worden voor distributie gereedgemaakt.

Artikel 8
  • 1.

    Ontvangen analoge documenten worden dagelijks gedistribueerd en via (een) interne postronde(s) bezorgd bij een in het Handboek postvoorziening genoemd aantal distributiepunten; documenten die digitaal zijn ontvangen of na ontvangst zijn gedigitaliseerd en die digitaal worden behandeld, worden na registratie digitaal verzonden naar een distributiepunt.

  • 2.

    Poststukken of analoge documenten die ten onrechte bij een distributiepunt zijn bezorgd of documenten die door een organisatie-eenheid of een bestuursorgaan zijn ontvangen, maar waarvan de behandeling door een andere organisatie-eenheid of bestuursorgaan dient plaats te vinden, dienen zo spoedig mogelijk bij DIV te worden aangemeld om deze bij het juiste distributiepunt te bezorgen.

  • 3.

    Digitale documenten die ten onrechte bij een distributiepunt zijn bezorgd of documenten die door een organisatie-eenheid of een bestuursorgaan zijn ontvangen, maar waarvan de behandeling door een andere organisatie-eenheid of bestuursorgaan dient plaats te vinden, dienen zo spoedig mogelijk digitaal naar DIV te worden teruggestuurd om deze bij het juiste distributiepunt te bezorgen.

Artikel 9
  • 1.

    Een behandelaar dient na behandeling een ingekomen analoog document zo spoedig mogelijk bij het distributiepunt aan te bieden. Indien het om een geregistreerd document gaat draagt het distributiepunt zorg voor aanpassing van de registratie (afdoen van het document). Ieder ingekomen analoog document wordt vervolgens bij DIV ter archivering gedeponeerd.

  • 2.

    Indien een ingekomen analoog document is gedigitaliseerd en opgenomen in een digitaal zaakdossier binnen het DMS, dan draagt een behandelaar na afdoening van de zaak zorg voor digitale deponering van het zaakdossier bij DIV ten behoeve van digitale archivering.

Hoofdstuk III Interne post

Artikel 10
  • 1.

    Na vaststelling van een intern document, dient een analoge versie van dit document - indien bestemd voor een ander organisatieonderdeel - bij het distributiepunt ter registratie te worden aangeboden. Na registratie door het distributiepunt wordt het document ter verwerking en distributie aan DIV aangeboden. Indien een vastgesteld intern document digitaal dient te worden behandeld, draagt de opsteller van het document zorg voor registratie.

  • 2.

    Na ontvangst en verwerking door DIV worden analoge interne documenten via de eerstvolgende postronde gedistribueerd.

Artikel 11
  • 1.

    Na vaststelling van een intern document, dient een analoog archiefexemplaar van dit document zo spoedig mogelijk bij het distributiepunt te worden gedeponeerd. Het archiefexemplaar van het document wordt vervolgens aan DIV ter archivering aangeboden.

  • 2.

    Indien een intern document is opgenomen in een digitaal zaakdossier binnen het DMS, dan draagt een behandelaar na afdoening van de zaak zorg voor digitale deponering van het zaakdossier bij DIV ten behoeve van digitale archivering.

Hoofdstuk IV Uitgaande post

Artikel 12
  • 1.

    Na vaststelling van een uitgaand document, dient een analoge versie van dit document bij het distributiepunt ter registratie te worden aangeboden. Na registratie door het distributiepunt wordt het document ter verwerking en verzending aan DIV aangeboden. Documenten dienen in een gesloten envelop verpakt en als poststuk juist geadresseerd te zijn.

  • 2.

    Voor verzending van analoge documenten waarvan het absoluut zeker dient te zijn dat geadresseerde de documenten heeft ontvangen, dient gebruik te worden gemaakt van de regeling ‘aangetekende zendingen’ als genoemd in het Handboek postvoorziening.

Artikel 13
  • 1.

    Na vaststelling van een uitgaand document, dient een analoog archiefexemplaar van dit document zo spoedig mogelijk bij het distributiepunt te worden gedeponeerd. Het archiefexemplaar van het document wordt vervolgens aan DIV ter archivering aangeboden.

  • 2.

    Ten behoeve van een betrouwbare informatievoorziening dienen alle analoge documenten waarvan het uitgaande document een resultaat is, gelijktijdig met het archiefexemplaar bij het distributiepunt te worden gedeponeerd.

  • 3.

    Indien een uitgaand document is opgenomen in een digitaal zaakdossier binnen het DMS, dan draagt een behandelaar na afdoening van de zaak zorg voor digitaal deponering van het zaakdossier bij DIV ten behoeve van digitale archivering.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 14
  • 1.

    In alle gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel over de toepassing, beslist het hoofd van de organisatie-eenheid die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de documentaire informatievoorziening over de verdere procedure.

  • 2.

    Dit protocol kan worden aangehaald als Postprotocol gemeente Apeldoorn 2012.

Artikel 15

Aldus vastgesteld door het college d.d. 3 juli 2012

Gepubliceerd in het Apeldoorns Stadsblad d.d. 25 juli 2012

Inwerking getreden d.d. 1 september 2012

Toelichting op het Postprotocol 2012

Inleiding

Aanleiding

Door de toenemende informatisering en complexiteit van de gemeentelijke informatiehuishouding kan het voorkomen dat documentaire processen op minder gecontroleerde wijze verlopen. Dit geeft het risico van een onbetrouwbare en inefficiënte informatievoorziening. Aan de inhoud van zowel ontvangen, interne als verzonden documenten kunnen rechten worden ontleend. Overheidsdocumenten dienen tevens om het overheidshandelen te kunnen verantwoorden. Onzorgvuldig handelen met overheidsdocumenten kan juridische, bestuurlijke, financiële, politieke en/of andere gevolgen hebben die nadelig zijn voor de gemeente. Intrede en verdere uitrol van een concernbreed werkend documentair informatiesysteem - het DMS genaamd - betekent dat gedurende een periode van een aantal jaren een hybride werkwijze zal bestaan waarin het documentbeheer van een analoge (papieren) omgeving naar een volledig digitale omgeving evolueert. Het is t.b.v. een betrouwbare informatievoorziening noodzakelijk om afspraken over het documentbeheer op uitvoerend niveau op een eenduidige wijze vast te leggen.

Doelstelling

Het d.m.v. voorschriften regelen van het documentverkeer van de gemeentelijke organisatie via het communicatiekanaal post t.b.v. een betrouwbare informatievoorziening voor overheid en burgers.

Voor wie bestemd

Dit protocol geeft voorschriften aan medewerkers van de gemeentelijke organisatie over het ontvangen, verwerken, behandelen en verzenden van analoge (papieren) en gedigitaliseerde documenten in diverse formaten en hoeveelheden via het communicatiekanaal post.

Relatie met overige wet- en regelgeving

Dit protocol is een uitvoeringsregeling t.b.v.:

  • 1.

    het waarborgen van een betrouwbare informatievoorziening waarvan de algemene bepalingen zijn opgenomen in het Besluit informatiebeheer 2009, Archiefverordening 2009 en overig archiefrecht;

  • 2.

    bescherming van de persoonlijke levenssfeer, het gemeentelijk belang en het belang van derden waarvan de algemene bepalingen zijn opgenomen in de gedragscode Ambtelijke integriteit, de gedragscode Bestuurlijke integriteit, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet openbaarheid van bestuur.

In het verlengde van dit protocol zijn praktische uitvoeringsafspraken, instructies en servicenormen vastgelegd in het Handboek postvoorziening. Indien van belang wordt hiernaar verwezen. Het Handboek postvoorziening is te raadplegen via het intranet (A-net) van de gemeente Apeldoorn.

Het ontvangen, verwerken, behandelen en verzenden van e-mailberichten is afzonderlijk vastgelegd in het protocol E-mailberichten 2012.

Artikelsgewijze toelichting

De artikelen gelden zowel voor een werkomgeving waarin volledig digitaal wordt gewerkt (met behulp van het DMS) als in een werkomgeving waarin (nog) niet (geheel) digitaal wordt gewerkt. Indien nodig, bij een afwijking voor één van de mogelijke werkomgevingen, is dit specifiek in de tekst aangegeven.

Artikel 3, lid 1

In het Besluit informatiebeheer, artikelen 4 en 5, is de verantwoordelijkheid voor het op een juiste wijze ontvangen, verwerken, behandelen en verzenden van documenten belegd bij de verschillende hoofden van de organisatie-eenheden (‘beheerseenheden’) en bestuursorganen.

Artikel 4, lid 1

Om te voorkomen dat poststukken ‘onderduiken’ in de gemeentelijke organisatie, waardoor geen monitoring op afhandelingstermijn kan plaatsvinden en deze onvindbaar zijn of ongecontroleerd kunnen verdwijnen, is het noodzakelijk dat zij, voordat behandeling plaatsvindt, eerst ter verwerking aan DIV worden aangeboden.

Artikel 4, lid 2

Bijlagen zijn altijd onderdeel van een document en hebben daarom dezelfde rechtszekerheidwaarde.

Artikel 5, lid 1 en 2

De inhoud van poststukken en documenten vallen onder het briefgeheim. Het is daarom van belang dat de inhoud van deze poststukken en documenten niet ter kennis komt van onjuist geadresseerden.

Artikel 5, lid 3 en 4

De overgang van een analoge naar een digitale werkomgeving maakt het noodzakelijk maatregelen te nemen om vertrouwelijke documenten zonder risico te kunnen digitaliseren. Dit doet zich voor wanneer poststukken bestemd zijn voor een behandelaar binnen de gemeentelijke organisatie die uitsluitend volgens een digitaal werkproces zaken behandelt. Betreffende poststukken kunnen dan niet meer ongeopend worden doorgezonden. Om digitaal te kunnen behandelen dient het poststuk eerst te worden geopend om het document te digitaliseren en vervolgens het digitale exemplaar door te zenden middels het DMS.

Artikel 6, lid 1

Deze bepaling beoogt een limitatieve opsomming van mogelijkheden om post voor de gemeente Apeldoorn te ontvangen en vervolgens centraal te kunnen verwerken.

Artikel 6, lid 2

Wanneer poststukken persoonlijk door medewerkers van externen worden ontvangen is er risico dat poststukken ‘onderduiken’ in de gemeentelijke organisatie. Er kan dan geen monitoring op afhandelingstermijn plaatsvinden, waardoor poststukken onvindbaar zijn of ongecontroleerd kunnen verdwijnen. Voordat behandeling plaatsvindt is het noodzakelijk dat deze poststukken eerst ter verwerking aan DIV worden aangeboden.

Artikel 7, lid 2

Documenten die via het communicatiekanaal post binnenkomen en waarvan de behandeling nog niet digitaal plaatsvindt, worden fysiek gedistribueerd. Documenten die wel digitaal worden behandeld, worden niet fysiek gedistribueerd, maar conform wet- en regelgeving direct gearchiveerd of vernietigd.

Artikel 8

Binnen de organisatie-eenheden of bestuursorganen vervullen de distributiepunten een centrale rol in de postdistributie. Bij een distributiepunt wordt de post door DIV fysiek of digitaal afgeleverd en fysiek opgehaald; daarnaast vindt op een distributiepunt verdeling van de post plaats over de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de behandeling, en worden, indien nodig, registraties uitgevoerd.

Artikel 9

Om een betrouwbare informatievoorziening te bewerkstelligen is het noodzakelijk dat alle documenten die in het kader van de rechtszekerheid beschikbaar moeten zijn, centraal analoog of digitaal worden gearchiveerd.

Artikel 10 en 11

Interne documenten die door bevoegde functionarissen zijn vastgesteld dienen t.b.v. een betrouwbare informatievoorziening te worden verwerkt en gearchiveerd in het analoge en/of digitale archief dat door DIV wordt beheerd. Ook interne documenten kunnen dienen voor bewijs en verantwoording.

Artikel 12 en 13

Ook hier is centrale registratie en archivering noodzakelijk t.b.v. een betrouwbare informatievoorziening. Van een via het communicatiekanaal post verzonden exemplaar dient een ‘minuut’, een geparafeerd archiefexemplaar, bij DIV voor archivering te worden gedeponeerd. Voor zover dit voor de rechtszekerheid noodzakelijk is dienen uitgaande poststukken aangetekend te worden verzonden.