Budgethoudersregeling 2008

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder

a. Organisatorische eenheid

Iedere eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig in de vigerende Regeling ambtelijke organisatie gemeente Kerkrade danwel de Organisatieverordening raadsgriffie der gemeente Kerkrade is aangewezen en die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft.

b. Budget

Een taakstelling, tot uitdrukking komend in een bedrag, verbonden aan een of meer begrotingsposten resp. een investering. Tot het budget wordt tevens gerekend de in de begroting of bij de investering opgenomen prestatiegegevens, indicatoren en overige informatie.

c. Budgethouder

De functionaris die verantwoordelijk is voor het budget voor die (onderdelen van) programma's en producten die zijn organisatorische eenheid betreffen.

d. Hoofdbudgethouder

De leidinggevende die op directieniveau aan het hoofd staat van het organisatieonderdeel waar de budgethouder werkzaam is en daarvoor eindverantwoordelijk is.

e. Budgetbeheerder

De functionaris die de (hoofd)budgethouder ondersteunt in het factuurbehandelingstraject, bijvoorbeeld door het uitvoeren van een prijs/kwaliteitcontrole, budgetcontrole en het coderen van de factuur.

Artikel 2 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

• 1.

  Deze regeling brengt geen wijziging in de bevoegdheden en verantwoordelijkheden zoals deze zijn vastgelegd in de vigerende mandaat-en volmachtregelingen, de regeling ambtelijke organisatie en het aanbestedingsreglement.

• 2.

  De vaststelling van de financiële productenbegroting door het college en goedgekeurde begrotingsbijstellingen nadien gelden als autorisatie aan de (hoofd)budgethouders voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de hen toegewezen producten, budgetten en investeringskredieten.

• 3.

  Aanvullend op lid 2 geldt ten aanzien van investeringskredieten een specifieke kredietvoteringsprocedure overeenkomstig de aanwijzingen van het hoofd Financiën.

• 4.

  Er is sprake van een financiële taakstelling ten aanzien van de volgens de begroting te realiseren baten.

Artikel 3 Budgethouders

• 1.

  De directeur van een organisatie-eenheid is de hoofdbudgethouder voor die (onderdelen van) programma's, beleidsvelden en producten die zijn eenheid betreffen.

• 2.

  De afdelingshoofden die onder de directeur ressorteren zijn budgethouder voor (onderdelen van) een budget of investeringskrediet.

• 3.

  Het budgethouderschap omvat tevens de verantwoordelijkheid voor het voldoen aan geldende echtmatigheidseisen, zowel financieel als niet-financieel.

• 4.

  De (hoofd)budgethouder draagt zorg voor de juiste, volledige en tijdige aanlevering aan de afdeling Financiën van alle informatie die nodig is ten aanzien van de begroting, de tussentijdse informatievoorziening, de jaarstukken, de investeringskredieten, het factuurbehandelingstraject, het doen van betalingen en in het algemeen het adequaat kunnen voeren van de financiële administratie.

• 5.

  Er wordt door de afdeling Financiën een register bijgehouden met de parafen en handtekeningen van de (hoofd)budgethouders.

Artikel 4 Budgetbeheerders

• 1.

  Een (hoofd)budgethouder kan ten behoeve artikel 3 lid 4 een beperkt aantal budgetbeheerders aanwijzen.

• 2.

  Het budgethouderschap zelf kan niet worden overgedragen aan de budgetbeheerders.

Artikel 5 Goedkeuring

Voor wat betreft de goedkeuringsbevoegdheid ten aanzien van inkoopfacturen en andere boekingsdocumenten wordt aangesloten bij de vigerende mandaat-en volmachtregelingen.

Artikel 6 Substitutie/compensatie

Mits voorzien van een neutrale begrotingsbijstelling en mits de taak- of doelstelling zoals voortvloeiend uit de beleidsvelden kan worden gerealiseerd, is onderlinge compensatie tussen budgetten door een budgethouder mogelijk, met inachtneming van de betreffende bepalingen in de vigerende financiële verordening ex. art.212 GW.

Artikel 7 Registratie en betaling

• 1.

  Het hoofd van de afdeling Financiën is verantwoordelijk voor de algemene registratie van budgetten, de registratie van de uitputting daarvan en de administratieve afhandeling van ontvangsten en betalingen. Hij kan aan eenieder tevens nadere aanwijzingen geven ten behoeve van de uitvoering daarvan.

• 2.

  Ten behoeve van het betalingsverkeer benoemt het college op voordracht van het hoofd Financiën een aantal 1e en 2e betalingsfiatteurs.

Artikel 8 Decharge

• 1.

  Aanbieding aan de raad door het college van de jaarstukken impliceert de decharge van de onder verantwoordelijkheid van het college vallende organisatie-eenheden en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en administratie. Zulks behoudens (later in rechte) gebleken onregelmatigheden.

• 2.

  Het gestelde in lid 1 is niet van toepassing indien het college, vóór aanbieding van de jaarstukken, de desbetreffende organisatie-eenheid en/of ambtenaar schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de jaarstukken.

Artikel 9 Functie-uitoefening

De (hoofd)budgethouders en de budgetbeheerders zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie noodzakelijk is. Zij kunnen zich niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van wat naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

Artikel 10 Nadere regels en niet-voorziene gevallen

• 1.

  Het college kan nadere regels stellen met betrekking tot de uitvoering van deze regeling danwel afwijken van bepalingen in deze regeling.

• 2.

  In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het college.