Organisatie | Apeldoorn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Protocol E-mailberichten 2012 |
Citeertitel | Protocol E-mailberichten 2012 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-09-2012 | Onbekend | 03-07-2012 Apeldoorns Stadsblad, d.d. 25 juli 2012 | 2012-014501 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Apeldoorn;
gelet op de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer en het Besluit informatiebeheer gemeente Apeldoorn 2009;
vast te stellen het navolgende protocol E-mailberichten waarin opgenomen voorschriften betreffende het ontvangen, verwerken, behandelen en verzenden van e-mailberichten.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In dit protocol wordt verstaan onder:
Deponeren: het doorsturen, na (digitale) behandeling en registratie, van ingekomen (gedigitaliseerde) documenten of (digitale) archiefexemplaren van interne of uitgaande documenten van een distributiepunt naar het centrale analoge of digitale archief van de gemeentelijke organisatie ten behoeve van archivering.
Dit protocol is van toepassing op e-mailberichten ontvangen op of verzonden van een gemeentelijk e-mailadres. E-mailberichten die een medewerker niet uit hoofde van zijn functie ontvangt of verzendt, vallen niet onder de werking van dit protocol.
Voor het in behandeling nemen van een e-mailbericht is vereist dat naam en adres van de afzender bekend zijn, zodat per e-mailbericht en/of met traditionele post gereageerd kan worden. Indien de identiteit van de afzender niet uit het bericht is op te maken, dan dient de afzender binnen een redelijke termijn alsnog zijn naam en adres bekend te maken.
Hoofdstuk II Inkomende berichten
E-mailberichten die zijn ontvangen op het algemeen e-mailadres ‘gemeente@apeldoorn.nl’, worden door het KCC behandeld. E-mailberichten die niet door het KCC kunnen worden behandeld, worden voor verdere verwerking doorgestuurd naar het algemeen e-mailadres ‘emailregistratie@apeldoorn.nl’. Uit efficiencyoverwegingen kan het KCC deze algemene berichten ook rechtstreeks doorsturen naar de behandelaar. De achtergebleven berichten worden daarna door het KCC direct uit het elektronisch geheugen verwijderd.
De afzender krijgt in geval van een weigering op grond van lid 2 of 3 binnen 24 uur bericht. Dit bericht bevat de termijn voor herstel en de mededeling dat tegen het weigeringsbesluit geen beroep open staat. Indien de weigering plaatsvindt op grond van een voor de organisatie onwerkbaar bestandsformaat, bevat het bericht een suggestie voor een bestandsformaat dat wel werkbaar is.
Hoofdstuk IV Uitgaande berichten
Indien een e-mailbericht wordt verzonden aan meerdere externe ontvangers, worden de ontvangers opgenomen als ‘blind carbon copy’ (BCC). Een uitzondering hierop vormt het versturen van e-mailberichten naar besloten groepen.
Een behandelaar die geen beschikking heeft over het DMS draagt zorg voor het printen en ter archivering aanbieden van ingekomen, interne en uitgaande e-mailberichten aan DIV via het distributiepunt van zijn organisatie-eenheid. DIV neemt de geprinte e-mailberichten op in het relevante analoge dossier. Na afhandeling en deponering van de geprinte archiefexemplaren van e-mailberichten worden de elektronische exemplaren tenminste binnen drie maanden verwijderd uit het elektronisch geheugen.
Toelichting op het protocol E-mailberichten 2012
Als gevolg van de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer dient een bestuursorgaan een uitvoeringsregeling voor het e-mailverkeer vast te stellen en te publiceren. In dit protocol wordt een Apeldoornse werkwijze voorgeschreven. Hoewel ook andere vormen van elektronisch berichtenverkeer zijn intrede hebben gedaan, met name sociale media, heeft e-mail de meeste aandacht nodig, omdat dit medium veel voor formeel berichtenverkeer wordt gebruikt.
Formele e-mailberichten hebben in de praktijk veelal een informele vorm, waardoor deze berichten niet worden herkend als documenten met een rechtsgevolg. Om de rechtszekerheid en een betrouwbare informatievoorziening voor overheid en burgers te waarborgen is het noodzakelijk om voor het verwerken en behandelen van formele e-mailberichten voorschriften vast te leggen.
Het d.m.v. voorschriften regelen van het documentverkeer van de gemeentelijke organisatie via het communicatiekanaal e-mail t.b.v. een betrouwbare informatievoorziening voor overheid en burgers.
De belangen die de gemeente wil waarborgen in het omgaan met e-mailberichten zijn:
Dit protocol geeft voorschriften aan medewerkers van de gemeentelijke organisatie over het ontvangen, verwerken, behandelen en verzenden van e-mailberichten via algemene en persoonlijke e-mailadressen. Overig elektronisch berichtenverkeer als sms, twitter, e.d., is op dit moment nog onvoldoende als medium voor formeel berichtenverkeer ontwikkeld. De gedragscodes voor ambtelijke en bestuurlijke integriteit bieden op dit moment voldoende handvatten voor verantwoord gebruik van deze media.
Dit protocol geeft onder voorwaarden aan derden de mogelijkheid gebruik te maken van e-mail om met de gemeente Apeldoorn berichten uit te wisselen.
Relatie met overige wet- en regelgeving
Dit protocol is een uitvoeringsregeling t.b.v.:
Het ontvangen, verwerken, behandelen en verzenden van post is afzonderlijk vastgelegd in het Postprotocol 2012.
De artikelen gelden zowel voor een werkomgeving waarin volledig digitaal wordt gewerkt (met behulp van het DMS) als in een werkomgeving waarin (nog) niet (geheel) digitaal wordt gewerkt. Indien nodig, bij een afwijking voor één van de mogelijke werkomgevingen, is dit specifiek in de tekst aangegeven.
Een e-mailbericht is een document. Dit is een informatieobject dat is ontvangen, opgemaakt of verzonden door een medewerker of bestuurder uit hoofde van zijn functie met een al of niet beoogd rechtsgevolg. Faxberichten vallen onder de werking van het Postprotocol.
Onderscheid is er tussen formele en informele e-mailberichten, bestaande uit inkomende, interne en uitgaande berichten.
Formele e-mailberichten zijn berichten:
Formele e-mailberichten dienen t.b.v. verantwoording en bewijs op de voorgeschreven wijze geregistreerd en gearchiveerd te worden.
Informele e-mailberichten vallen niet onder de werking van dit protocol. Deze zijn in het algemeen aan één of meer van de volgende kenmerken te herkennen:
In het Besluit informatiebeheer, artikelen 4 en 5, is de verantwoordelijkheid voor het op een juiste wijze ontvangen, verwerken, behandelen en verzenden van documenten belegd bij de verschillende hoofden van de organisatie-eenheden (‘beheerseenheden’) en bestuursorganen.
Dit artikel is een uitwerking van de gedragscode Ambtelijke integriteit 2009, artikel 3, lid 3: ‘een ambtenaar zorgt er voor dat de (digitale) documenten (en gegevensbestanden), die hij namens de gemeente ontvangt, creëert, bewerkt en/of in behandeling heeft, altijd voor verantwoording vindbaar en beschikbaar zijn. Hij beheert deze in overeenstemming met de daarvoor geldende wet- en regelgeving’.
Door dit artikel worden aanvragen voor gemeentelijke producten waarvoor aanvragers zich dienen te legitimeren uitgezonderd van het formele e-mailberichtenverkeer. Hiervoor dienen de zogenaamde webformulieren te worden gebruikt die via de website van de gemeente Apeldoorn worden aangeboden.
Om een formele relatie te kunnen aangaan, waaruit rechten en/of plichten ontstaan, is het noodzakelijk dat de afzender bekend is.
De inhoud van e-mailberichten valt onder het briefgeheim. Het is daarom van belang dat de inhoud van deze berichten niet ter kennis komt van onjuist geadresseerden.
Om de vertrouwelijkheid te waarborgen is het van belang dat betreffende e-mailberichten als zodanig wordt herkend.
In de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer is bepaald dat de datum van ontvangst de dag van ontvangst is, ook al is het ontvangstmoment niet op een werkdag.
De afhandeltermijn van formele ingekomen documenten is vastgelegd in de Servicenormen voor post en fax. Door dit artikel wordt bewerkstelligd dat de maximum afhandeltermijn van e-mailberichten aan die van brieven en faxberichten wordt gelijkgesteld. De bepalingen van de Servicenormen voor post en fax zijn te vinden op de website van de gemeente Apeldoorn.
Wanneer de inhoudelijke beantwoording van een e-mailbericht niet binnen 24 uur kan plaatsvinden, dan dient een ontvangstbevestiging te worden verzonden. De bepalingen van de Servicenormen voor e-mail en internet zijn te vinden op de website van de gemeente Apeldoorn.
Uitgangspunt is dat het KCC zelf ontvangen e-mailberichten afhandelt. Afhankelijk van de complexiteit of het benodigde specialisme dat nodig is voor de beantwoording, wordt de behandeling overgenomen door de vakdienst. Daartoe stuurt het KCC het bericht door naar DIV, die voor de juiste distributie zorgt. In geval van gedigitaliseerde en geautomatiseerde werkprocessen en documentstromen is het mogelijk dat het KCC deze berichten rechtstreeks naar de behandelaar doorstuurt.
Artikel 7, lid 2 tot en met artikel 8
Deze artikelen reguleren het afhandelen van e-mailberichten die onjuist zijn geadresseerd of niet voldoen aan de voorwaarden om deze berichten in behandeling te nemen.
Door te handelen volgens deze bepaling wordt voorkomen dat informatie die niet bedoeld is voor de geadresseerde onbedoeld achterblijft in het elektronisch geheugen.
Ook interne e-mailberichten kunnen vallen onder criteria voor formele documenten. In verband met de rechtszekerheid of verantwoording moeten deze berichten worden gearchiveerd.
Artikel 10 en artikel 11, lid 1, 2 en 3a
Ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer ontvangt niemand de namen, adressen en overige persoonsgegevens van de overige geadresseerden. Bij besloten groepen kan vermelding van de namen daarentegen juist belangrijk zijn.
De handleiding Huisstijl in elektronisch verkeer is te vinden via het intranet (A-net) van de gemeente Apeldoorn.
In verband met de rechtszekerheid van en het waarborgen van de mogelijkheid tot verantwoording door de gemeente Apeldoorn is het wettelijk verplicht om ook e-mailberichten te archiveren in een betrouwbare beheeromgeving. Zo lang er nog steeds sprake is van een situatie waarbij niet iedere behandelaar de beschikking heeft over de mogelijkheid om zijn documenten zelf digitaal te archiveren in het DMS, dient hij e-mailberichten te (laten) printen en ter archivering aan te bieden aan DIV. DIV draagt zorg voor de uitvoering van de archivering en de ontsluiting van de informatie.
Behandelaars die wel de beschikking hebben over het DMS dienen e-mailberichten, evenals alle andere digitale documenten die zij behandelen, zelf digitaal te archiveren met het DMS volgens de daarvoor geldende instructies. DIV verleent daarbij benodigde ondersteuning en voert het beheer over de digitale zaakdossiers.
De gedragsregels Gebruik e-mail en internet zijn te vinden via het intranet (A-net) van de gemeente Apeldoorn.