De raad van de gemeente Opsterland;
gelet op artikel 107a, lid 2 van de Gemeentewet;
gelezen het voorstel van de voorzitter d.d.19 januari 2012;
BESLUIT
vast te stellen het volgende
INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER OPSTERLAND 2012
Artikel 1 Algemene bepalingen
- 1.
Deze instructie verstaan onder:
- -
- -
de commissie: de door de raad ingestelde raadscommissies o.g.v. artikel 82 van de Gemeentewet
- -
het presidium: het door de raad ingestelde presidium (artikel 4 Reglement van orde)
- -
De agendacommissie: de raad ingestelde agendacommissie (artikel 5 Reglement van orde)
- -
het college: het college van burgemeester en wethouders
- -
de burgemeester: de voorzitter van de raad en het college
- -
de griffier: de griffier van de raad
- -
de gemeentesecretaris: het hoofd van de het college ten dienste staande bestuursdienst
- -
de bestuursdienst: de ambtelijke organisatie van het college
- -
het driehoeksoverleg: het overleg tussen burgemeester, griffier en gemeentesecretaris
- -
ambtelijke bijstand: een algemene term voor het verstrekken, respectievelijk verlenen van informatie, advies of ondersteuning door ambtenaren aan de raad of leden van de raad, nader toegelicht in het Reglement op de ambtelijke bijstand
- -
reglement van orde: het door de raad vastgestelde Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Opsterland
- 2.
Ter wille van de leesbaarheid van deze instructie is de mannelijke persoonsvorm gebruikt. Hiermee wordt tevens de vrouwelijke vorm bedoeld.
Artikel 2 Algemene taken van de griffier
- 1.
De griffier staat de raad, de door de raad ingestelde commissies, het presidium en de agendacommissie bij de uitoefening van hun taak terzijde.
- 2.
De griffier is in elke vergadering van de raad, de commissies, het presidium en de agendacommissie aanwezig.
- 3.
De griffier adviseert en ondersteunt de raad, de commissies, het presidium en de agendacommissie over gemeenterechtelijke en andere wettelijke regelingen m.b.t. procedurele zaken.
- 4.
De griffier draagt zorg voor een goede procesgang van te bespreken agendapunten.
- 5.
De griffier draagt zorg voor het opmaken van planningen en afsprakenlijsten en bewaakt de nakoming daarvan.
- 6.
De griffier draagt zorg voor het opmaken van de jaarlijkse vergaderschema’s van de raad, het presidium, de commissies, de agendacommissie en de fracties.
- 7.
De griffier staat de voorzitters van de raad, de commissies, het presidium en de agendacommissie ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en handhaving van de orde van de vergaderingen.
- 8.
De griffier adviseert, organiseert en ondersteunt de raad bij zijn representatieve en controlerende taken.
- 9.
De griffier draagt zorg voor de uitvoering van rechtspositionele zaken de raad en de commissies betreffende.
Artikel 3 De taken m.b.t. de raadvergadering, e.a.
- 1.
De griffier draagt zorg voor de verzending van de oproep, de voorlopige agenda en alle daarbij behorende stukken.
- 2.
De griffier draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de raadsvergaderingen.
- 3.
De griffier draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van de raad, zulks met inachtneming van de richtlijnen van de raad terzake.
- 4.
De griffier ondersteunt de raad en de leden van de raad bij het gebruik maken van de hen toekomende rechten. Deze ondersteuning wordt verleend in de vorm van informatie en redactionele vormgeving van initiatiefvoorstellen, ontwerpbesluiten, (sub) amendementen, moties, interpellaties, schriftelijke vragen en het vragen van inlichtingen.
- 5.
De griffier draagt zorg voor de procedure van behandeling van aan de raad of aan leden van de raad gerichte stukken, zulks met inachtneming van de richtlijnen van de raad terzake.
- 6.
De griffier draagt zorg voor het uitvoeren van uitgaande correspondentie van de raad.
- 7.
De griffier draagt zorg voor de uitvoering van referenda over raadsbesluiten.
- 8.
De griffier draagt zorg voor de voorlichting over onderwerpen en zaken die de raad van belang acht.
Artikel 4 De taken m.b.t. de raadscommissievergaderingen
- 1.
De griffier draagt zorg voor de verzending van de oproep, de agenda en alle daarbij behorende stukken.
- 2.
De griffier draagt zorg voor de verslaglegging, zoals bedoeld in het Reglement op de raadscommissies.
- 3.
De griffier draagt zorg voor de procedurele organisatie van het spreekrecht en de beraadslaging met deskundige derden.
Artikel 5 De taken m.b.t. de vergaderingen van het presidium en de agendacommissie
- 1.
De griffier draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen van het presidium en de agendacommissie.
- 2.
De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van het presidium en de agendacommissie
Artikel 6 De taken m.b.t. een onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
Artikel 7 Ambtelijke bijstand
De griffier draagt zorg voor een goede uitvoering van de bepalingen in het Reglement op de ambtelijke bijstand aan de raad, aan leden van de raad en aan de in de raad vertegenwoordigde groeperingen.
Artikel 8 Het driehoeksoverleg
- 1.
Het driehoeksoverleg vervult waar nodig een coördinerende rol met betrekking tot de bestuurlijke overdracht van onderwerpen, bestuursopdrachten van de raad aan het college, alsmede de planning en de inzet van personeel en middelen.
- 2.
Bij verschil van mening over de kwaliteitseisen draagt het driehoeksoverleg zorg voor de oplossing daarvan.
Artikel 9 Afwezigheid griffier
- 1.
Indien de griffier meer dan vijf werkdagen verhinderd is, behoudens ziekte, zijn ambt te vervullen, behoeft hij hiervoor toestemming van de voorzitter van de werkgeverscommissie.
- 2.
De griffier doet van zijn afwezigheid tijdig mededeling aan de voorzitter van de werkgeverscommissie.
- 3.
De griffier wordt bij afwezigheid vervangen door een door de raad benoemde plaatsvervangend griffier.
Artikel 10 Vervanging van de griffier
Deze instructie is van overeenkomstige toepassing op degene die de griffier vervangt.
Artikel 11 Slotbepaling
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.
Artikel 12 Inwerkingtreding
Deze instructie treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking. Tegelijkertijd vervalt de Instructie voor de griffier 2009, vastgesteld bij raadsbesluit van 7 september 2009.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Opsterland van 5 maart 2012.
De griffier, De voorzitter,
Ieke Zwart Francisca Ravestein