Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Capelle aan den IJssel

Regeling vertrouwenspersonen Capelle aan den IJssel 2009

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieCapelle aan den IJssel
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingRegeling vertrouwenspersonen Capelle aan den IJssel 2009
CiteertitelRegeling vertrouwenspersonen Capelle aan den IJssel 2009
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Geen

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

06-08-2009nieuwe regeling

14-07-2009

IJsselpost, 05-08-2009

Besluitenlijst B&W van 14 juli 2009

Tekst van de regeling

Intitulé

Regeling vertrouwenspersonen gemeente Capelle aan den IJssel 2009

Het college van burgemeester en wethouders van Capelle aan den IJssel;

gezien de instemming van de Ondernemingsraad;

b e s l u i t :

vast te stellen de Regeling vertrouwenspersonen gemeente Capelle aan den IJssel 2009

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

  • a.

    bevoegd gezag: het college van burgemeester en wethouders;

  • b.

    vertrouwenspersoon: de persoon aangewezen door het bevoegd gezag en die de taken vervult zoals omschreven in deze regeling;

  • c.

    klacht: een mondelinge of schriftelijk melding van de klager met betrekking tot ongewenst gedrag of een vermoeden van een misstand;

  • d.

    ongewenst gedrag: het gedrag zoals omschreven in de Klachtenregeling ongewenst gedrag;

  • e.

    vermoeden van een misstand: de situatie zoals omschreven in de Regeling Klokkenluiders gemeente Capelle aan den IJssel;

  • f.

    klager: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van de gemeente, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie van de gemeente en een klacht indient of melding doet van een misstand;

  • g.

    aangeklaagde: een persoon, inclusief een politieke ambtsdrager van de gemeente, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie van de gemeente en over wiens gedrag geklaagd wordt.

Artikel 2 Benoeming en verantwoording

  • 1.

    Het bevoegd gezag wijst, na instemming van de ondernemingsraad, een of meer vertrouwenspersonen aan.

  • 2.

    De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn taak uitsluitend verantwoording schuldig aan het bevoegd gezag en is voor wat betreft zijn taakuitoefening als vertrouwenspersoon, niet ondergeschikt aan een leidinggevende.

  • 3.

    De vertrouwenspersoon:

    • a.

      is niet werkzaam voor de unit Personeel en Organisatie of de afdeling Concerncontrol;

    • b.

      vervult geen managementfunctie;

    • c.

      is geen lid van de Ondernemingsraad of het Georganiseerd Overleg.

Artikel 3 Faciliteiten

Het bevoegd gezag verschaft de vertrouwenspersoon de middelen, faciliteiten en scholing die voor een goede uitoefening van de functie nodig zijn.

Artikel 4 Taken

  • 1.

    De vertrouwenspersoon heeft in ieder geval de volgende taken:

    • a.

      de klager die zijn of haar hulp inroept, op te vangen, advies te geven en steun aan te bieden;

    • b.

      de klager te informeren over de verschillende wegen die openstaan om het probleem tot een oplossing te brengen;

    • c.

      de klager door te verwijzen naar interne of externe deskundigen;

    • d.

      de klager te ondersteunen en te begeleiden, indien deze een klacht wil indienen

      bij een klachtencommissie;

    • e.

      te streven naar een informele oplossing, tenzij sprake is van terugkerendeproblemen, de aard van de kwestie zich niet voor informele oplossing leent, of de klager kenbaar maakt een formele procedure te willen volgen;

  • f.

    nazorg te verlenen aan de klager die is geconfronteerd met ongewenste omgangsvorm en erop toe te zien dat deze geen nadeel ondervindt van het

    indienen van een klacht;

  • g.

    de medewerker op te vangen die zijn hulp inroept inzake een in de persoonlijke levenssfeer gelegen probleem. De letters b. en c. zijn van overeenkomstige toepassing;

  • h.

    het verzorgen van voorlichting en publiciteit over zijn taken aan medewerkers.

Artikel 5 Bevoegdheden

  • 1.

    De vertrouwenspersoon is bevoegd de aangeklaagde, de klager en anderen bij de zaak betrokken personen te spreken.

  • 2.

    De vertrouwenspersoon is bevoegd externe deskundigen te raadplegen. Indien daaraan kosten zijn verbonden is vooraf toestemming van het bevoegd gezag vereist.

  • 3.

    De vertrouwenspersoon kan zich ontrekken aan zijn taak indien zijn onpartijdigheid in het geding is.

  • 4.

    De vertrouwenspersoon kan zich aan zijn taak onttrekken als de klager binnen dezelfde afdeling of unit werkzaam is als hijzelf.

Artikel 6 Omgang met persoonsgegevens en informatie

  • 1.

    De vertrouwenspersoon verzamelt en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van zijn taak. Bij de verwerking van persoonsgegevens zorgt de vertrouwenspersoon voor beveiliging van de gegevens tegen

    verlies en onrechtmatige verwerking.

  • 2.

    De vertrouwenspersoon is gehouden tot geheimhouding van de hem ter kennis gekomen feiten die de privacy van de medewerker die is geconfronteerd met ongewenst gedragkunnen schaden. Slechts met uitdrukkelijke toestemming van de betrokken medewerker kan hiervan worden afgeweken.

  • 3.

    De geheimhoudingsplicht vervalt niet na beeindiging van de aanwijzing als vertrouwenspersoon.

Artikel 7 Verslaglegging

  • 1.

    De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks, geanonimiseerd, schriftelijk verslag uit aan het bevoegd gezag over de aard en omvang van klachten en/of meldingen.

  • 2.

    Daarbij kan hij aanbevelingen geven met betrekking tot het beleid inzake preventie en bestrijding van ongewenst gedrag en misstanden.

  • 3.

    Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de Ondernemingsraad.

Artikel 8 Rechtsbescherming

De vertrouwenspersoon ondervindt uit hoofde van zijn aanwijzing als vertrouwenspersoon geen nadeel in zijn rechtspositie.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking de dag na bekendmaking.

Artikel 10 Citeertitel

Deze regeling kan aangehaald worden als Regeling vertrouwenspersonen gemeente Capelle aan den IJssel 2009.

 

Capelle aan den IJssel, 14 juli 2009.

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris, de burgemeester,

G.Kruijt. J.J. van Doorne

Toelichting Regeling vertrouwenspersonen gemeente Capelle aan den IJssel 2009

Algemeen

De functie 'vertrouwenspersoon' werd in 1994 voor het eerst formeel geïntroduceerd in de Memorie van Toelichting op het toen nieuwe artikel in de Arbo-wet inzake seksuele intimidatie. In de Klachtenregeling seksuele intimidatie, door de raad vastgesteld in 1999, is voor de eerste keer de vertrouwenspersoon geïntroduceerd. Inmiddels heeft de vertrouwenspersoon ook een rol toebedeeld gekregen in de Regeling Klokkenluiders en Procedureregeling beoordelen.

Om te voorkomen dat in elke bestaande of toekomstige regeling waarin de vertrouwenspersoon wordt genoemd de benoeming, taken en bevoegdheden moeten worden opgenomen is er voor gekozen een aparte regeling voor de vertrouwenspersoon vast te stellen. Dit schept niet alleen duidelijkheid voor de vertrouwenspersonen zelf maar voorkomt ook dat er afwijkingen in taakomschrijving en bevoegdheden in verschillende (toekomstige) regelingen (gaan) ontstaan.

Mocht in een regeling nu of in de toekomst een taak aan de vertrouwenspersoon worden toebedeeld dan kan voor de uitoefening van die taak worden verwezen naar deze regeling.

Artikelsgewijze toelichting.

Toelichting artikel 1 Begripsbepalingen

Sub a: Bevoegd gezag

Deze bepaling spreekt voor zich.

Sub b: vertrouwenspersoon

Deze bepaling spreekt voor zich.

Sub c: klacht

Onder het indienen van een klacht wordt tevens verstaan een melding van een vermoeden van een misstand zoals bedoeld in de Regeling Klokkenluiders. Op deze melding zijn de bepalingen van de Regeling Klokkenluiders van toepassing.

Sub d: ongewenst gedrag

Voor een omschrijving van dit begrip wordt verwezen naar de omschrijving in de Klachtenregeling ongewenst gedrag gemeente Capelle aan den IJssel.

Sub e: vermoeden van een misstand

Deze bepaling spreekt voor zich.

Sub f: klager

Een ieder die werkzaam is of is geweest in of voor de gemeente een klacht indienen. Dit betekent dat ook degenen die niet zijn aangesteld als ambtenaar, maar bijvoorbeeld werkzaam zijn als stagiair, vrijwilliger of als uitzendkracht een klacht in kunnen dienen.

Sub g: aangeklaagde

Net als de klager dient ook de aangeklaagde werkzaam te zijn of te zijn geweest in de organisatie van de gemeente. Ook tegen degenen die niet zijn aangesteld als ambtenaar, maar bijvoorbeeld werkzaam zijn als stagiair, vrijwilliger of als uitzendkracht kan een klacht worden ingediend.

Opgemerkt wordt dat de behandeling van een klacht tegen een voormalig medewerker of een externe medewerker zijn beperkingen kent omdat aan hen niet dezelfde verplichtingen kunnen worden opgelegd of omdat een ex-medewerker bijvoorbeeld niet meer te traceren is.

Toelichting artikel 2

Lid 1: de aanwijzing van de vertrouwenspersoon geschiedt door het college. Het betrekken van de ondernemingsraad bij het aanwijzen van de vertrouwenspersoon draagt bij aan het vertrouwen dat de medewerkers in hem kunnen stellen.

Lid 2: om de onafhankelijkheid van de vertrouwenspersoon zo veel als mogelijk te waarborgen is in deze bepaling opgenomen dat hij geen verantwoording schuldig is aan zijn eigen leidinggevende maar aan het hoogste gezag binnen de organisatie.

Toelichting artikel 3

Het zijn van vertrouwenspersoon binnen de gemeente Capelle aan den IJssel is een nevenfunctie. Om de functie goed uit te kunnen oefenen zal de vertrouwenspersoon door het college in de gelegenheid worden gesteld deze functie om zijn taak naar behoren te kunnen uitoefenen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een ruimte waar vertrouwelijke gesprekken gevoerd kunnen worden, een dossierkast die afgesloten kan worden, de mogelijkheid om op de intranetpagina voorlichting te geven en een budget voor scholing. Ook het tijdsaspect speelt een rol. De vertrouwenspersoon moet niet alleen voldoende tijd hebben om individuele gevallen zorgvuldig te kunnen behandelen, maar ook tijd om te overleggen met andere vertrouwenspersonen in de organisatie en deel te nemen trainingen e.d.

Toelichting artikel 4

De vertrouwenspersoon is het eerste opvang- en aanspreekpunt voor de medewerker die geconfronteerd is met ongewenst gedrag. Samen met de klager wordt bezien welke actie wordt ondernomen. Soms zal de klager het ongewenste gedrag alleen willen melden; soms zal deze om advies vragen om het probleem zelf te kunnen oplossen. Een en ander is geheel afhankelijk van de situatie.

Het is de taak van de vertrouwenspersoon naar een informele oplossing van de problematiek

te zoeken. Uit de praktijk is gebleken dat dit vaak lukt. In sommige gevallen is dit echter niet mogelijk.

Zo is een informele oplossing niet mogelijk of gewenst als er sprake is van recidive, de aard van de kwestie zich niet leent voor informele oplossing (bijvoorbeeld in geval van aanranding, verkrachting) of de klager duidelijk maakt een formele klacht bij de klachtencommissie te willen indienen.

De nazorg bestaat er bijvoorbeeld uit dat de vertrouwenspersoon bij de klager informeert of het ongewenste gedrag definitief is gestopt.

In de praktijk is gebleken dat de vertrouwenspersoon ook wel eens om advies wordt gevraagd bij een prive/persoonlijk probleem van een medewerker. Bewust is er voor gekozen deze mogelijkheid open te houden (letter g).

Medewerkers moeten de vertrouwenspersoon kunnen vinden en moeten weten wat een vertrouwenspersoon kan doen voordat zij zich tot hem wenden. Het bestaan van de vertrouwenspersoonfunctie moet actief en bij herhaling worden uitgedragen, bijvoorbeeld via het intranet.

Toelichting artikel 5

Lid 1: Om een volledig en goed beeld van de situatie te krijgen is het noodzakelijk dat de vertrouwenspersoon bevoegd is alle bij de zaak betrokken personen te spreken.

Lid 2: Het kan voorkomen dat de vertrouwenspersoon het noodzakelijk vindt een externe deskundige, bijvoorbeeld een jurist, te raadplegen. Omdat hier (hoge) kosten aanverbonden kunnen zijn dient hij hiervoor vooraf toestemming te vragen aan het college.

Lid 3: De situatie kan zich voordoen dat de vertrouwenspersoon van oordeel is dat hij zich niet onpartijdig kan opstellen. In dat geval moet hij de mogelijkheid hebben om zich te ontrekken aan zijn taak. In dat geval dient hij de klager door te verwijzen naar één van de andere vertrouwenspersonen binnen de organisatie.

Lid 4: Om belangenverstrengeling te voorkomen kan het ongewenst zijn dat de vertrouwenspersoon en de klager voor dezelfde afdeling of unit zijn. Dit zal zich met name voordoen als de klacht zich richt tegen de leidinggevende van zowel klager als vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon kan zich in dat geval aan zijn taak onttrekken.

Toelichting artikel 6

Lid 1: De klager moet erop kunnen vertrouwen dat de vertrouwenspersoon zorgvuldig omgaat met zijn persoonsgegevens en zijn privacy respecteert. Daarom verzamelt en verwerkt de vertrouwenspersoon alleen persoonsgegevens die voor het doel waarvoor deze verkregen en noodzakelijk zijn en zorgt hij ervoor dat deze gegevens 'niet op straat' komen te liggen.

Lid 2: Deze bepaling verplicht de vertrouwenspersoon om geheimhouding te bewaren over zaken die hij in zijn functie komt te weten. Het spreekt voor zich dat deze geheimhouding niet vervalt na beeindiging van zijn aanwijzing.

In lid 2 wordt bewust alleen gesproken van privacy m.b.t. tot een klacht over ongewenst gedrag. Een melding van een vermoeden misstand is namelijk van een andere aard. Bij een misstand, denk bijvoorbeeld aan corruptie of fraude, is niet meer alleen het individuele belang van de klager aan de orde maar een groter, bedrijfsbelang. In een dergelijk geval zal het college op de hoogte gesteld moeten worden van de misstand. Overigens kan de medewerker de vertrouwenspersoon wel verzoeken zijn identiteit bij het college niet bekend te maken (artikel 2 lid 2 van de Regeling Klokkenluiders).

Toelichting artikel 7

Door het opstellen van een verslag ontstaat inzicht in de aard en hoeveelheid van de klachten en/of meldingen. Met de verkregen informatie kunnen vervolgens knelpunten benoemt worden en kunnen aanbevelingen gedaan worden ter bestrijding en voorkoming van ongewenst gedrag.

Toelichting artikel 8

Om te bewerkstelligen dat de vertrouwenspersoon zijn functie volledig onafhankelijk kan uitvoeren moet hij niet hoeven te vrezen voor zijn rechtspositie. Een benadelingsverbod is daarom noodzakelijk.

Toelichting artikel 9

Deze bepaling spreekt voor zich.

Toelichting artikel 10

Deze bepaling spreekt voor zich.