Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân.
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
Accountant:
Een door het Bestuur benoemde:
- -
- -
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-administratieconsulenten of;
- -
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
- b.
Accountantscontrole:
De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het Bestuur benoemde accountant van:
- -
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
- -
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;
- -
het in overeenstemming zijn van de door het Bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (het Besluit Begroting en Verantwoording);
- -
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.
- c.
Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:
Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.
- d.
Deelverantwoording:
Een in opdracht van het Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van de regeling, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.
- e.
De regeling:
De gemeenschappelijke regeling Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
- a.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het Bestuur te benoemen accountant.
- b.
Ingeval het Bestuur besluit een andere accountant te benoemen, dan legt de directie het Bestuur een procedurevoorstel voor over de wijze waarop de keuze van de accountant zal plaatsvinden, waarbij de aanwijzing van de accountant geschiedt overeenkomstig het vastgestelde beleid ter zake van inkoop en aanbesteding.
- c.
Het Bestuur stelt jaarlijks het programma van eisen vast waaraan de accountantscontrole dient te voldoen. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval opgenomen:
- a.
de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;
- b.
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);
- c.
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- d.
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;
- e.
de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.
Artikel 3. Informatieverstrekking door de directie
- 1.
De directie is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
- 2.
De directie draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
- 3.
Bij de jaarrekening bevestigt de directie schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
- 4.
De directie overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 mei ter vaststelling voor aan het Bestuur.
- 5.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door de directie aan het Bestuur en de accountant gemeld.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
- 1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
- 2.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.
- 3.
Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole kan (afstemmings) overleg plaatsvinden tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het Bestuur of de directie van de regeling, één en ander met inachtneming van het bepaalde in mandaatbesluiten van het bestuur.
Artikel 5. Toegang tot informatie
- 1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. De directie draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de regeling.
- 2.
De accountant is bevoegd om van alle werknemers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. De directie draagt er zorg voor, dat de desbetreffende werknemers hieraan hun medewerking verlenen.
- 3.
De directie draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van het openbaar lichaam zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
- 1.
De directeur van de gemeenschappelijke regeling, mits daartoe gemandateerd- kan de door het Bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voorzover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.
- 2.
De directie draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. De directie is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de regeling is.
- 3.
De directie draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, C.B.S., e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is de directie bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de regeling is.
Artikel 7. Rapportering
- 1.
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan de directie.
- 2.
De accountant brengt schriftelijk verslag uit van zijn bevindingen aan het Bestuur. Dit verslag bevat in ieder geval bevindingen over:
- a.
de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en
- b.
onrechtmatigheden in de jaarrekening
Het Bestuur kan nadere inrichtingseisen formuleren voor het verslag van bevindingen.
- 3.
De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Bestuur door de accountant aan de directie voorgelegd met de mogelijkheid voor de directie om op deze stukken te reageren, indien daartoe gemandateerd.
- 4.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang aan de directeur van de regeling.
Artikel 8. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2007, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2006 en later.
Artikel 9. Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening Gemeenschappelijke regeling Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Bestuur d.d. 13 december 2006.
Voorzitter,
T.Twerda
Secretaris,
R.A.F. Jansen