Zoek regelingen op overheid.nl
Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Tubbergen

E-mailprotocol Gemeente Tubbergen 2012

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieTubbergen
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingE-mailprotocol Gemeente Tubbergen 2012
CiteertitelE-mailprotocol Gemeente Tubbergen 2012
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Artikel 160 van de Gemeentewet
  2. Artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht
Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

24-11-2012Artikel 5, lid 2

30-10-2012

Gemeenteblad 2012, 57

I12.021530
03-03-201224-11-2012Nieuwe regeling

07-02-2012

Gemeenteblad 2012, 10

Onbekend

Tekst van de regeling

Intitulé

E-mailprotocol gemeente Tubbergen 2012

 

Burgemeester en wethouders van Tubbergen,

overwegende

dat het gewenst is regels te stellen met betrekking tot het gebruik van e-mail met het oog op

  • -

    de beschikbaarheid van informatie op organisatieniveau waar dat noodzakelijk wordt geacht;

  • -

    de traceerbaarheid van aanwezige informatie door middel van registratie van relevante stukken;

  • -

    de beschikbaarheid en bruikbaarheid van informatie op langere termijn;

  • -

    de juiste toepassing van bestaande bevoegdheden;

  • -

    de waakzaamheid met het oog op mogelijke manipulatie van elektronisch opgeslagen of aangeleverde gegevens, ter beveiliging van voor de gemeente belangrijke informatie;

  • -

    een tijdige afdoening van inkomend e-mailverkeer;

  • -

    een verzorgde wijze van communiceren, bijdragend aan de beoogde uitstraling van de gemeente:

dat op grond van artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht een bericht elektronisch naar een bestuursorgaan kan worden verzonden voor zover het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend en dat het bestuursorgaan nadere eisen kan stellen aan het gebruik van de elektronische weg;

gelet op artikel 160 van de Gemeentewet en artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht

b e s l u i t:

vast te stellen het navolgende

E-MAILPROTOCOL GEMEENTE TUBBERGEN 2012

HOOFDSTUK 1 BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1. Begripsbepaling

In dit protocol wordt verstaan onder:

algemeen e-mailadres:

het e-mailadres "gemeente@tubbergen.nl";

archiefwaardige berichten:

berichten die op grond van de archiefwetgeving in aanmerking komen voor bewaring;

behandelaar:

degene die met de behandeling van een elektronisch bericht is belast, dan wel degene die hem vervangt;

elektronische verzending:

verzending van informatie langs elektronische weg, zoals per fax, per e-mail, per SMS en door middel van een webformulier;

functionele berichten:

berichten die worden verzonden van of naar het algemene e-mailadres en berichten die iemand vanwege zijn functie ontvangt of verzendt op zijn persoonlijk e-mailadres;

gemeentelijk e-mailadres:

Het e-mailadres: “gemeente@tubbergen.nl”;

gemeentelijke website:

de internetsite van de gemeente Tubbergen "www.tubbergen.nl";

medewerker:

persoon met een aanstelling bij of een arbeidsovereenkomst met de gemeente Tubbergen of een persoon die (betaalde of niet betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband.

persoonlijk e-mailadres:

e-mailadres dat is gekoppeld aan een persoon;

webformulier

een formulier voor elektronisch berichtenverkeer dat beschikbaar wordt gesteld op de gemeentelijke website "www.tubbergen.nl".

HOOFDSTUK 2 REIKWIJDTE

Artikel 2. Reikwijdte

  • 1.

    Het protocol is van toepassing op functionele berichten verstuurd naar of ontvangen op een gemeentelijk e-mailadres. Privé berichten vallen niet onder de werking van het protocol.

  • 2.

    Het protocol is tevens van toepassing op inkomende faxen en berichten verzonden via een webformulier vanaf de gemeentelijke website.

Artikel 3. Doeleinden

  • 1.

    Naar de eigen organisatie verschaft het protocol duidelijkheid over hoe medewerkers om horen te gaan met de afhandeling van functionele berichten.

  • 2.

    Naar derden maakt het protocol kenbaar dat het mogelijk is om berichten elektronisch naar de gemeente Tubbergen te verzenden en verschaft het duidelijkheid over de voorwaarden die de gemeente Tubbergen stelt aan het gebruik van de elektronische weg.

HOOFDSTUK 3 VERANTWOORDELIJKHEID

Artikel 4. Verantwoordelijkheid

Iedere medewerker is verantwoordelijk voor de behandeling van functionele berichten overeenkomstig de bepalingen in dit protocol.

HOOFDSTUK 4 BEREIKBAARHEID LANGS ELEKTRONISCHE WEG

Artikel 5. Bereikbaarheid langs elektronische weg

  • 1.

    Verzending van berichten aan de gemeente en haar bestuursorganen langs elektronische weg staat open voorzover het betreft:

    • a.

      verzending met gebruikmaking van het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website;

    • b.

      verzending per e-mail, mits gericht aan het e-mailadres gemeente@tubbergen.nl;

    • c.

      verzending per fax.

  • 2.

    Het eerste lid geldt niet voor de indiening van verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur.

Artikel 6. Geen bereikbaarheid langs elektronische weg

  • 1.

    Verzending langs elektronische weg per e-mail staat niet open voorzover het betreft:

    • a.

      berichten zonder naam en adres van de afzender;

    • b.

      berichten waarvan het e-mailadres van de afzender niet herleidbaar is;

    • c.

      berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden;

    • d.

      berichten die inclusief bijlagen de e-mailgrootte van 10 Mb overschrijden;

    • e.

      berichten waarvan wordt vermoed dat zij een computervirus bevatten.

  • 2.

    Met uitzondering van klachten en bezwaarschriften stuurt het team dat belast is met documentaire informatievoorziening in voorkomende gevallen een elektronisch bericht dat het bericht van afzender op grond van het bepaalde in het eerste lid niet in behandeling wordt genomen, met vermelding van de reden daarvan.

HOOFDSTUK 5 BERICHTEN INGEKOMEN PER E-MAIL OF VIA EEN WEBFORMULIER

Artikel 7. Registratie en archivering

  • 1.

    Archiefwaardige berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf de gemeentelijke website of die rechtstreeks binnenkomen op het algemene e-mailadres worden door het team dat belast is met de documentaire informatievoorziening geregistreerd in het daarvoor bestemde document management systeem. Daarna wordt het bericht langs elektronische weg doorgezonden aan de behandelaar.

  • 2.

    Op een persoonlijk e-mailadres ingekomen archiefwaardige berichten worden door de behandelaar geregistreerd in het daarvoor bestemde document management systeem. Indien een bericht op een persoonlijk e-mailadres wordt ontvangen dat niet tot de behandelaar behoort, stuurt de ontvanger het bericht door aan het team dat belast is met de documentaire informatievoorziening.

  • 3.

    Het team dat belast is met de documentaire informatievoorziening, houdt toezicht of te registreren en archiveren berichten als bedoeld in het vorige lid aan de registratie-/ archiefcriteria voldoen.

Artikel 8. Ontvangstbevestiging

De afzender van berichten die binnenkomen via een webformulier vanaf de gemeentelijke website of die rechtstreeks binnenkomen op het algemene e-mailadres, ontvangt na registratie een ontvangstbevestiging via het team dat belast is met de documentaire informatievoorziening.

HOOFDSTUK 6 NIET IN BEHANDELING TE NEMEN VAN PER E-MAIL OF WEBFORMULIER INKOMENDE BERICHTEN

Artikel 9. Doorzending aan een ander bestuursorgaan

  • 1.

    Een e-mailbericht tot behandeling waarvan kennelijk een niet tot de gemeente Tubbergen behorend bestuursorgaan bevoegd is, wordt door tussenkomst van de behandelaar onverwijld doorgezonden naar dat orgaan, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de afzender.

  • 2.

    Het bestuursorgaan zendt e-mail die niet voor hem bestemd is en die ook niet wordt doorgezonden, zo spoedig mogelijk terug aan de afzender.

  • 3.

    Berichten als bedoeld in het eerste en tweede lid worden elektronisch verzonden vanaf het algemene e-mailadres. Daartoe stuurt de behandelaar het bericht aan het algemene e-mailadres met vermelding van het onderwerp, voorafgegaan door de woorden "ter verzending".

Artikel 10. Berichten die niet aan wettelijke vereisten voldoen

  • 1.

    Indien de inhoud van een bericht niet voldoet aan daartoe gestelde wettelijke vereisten, wordt de afzender, door tussenkomst van de behandelaar, een redelijke termijn gegund om het verzuim te herstellen.

  • 2.

    Uitgaande berichten als bedoeld in het eerste lid kunnen, met inachtneming van het bepaalde in artikel 10, elektronisch worden verzonden vanaf het algemene e-mailadres. Daartoe stuurt de behandelaar het bericht aan het algemene e-mailadres met vermelding van het onderwerp, voorafgegaan door de woorden "ter verzending".

HOOFDSTUK 7 IN BEHANDELING TE NEMEN BERICHTEN

Artikel 11. Verdere behandeling van berichten.

De behandeling van elektronische berichten vindt schriftelijk of elektronisch plaats, mits de afzender expliciet kenbaar heeft gemaakt lang elektronische weg voldoende bereikbaar te zijn.

Artikel 12. Elektronische verzending

  • 1.

    Als ter afhandeling van een elektronisch bericht een besluit wordt genomen, is elektronische verzending alleen toegestaan, indien:

    • a.

      voldaan wordt aan het bepaalde in artikel 11;

    • b.

      het uitgaande bericht ondertekend is middels een met voldoende waarborgen omgeven elektronische handtekening;

  • 2.

    Besluiten worden in ieder geval verzonden vanaf het algemene e-mailadres. Daartoe stuurt de behandelaar het bericht aan het algemene e-mailadres met vermelding van het onderwerp, voorafgegaan door de woorden "ter verzending".

Artikel 13. Archivering uitgaande berichten

  • 1.

    Het team dat belast met de documentaire informatievoorziening is verantwoordelijk voor de registratie en archivering van archiefwaardige berichten verzonden vanaf het algemene e-mailadres.

  • 2.

    Eenieder draagt zorg voor het registreren en archiveren van archiefwaardige berichten die rechtstreeks zijn verstuurd vanaf zijn persoonlijke e-mailadres.

  • 3.

    Het team dat belast is met de documentaire informatievoorziening, houdt toezicht of te registreren en archiveren berichten als bedoeld in het vorige lid aan de registratie-/ archiefcriteria voldoen.

HOOFSTUK 8 OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 14. Huisstijl

Uitgaande elektronische berichten voldoen aan de door de directie vastgestelde huisstijl.

Artikel 15. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit protocol beslist het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 16. Inwerkingtreding

Dit protocol treedt in werking op de achtste dag na bekendmaking.

Artikel 17. Slotbepalingen

  • 1.

    De Regeling elektronische communicatieapparatuur, e-mail en internetfaciliteiten wordt als volgt gewijzigd. De navolgende bepalingen vervallen:

    • a.

      artikel 5, negende lid;

    • b.

      artikel 5, tiende lid;

    • c.

      artikel 5, elfde lid;

  • 2.

    De beleidsnotitie “Elektronisch bestuurlijk verkeer in Tubbergen” wordt ingetrokken.

  • 3.

    Dit protocol wordt aangehaald als “E-mailprotocol gemeente Tubbergen 2012”.

Tubbergen, 7 februari 2012

Burgemeester en wethouders van Tubbergen,

de secretaris, de burgemeester,

drs. ing. G.B.J. Mensink, mr. M.K.M. Stegers