Algemeen reglement mandaat gemeente Zutphen 2009

Artikel 1 Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a.

  mandaat: zowel mandaat, volmacht als machtiging, tenzij anders wordt aangegeven;

• b.

  ondermandaat: mandaat, volmacht of machtiging verleend door een mandataris, tenzij anders wordt aangegeven;

• c.

  directeur: lid van de directie;

• d.

  afdelingshoofd: hoofd van een afdeling, de commandant brandweer en de directeur/kwartiermaker Het Plein;

• e.

  teamleider: leider van een team;

• f.

  heffingsambtenaar: de ambtenaar aangewezen als heffingsambtenaar;

• g.

  leerplichtambtenaar: de ambtenaar aangewezen als leerplichtambtenaar;

• h.

  budgethouder: de ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten in de budgethoudersregeling.

Artikel 2 Mandataris

• 1.

  Mandaat kan worden verleend aan:

  • a.

    het college;

  • b.

    een collegelid, voor zover het geen bevoegdheid van de burgemeester betreft;

  • c.

    directeur/secretaris;

  • d.

    een afdelingshoofd/directeur-kwartiermaker;

  • e.

    een teamleider;

  • f.

    een externe.

• 2.

  Mandaat aan een collegelid wordt verleend aan de eerste portefeuillehouder.

Artikel 3 Ondermandaat

Ondermandaat kan door het college, een afdelingshoofd/directeur-kwartiermaker of een teamleider worden verleend aan:

• a.

  een teamleider;

• b.

  een medewerker;

• c.

  een externe die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam is binnen de gemeentelijke organisatie.

Artikel 4 Functie mandataris

• 1.

  Een mandaat is gebonden aan de functie van de mandataris, tenzij bij de beslissing tot verlening van mandaat anders is bepaald.

• 2.

  Indien de mandataris in zijn functie wordt opgevolgd door een ander, wordt het mandaat geacht te zijn verleend aan die ander.

Artikel 5 Vervangingsregeling

• 1.

  Bij afwezigheid van de mandataris, wordt het mandaat uitgeoefend door degene die hem krachtens de geldende door het afdelinghoofd vast te stellen vervangingsregeling vervangt, tenzij bij de beslissing tot verlening van (onder)mandaat anders is bepaald. Indien de mandataris een collegelid is, is de door het college vast te stellen vervangingsregeling van toepassing.

• 2.

  In alle gevallen is bij afwezigheid van een gemandateerde teamleider het hoofd van de desbetreffende afdeling bevoegd het mandaat uit te oefenen.

Artikel 6 Mandaatregister

• 1.

  Er is een mandaatregister, waarin de verleende (onder)mandaten zijn opgenomen.

• 2.

  De (onder)mandaatgever draagt zorg voor bekendmaking van een beslissing tot verlening van (onder)mandaat en voor aanlevering van het besluit bij de afdeling BV, team IA, ten behoeve van opneming in het mandaatregister.

Artikel 7 Informeren mandaatgever

• 1.

  De mandataris legt een door hem te nemen beslissing voor aan de mandaatgever indien:

  • a.

    advies nodig is van anderen en het advies niet aansluit op het eigen standpunt dan wel niet tot dezelfde uitkomsten leidt, of

  • b.

    de maatschappelijke, beleidsmatige, politieke, juridische of financiële omstandigheden daartoe aanleiding geven.

• 2.

  Het niet voldoen aan de in het vorige lid bedoelde verplichting doet niet af aan de rechtsgeldigheid van de krachtens mandaat genomen beslissing.

• 3.

  De mandataris informeert de mandaatgever onverwijld over een door hem genomen beslissing indien het van belang is dat deze daar kennis van neemt.

Artikel 8 Ondertekening

• 1.

  Indien het mandaat een bevoegdheid van het college betreft, worden uitgaande stukken ondertekend met: “Namens burgemeester en wethouders van Zutphen”, gevolgd door de functieaanduiding, daarna de handtekening en daaronder de naam van de mandataris.

• 2.

  Indien het mandaat een bevoegdheid van de burgemeester betreft, worden uitgaande stukken ondertekend met: “Namens de burgemeester van Zutphen”, gevolgd door de functieaanduiding, daarna de handtekening en daaronder de naam van de mandataris.

• 3.

  Indien het mandaat een bevoegdheid van de heffingsambtenaar betreft, worden uitgaande stukken ondertekend met: “Namens de heffingsambtenaar van de gemeente Zutphen”, gevolgd door de functieaanduiding, daarna de handtekening en daaronder de naam van de mandataris.

• 4.

  Indien het mandaat een bevoegdheid van de invorderingsambtenaar betreft, worden uitgaande stukken ondertekend met: “Namens de invorderingsambtenaar van de gemeente Zutphen”, gevolgd door de functieaanduiding, daarna de handtekening en daaronder de naam van de mandataris.

• 5.

  Indien volmacht is verleend om namens de burgemeester de gemeente Zutphen in en buiten rechte te vertegenwoordigen, wordt ondertekend met: “De gemeente Zutphen, namens de burgemeester”, gevolgd door de functieaanduiding, daarna de handtekening en daaronder de naam van de gevolmachtigde.

• 6.

  Het bepaalde in het eerste en tweede lid is niet van toepassing voor zover het betreft de bekendmaking en mededeling van in mandaat genomen ontwerpbesluiten of besluiten van het college of de burgemeester in een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad of bij elektronische bekendmaking. In dat geval luidt de ondertekening: “Het college van burgemeester en wethouders”, gevolgd door de functieaanduiding “burgemeester en secretaris van Zutphen”, respectievelijk “de burgemeester van Zutphen”.

Artikel 9 Begrenzing

• 1.

  Een ieder die een mandaat of ondermandaat heeft kan van die bevoegdheid slechts gebruik maken voor zover dat past binnen zijn taak en verantwoordelijkheid en hij binnen het aan hem toegekende budget blijft.

• 2.

  Een mandataris oefent zijn bevoegdheid niet uit indien hij bij de te nemen beslissing een persoonlijk belang heeft als bedoeld in artikel 2:4, tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht.

• 3.

  Een mandataris oefent de gemandateerde bevoegdheid niet uit indien de mandaatgever vooraf heeft laten weten de bevoegdheid zelf te willen uitoefenen.

Artikel 10 Financiële verplichtingen

Indien een mandaat is verleend tot het aangaan van financiële verplichtingen aan een ander dan de houder van het budget, ten laste waarvan de verplichtingen worden gebracht, behoeft deze voor het nemen van een beslissing krachten mandaat de instemming, door middel van een medeparaaf op de minuut, van de budgethouder.

Artikel 11 Slotbepalingen

• 1.

  Dit reglement wordt aangehaald als: Algemeen reglement mandaat gemeente Zutphen 2009.

• 2.

  Dit reglement treedt in werking op 1 oktober 2009.

• 3.

  Het mandaatbesluit november 2007, vastgesteld op 27 november 2007, wordt ingetrokken met ingang van het in het tweede lid bedoelde tijdstip.