Kadernota Evenementenbeleid ter ondersteuning van het imago van Kerkrade

In het voorjaar van 2005 besloot de raad van de gemeente Kerkrade om, op basis van de beleidsnotitie “Evenementen gebeuren in Kerkrade”, de verordening “Regeling subsidiëring evenementen” in het leven te roepen. De wens van de gemeente Kerkrade om nadere inhoud en vorm aan een stimulerend evenementenbeleid te geven kwam hierin tot uitdrukking.

Met stimulerend evenementenbeleid werd bedoeld dat de gemeente evenementen gaat ondersteunen die passen binnen haar filosofie van een levendige en leefbare stad, waarbij het accent nadrukkelijk ligt op het onderstrepen van het imago van Kerkrade, te weten Klank- en Cultuurstad.

Binnen het evenementenbeleid werd op een viertal functies gestuurd: de sociale functie, de culturele functie, de direct economische functie en de indirect economische functie.

In de afgelopen jaren is, mede op basis van de opgedane ervaringen, de gedachtevorming omtrent evenementenbeleid voortgezet. Een dynamische en zich steeds wijzigende omgeving leidt immers ook tot gewijzigde inzichten en het formuleren van nieuwe voornemens.

Zo is het idee om het evenementenbeleid voor de gehele stad in één notitie neer te schrijven verlaten. Er zijn meer wegen die naar Rome leiden. Bij het actief stimuleren van evenementen in de stad, is dit ook het geval. Via de onlangs vastgestelde beleidsregels “Evenementensubsidie” en “Activiteitensubsidie” wordt de financiële ondersteuning van grootschalige evenementen met een bovenregionale uitstraling respectievelijk de ondersteuning van activiteiten met een louter lokale uitstraling geregeld. Op deze wijze kan, met het uitgangspunt het kunnen leveren van maatwerk, flexibel worden ingespeeld op steeds nieuwe situaties

In deze nota beperkt de gemeente Kerkrade zich tot het aangeven van de kaders voor evenementen die van een zodanig grootschalig niveau zijn dat zij een wezenlijke bijdrage leveren aan het plaatsen van Kerkrade als evenementenstad op de kaart van Nederland en daarbuiten. Als uitgangspunten daarbij staan een proactieve en integrale aanpak voorop. Voor alle duidelijkheid wordt opgemerkt dat in deze kadernotitie niet nader op de reeds bestaande regels omtrent vergunningen, normen en handhaving wordt ingegaan. De hieromtrent vastgestelde regels worden niet aangetast en blijven onverkort gehandhaafd.

De gemeente Kerkrade met zijn ruim 48.000 inwoners mag tot de categorie middelgrote gemeenten van Nederland gerekend worden. Een gemiddelde stad met de daarbij behorende uitstraling. Echter, met de omvang van een voorzieningenniveau dat bij een grote stad behoort. Zo mag Kerkrade met gepaste trots vermelden: de oudste mijnstad van Nederland te zijn; een van de oudste abdijcomplexen van Nederland te bezitten; de oudste watermolen van Nederland te hebben; een volwaardig theater in stand te houden; het museum voor Industrie en Samenleving te herbergen; met het Gaiapark de mooiste kleine dierentuin van Nederland te hebben; met de Rodahal niet alleen een architectonisch ‘monument’ te bezitten doch ook over een unieke evenementenhal te beschikken èn met Roda JC een eredivisie voetbalclub met een bijzonder voetbalstadion te bezitten. Nog niet genoemd zijn de evenementen en festivals van faam die al jarenlang in Kerkrade plaatsvinden, zoals het Wereld Muziek Concours en het Orlandofestival. Of de evenementen die Kerkrade vrij recent wist binnen te halen, zoals wedstrijdstad in het kader van het WK Voetbal onder 20.

Deze bijzondere voorzieningen en evenementen worden in onze ogen nog te gering ingezet om de gemeente Kerkrade in binnen- en buitenland te profileren en als imagoversterker te fungeren.

Vandaar dat de gemeente Kerkrade niet langer slechts een afwachtende rol wil spelen doch ook zelf proactief de evenementenmarkt op zal gaan en evenementen wil binnen halen die enerzijds de bestaande voorzieningen c.q. trekpleisters versterken en anderzijds de gemeente Kerkrade een grotere bekendheid als evenementenstad in binnen- en buitenland geven. Uiteraard zal daarnaast, door het inzetten van ondersteunende maatregelen, de aantrekkelijkheid van Kerkrade als evenementenstad voor evenementenorganisatoren vergroot worden.

Proactief

Zoals reeds aangegeven wil de gemeente Kerkrade in dit proces zelf een actieve rol spelen. Niet alleen met betrekking tot het ondersteunen van evenementen doch ook in de acquisitie van evenementen. Mocht na een aanloopperiode van een aantal jaren blijken dat het naar Kerkrade halen van een zeker aantal evenementen van allure door externe organisatoren niet lukt, dan streeft de gemeente Kerkrade ernaar zelf evenementen te organiseren.

Evenementencoördinator

In de dag dagelijkse praktijk wordt een evenementenorganisator geconfronteerd met diverse externe partijen. Is een overheidsorgaan erbij betrokken dan is het veelal zo dat verschillende afdelingen vanuit ieders specifieke invalshoek het evenement benaderen en beoordelen. Los van het tijdsrovende aspect vindt de gemeente Kerkrade dit, niet alleen voor de evenementenorganisator, geen werkbare maar ook geen wenselijke situatie. Binnen de gemeente zal een evenementencoördinator benoemd worden, die als gemeentelijk aanspreekpunt een evenement van het begin tot het einde begeleid.

Deze evenementencoördinator draagt er zorg voor dat alle noodzakelijke disciplines worden geïnformeerd en vanuit hun expertise advies uitbrengen. Om structuur hierin te brengen zal een gemeentelijk intern evenemententeam opgericht worden. De voornaamste taak van dit multidisciplinair samengesteld evenemententeam is het adviseren van het college over de aard van het evenement; het indelen ervan in de betreffende categorie; alsmede het afhandelen van de vergunningstechnische, facilitaire en financiële zaken. Het evenemententeam staat daarbij steeds in nauw contact met de betreffende contactpersonen bij brandweer, politie en GHOR.

Het zal duidelijk zijn dat het om evenementen gaat die ruim van te voren aangekondigd worden en in de evenementenplanning zijn opgenomen.

Betreft het een activiteit of een evenement vallend onder de begripsomschrijving van de eerder genoemde beleidsregels, dan zal de evenementencoördinator er zorg voor dragen dat de verdere afhandeling door de betreffende vakafdeling zal plaatsvinden. Gaat het om een evenement vallend onder de begripsomschrijving van deze kadernota dan zal hij het voorstel binnen het evenemententeam aan de orde stellen en een advies aan het college uitbrengen.

Bij een proactieve houding hoort ook het zelf binnen halen van gewenste evenementen. Deze rol wil de gemeente Kerkrade toekomstig op zich nemen. Zij zal zich hierbij laten bijstaan door een “Adviesgroep evenementen”. Deze Adviesgroep, die louter door externe met de evenementenwereld bekende personen wordt bemenst, zal het college niet alleen informeren en adviseren over imagoversterkende evenementen doch ook zelf een actieve rol spelen door het aandragen van c.q. benaderen van evenementenorganisaties. Binnen de op te richten Adviesgroep zullen nadere afspraken over rol en werkwijze worden gemaakt.

De gemeente Kerkrade is bereid om in evenementen die de doelstelling van deze kadernota uitdragen een financiële ondersteuning ter beschikking te stellen. Het is aan de beoordeling van het college hoe hoog de bijdrage per evenement zal zijn.

De ‘waar’- vraag kan als volgt beantwoord worden. Zoals aangegeven kent Kerkrade reeds imagoversterkende voorzieningen. Juist in het kader van deze beleidsnota zullen deze voorzieningen nadrukkelijk ingezet moeten worden. Met name zullen voor het slagen van (subsidie)aanvragen de inzet van deze voorzieningen meewegen. Daarbij wordt onder meer gedacht aan: evenementen in de Rodahal; in het Parkstad Limburg Stadion en op de Markt. De inzet van de Markt moet echter nadrukkelijk niet gezien worden als solitaire voorziening doch als ondersteuning van beide andere locaties of als onderdeel van een groter geheel in de stad en dus ook de wijken. Dit om het evenement het gewenste bredere karakter en uitstraling te geven.

De Rodahal, sinds jaar en dag beeldmerk van Kerkrade, wordt weer aan de eisen van de huidige tijd aangepast. Door een niet geringe investering zal de Rodahal weer multifunctioneel inzetbaar zijn. Niet alleen culturele evenementen doch ook sport evenementen, meetings en congressen zijn door het flexibel inzetten van materieel mogelijk.

De gemeente Kerkrade wil de Rodahal nadrukkelijk inzetten als imagoversterkende factor. Om het voor organisatoren aantrekkelijk te maken van de Rodahal gebruik te maken zullen in de periode 2009 – 2011 culturele en/of sportieve evenementen, passend binnen het kader van deze notitie, financieel ondersteund worden. Jaarlijks wordt daartoe, in genoemde periode, een budget van € 100.000 vrijgemaakt. Daarnaast wordt zoals in het vorenstaande reeds aangegeven het gemeentelijk evenemententeam ter ondersteuning ingezet.

Het Parkstad Limburg Stadion behoort niet tot een van de beeldmerken van Kerkrade. Vanuit die gedachte van het inzetten van imagoversterkende middelen en het tonen van de potenties van de gemeente Kerkrade, is de inzet van dit stadion een ‘must’. In samenwerking met de stadiondirectie en met ondersteuning van de Adviesgroep evenementen, zal naar passende evenementen gezocht worden.

Het hart van Kerkrade vormt de Markt. Een gezellige omgeving, aan een kant omzoomt door gezellige cafés en het prachtige, markante Raadhuis. Echter, de Markt zelf is te klein om aan de kwalificaties van deze kadernota te voldoen. Bovendien ligt de Markt midden in een woongebied en zal terdege met overlast voor omwonenden rekening gehouden moeten worden. Vandaar dat de Markt in het kader van deze notitie alleen ingezet wordt als hij inzet is van een groter geheel.

Toch mag het specifieke karakter van de Markt en zijn functie binnen het totale evenementenbeleid niet uit het oog verloren raken. Vandaar dat in deze notitie een aparte paragraaf aan de Markt in relatie tot de verlevendiging van het centrum van de stad wordt gewijd. Voor de verlevendiging van en het leefbaar houden van de stad als totaliteit is het belangrijk dat er activiteiten plaatsvinden. Of deze nu onder de noemer van de beide beleidsregels vallen of onder de kaders van deze beleidsnotitie. De Markt vervult per slot van rekening een bijzondere functie. Niet alleen de gemeente Kerkrade is van deze bijzondere positie doordrongen. Ook de centrum ondernemers weten welke aantrekkingskracht van evenementen op de Markt c.q. in het Centrum uitgaan. Beide partijen zijn het erover eens dat de schouders onder een verlevendiging van de Markt/Centrum gezet moeten worden en zijn bereid om hun aandeel daarin te leveren.

In het overleg tussen de betrokken portefeuillehouder en de ondernemers is de afspraak gemaakt dat de centrum ondernemers jaarlijks, op grond van een reclamebelastingaanslag, een bijdrage ten behoeve van de ondersteuning van evenementen in meergenoemd gebied storten. Als onderdeel van de afspraak zal de gemeente Kerkrade de inzet van de ondernemers verdubbelen. Aan de samenwerking zal een juridisch fundament worden gegeven.

Voor alle duidelijkheid, de op deze wijze gegenereerde financiële middelen staan los van de middelen die in het kader van de beleidsregels en deze notitie door de gemeente ter beschikking worden gesteld.

Ten behoeve van de ondersteuning van activiteiten en evenementen gebaseerd op de beleidsregels is een aparte voorziening gecreëerd. Deze voorziening staat los van de financiering van de evenementen passend binnen deze beleidsnotitie.

Op dit moment is binnen de gemeentebegroting nog geen volledige rekening gehouden met de bekostiging van het imagoversterkende evenementenbeleid. Naast het jaarlijkse bedrag van € 100.000 ten behoeve van een drie- tot viertal evenementen in de Rodahal, zijn er geen middelen. Wij zullen op basis van aanvragen en acquisitie de hoogte van het toekomstig benodigde bedrag vaststellen. Bijstellingen zullen in de Voorjaars- dan wel Najaarsnota’s meegenomen worden.