Inkoopbeleid gemeente Roosendaal

Paragraaf 1.1 Toepassingskader

Inkoop wordt meestal gedefinieerd als “alles waar een externe factuur tegenover staat”. Het is een procesmatige activiteit, die men kan onderverdelen in zeven stappen (bijlage 1). Deze nota inkoopbeleid gemeente Roosendaal is van toepassing op het complete spectrum leveringen, diensten en werken. Inkoop gaat over zeer uiteenlopende zaken zoals software, leerlingenvervoer, uitzendkrachten, adviesdiensten, kantoormeubilair maar ook bijvoorbeeld de aanleg van wegen en bruggen, onderhoud van gemeentelijk groen en de bouw van sportgelegenheden. De gemeente Roosendaal wordt als inkoper wettelijk als één entiteit beschouwd (wordt als één geheel gezien). De termen “aanbesteden” en “inkopen” worden vaak door elkaar gebruikt. Uit bijlage 1 blijkt dat aanbesteden een onderdeel is van het inkoopproces (het betreft de fases specificeren, selecteren en contracteren). Het begrip “inkoop” wordt vaker gebruikt bij leveringen van goederen en diensten, het woord “aanbesteding” wordt vaker gebruikt bij werken. Waar in deze nota “inkoop” wordt vermeld, wordt hiermee tevens “aanbesteding” bedoeld.

In deze beleidsnota inkoop zijn de kaders vastgesteld op het gebied van inkoop bij de Gemeente Roosendaal. Daarmee is de basis gelegd voor een eenduidige aanpak door alle onderdelen van de organisatie. Om te voorkomen dat deze nota na iedere wijziging in wet- of regelgeving opnieuw moet worden vastgesteld, wordt in een aparte nota (“inkoop- en aanbestedingsreglement gemeente Roosendaal”) het beleid geconcretiseerd en uitgewerkt. Deze beleidsnota vervangt daarmee de “Kadernota Inkoop”, uit 1999.

Paragraaf 1.2 Belang

Binnen de overheidssector neemt de aandacht voor inkoop toe. Daarvoor is een aantal redenen te geven:

• -

  Aangescherpte (Europese) regelgeving. Te noemen valt de inwerkingtreding van de wet ‘Bevordering Integriteits Beoordelingen door het Openbaar Bestuur’ (BIBOB) en het Besluit Aanbesteden Overheidsopdrachten (BAO);

• -

  Rechtmatigheid. De herziening van de gemeentewet leidde tot de invoering van een rechtmatigheidtoets bij de accountantscontrole van de gemeentelijke uitgaven.

• -

  Doelmatigheid. Het bewustzijn van een goed uitgevoerde inkoopfunctie neemt steeds meer toe binnen de gemeente. Dat blijkt ook duidelijk wanneer men beseft dat de gemeente Roosendaal een zeer groot deel van de totale begroting inkoopt bij, en dus afhankelijk is van, externe partijen. Voor de beeldvorming: het inkoopvolume op jaarbasis over 2004 komt neer op ca. € 57,5 miljoen , (het jaarrekeningvolume over 2004 bedraagt € 180 miljoen). Het is begrijpelijk dat de gemeente aan haar burgers en ook aan zichzelf verplicht is de besteding van deze gelden zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren. Een professionele wijze van inkopen dus, een manier van denken en werken wat niet alleen

Paragraaf 1.3 Toepassingsbereik

De gemeente is verantwoordelijk voor de naleving van de aanbestedingsregels. Deze verantwoordelijkheid gaat verder dan de gevallen waarin zij zelf opdrachtgever is.

De nieuwe Wet op de ruimtelijke ordening en het Besluit op de ruimtelijke ordening biedt de gemeente de grondslag om te waarborgen dat ook door potentiële zelfrealisatoren de aanbestedingsregels (van de gemeente) in acht worden genomen. Daartoe zal in zogenaamde anterieure overeenkomsten en exploitatieplannen de volgende onderdelen van dit inkoopbeleid 1 op 1 van toepassing worden verklaard:

• 1.

  de marktbenaderingswijzen en drempelbedragen bij het aanbesteden van leveringen, diensten en werken als opgenomen in bijlage 2 “marktbenaderingsvormen”;

• 2.

  de in hoofdstuk 3 gestelde Arbo normen en de integriteitseisen aan opdrachtnemers.

Paragraaf 3.1 Juridisch kader

Naleven van wet- en regelgeving

De gemeente Roosendaal is verplicht tot naleving van nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit geldt ook voor de wet- en regelgeving met betrekking tot alle inkopen (leveringen, diensten en werken). Het juridisch kader voor inkopen wordt gevormd door een complex stelsel van internationale en nationale wetten, regelgeving en jurisprudentie. Deze zijn vertaald naar het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO). Een belangrijk doel van het BAO is het stimuleren van vrije, eerlijke concurrentie om daarmee besparingen te bewerkstelligen voor opdrachtgevers.

Kern van de wet- en regelgeving is dat bij elke Europese en nationale aanbestedingsprocedure de beginselen van het EG-verdrag moeten worden nageleefd. De sleutelbegrippen waar het om gaat zijn hierbij: transparant, objectief en non-discriminatoir. De wet- en regelgeving is in feite gestoeld op deze drie kernbegrippen. Dit wil zeggen:

Transparant: inkoop- en aanbestedingsprocessen zijn transparant en moeten verantwoord kunnen worden.

Objectief: inkoop- en aanbestedingsprocessen worden gebaseerd op feiten en zo veel mogelijk op heldere criteria. Op voorhand mogen geen potentiële partijen, producten, diensten of werken worden uitgesloten.

Non-discriminatoir: verschillende behandeling van gelijke gevallen (directe of indirecte discriminatie) is niet toegestaan.

Boven een bepaalde drempelwaarde moetde Europese aanbestedingsrichtlijn te worden nageleefd. De accountantscontrole moet sinds 2004 onder andere toezien op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van de Europese aanbestedingsregels enerzijds en de gemeentelijke protocollen en procedures anderzijds maakt onderdeel uit van de accountantscontrole.

Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren

Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de opdrachtnemer en dienen integer te zijn. Alle inkopen van de gemeente worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Te allen tijde dient de integriteit gewaarborgd te zijn.

Alle medewerkers van de gemeente dienen zich daarom te houden aan de “Gedragscode voor ambtenaren ” die van kracht is. Hierin staan ondermeer regels met betrekking tot integriteit.

Integriteitseisen aan opdrachtnemers

Naast integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren, stelt de gemeente ook eisen op het gebied van integriteit aan opdrachtnemers. Opdrachtnemers dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt hij uitgesloten als (mogelijke) opdrachtnemer.

Potentiële opdrachtnemers worden hierop getoetst met inachtneming van het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten en de wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB). Potentiële opdrachtnemers worden gevraagd verklaringen hieromtrent te ondertekenen. Bij gunning gevraagd worden om nadere bewijsstukken op te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen.

De gemeente stelt ook sociaal-maatschappelijke eisen aan haar opdrachtnemers. Opdrachtnemers worden geacht zich te houden aan de in gangbare normen en waarden met betrekking tot sociaal-maatschappelijke aspecten. Discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken worden niet getolereerd.

Arbo

De producten die worden aanbesteed dienen te voldoen aan de geldende Arbo normen. Tevens dienen machines en veiligheidsmiddelen voorzien te zijn van een CE-markering om te voldoen aan de Europese 'Machinerichtlijn'.

Dienstverleners op het gebied van het uitvoeren van technische werkzaamheden dienen te beschikken over een VCA certificaat. VCA staat voor Veiligheid, gezondheid en milieu Checklist Aannemers, maar het is meer. VCA is een veelzijdig en compleet programma waarmee dienstverlenende bedrijven objectief en structureel kunnen worden getoetst en gecertificeerd op hun VGM-beheersysteem (VGM is Veiligheid, Gezondheid, Milieu). De geldende Arbo normen zullen als selectiecriterium worden opgenomen in de bestekken.

Toepassen van het inkoop- en aanbestedingsreglement

Om in de praktijk houvast te hebben om aan bovengenoemde eisen te voldoen, dient in de toekomst bij alle aanbestedingen (zowel boven als onder de drempels voor Europees aanbesteden) zoveel als mogelijk gebruik te worden gemaakt van het inkoop- en aanbestedingsreglement. In dit reglement worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de inrichting van de (Europese) aanbestedingsprocedures. Het kan hierbij gaan om precisering van mogelijkheden die in het BAO worden gegeven, maar het kan ook gaan om handvatten en richtlijnen die de transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij aanbestedingen onder de drempel borgen, rekening houdend met de omvang van de inkopen.

Gebruik van algemene inkoopvoorwaarden

Bij iedere inkoop worden de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Roosendaal van toepassing verklaard en/of wordt door de gemeente een (concept)contract opgesteld.

In incidentele gevallen kan voor bepaalde inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden correct zijn gedeponeerd en redelijk zijn, besloten worden om in te stemmen met de toepasselijkheid daarvan. Uitzonderingen op deze regel dienen te allen tijde juridisch getoetst te worden.

Mandaatbesluit

Bij het inkopen moeten de regels die gelden op gebied van mandatering en budgettering in acht worden genomen.

In het algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluitvan de gemeente Roosendaal is de bevoegdheid tot het nemen en ondertekenen van besluiten geregeld.

Regeling budgethouders

Volgens de geldende regels op het gebied van budgetteringis het college van Burgemeester en wethouders bevoegd de door de raad vastgestelde programmabegroting uit te voeren en daartoe verplichtingen aan te gaan. Het college draagt vervolgens de uitoefening van deze bevoegdheid op aan daartoe aangewezen budgethouders. Via vaststelling van de productbegroting wordt de budgethouder aangewezen die verantwoordelijk is voor de realisatie van het product.

De budgethouder toetst, alvorens hij/zij een verplichting aangaat, of het budget toereikend is en overeenkomstig het doel waarvoor het is toegekend en of hij/zij op grond van het eerdergenoemde mandaatbesluit bevoegd is het besluit te nemen en te ondertekenen.

In de budgethoudersregeling is geregeld dat de budgethouder verplichtingen gelijk of groter dan € 2.500 vastlegt in de financiële administratie. Verplichtingen boven € 50.000 dienen tevens door de directeur te worden gefiatteerd.

Paragraaf 3.2 Bedrijfseconomische doelstelling

Onder de bedrijfeconomische doelstelling wordt uitgewerkt welke procedures en selectie- en gunningscriteria in acht moeten worden genomen teneinde een optimale prijs/kwaliteit verhouding te bereiken.

Paragraaf 3.3 Organisatorische doelstellingen

Onder organisatorische doelstellingen wordt begrepen dat de gemeente Roosendaal zich opstelt als betrokken, betrouwbare en professionele opdrachtgever. Dit vertaalt zich in de houding ten aanzien van 1) leveranciers, 2) interne opdrachtgevers, 3) buurgemeentes en 4) de vormgeving aan de inkoopfunctie binnen de gemeente Roosendaal.

Paragraaf 3.4 Maatschappelijke doelstellingen

Belangrijke doelstelling van inkoop is het ondersteunen bij het realiseren van de primaire beleidsdoelstellingen van de gemeente Roosendaal. Het vastgesteld beleid van de gemeente Roosendaal op terreinen van onder meer Economie, Arbeidsmarktbeleid, Milieu, Integriteit is leidend, uitdrukkelijk wel met in acht neming van de wet- en regelgeving die op het gebied van inkoop geldt.

Specifieke aspecten worden hieronder toegelicht.

Economisch beleid

Het is de bedoeling het gemeentelijk inkoopbeleid, waar mogelijk, in te bedden in het economisch beleid. Het economisch beleid is gericht op het versterken van de concurrentie- en innovatiepositie van het regionale bedrijfsleven. In het Economisch Actieplan 2005-2009 steekt de gemeente Roosendaal nadrukkelijk in op een actieve stimulering van de lokale economie. In algemene zin houdt dit in dat de interactie tussen de gemeente en het regionale bedrijfsleven verbeterd wordt. Daar waar de gemeente Roosendaal met inkoop het lokale bedrijfsleven een impuls kan geven, moet zij dit niet nalaten, uitdrukkelijk wel, zoals hierboven is vermeld, met in acht neming van de wet- en regelgeving. Wel is het mogelijk om het lokale bedrijfsleven meer inzicht te verschaffen in de gemeentelijke werkwijze rondom inkoop en aanbesteden. Van bevoordeling van lokale ondernemers bij aanbestedingen kan nooit sprake zijn, omdat dit wettelijk niet is toegestaan.

Duurzaam inkopen

Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemersschap waarbij mens, milieu en munten in balans zijn. Bij de mens gaat het om sociaal-ethische zaken als mensenrechten, kinderarbeid, fraude, discriminatie etc. Bij milieu om de belasting van milieu en natuur en bij munten om de financiële aspecten. Het beleid van de gemeente is gericht op het bevorderen van de duurzame leefomgeving, alsmede het creëren van werkgelegenheid.

Duurzaam inkopen houdt in dat bij elke aanbesteding duurzaamheidsaspecten worden opgenomen zowel bij selectie- als bij gunningscriteria. Tevens wordt duurzaamheid meegenomen in de bestuurlijke besluitvorming (in adviesnota’s) als een toetsend criterium voor de betreffende aanbesteding.

Medewerkers, die betrokken zijn bij inkoop, dienen daarom op de hoogte te zijn van de mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Zij zijn verplicht deze mogelijkheden te gebruiken en de balans tussen mens, milieu en munten af te wegen;

• ·

  Bij aanvang van elk inkooptraject worden de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkend;

• ·

  In de programma’s van eisen worden duurzaamheidaspecten zoveel mogelijk opgenomen;

• ·

  Duurzaamheid wordt expliciet meegenomen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen, door dit op te nemen in de selectie- en gunningscriteria. Met name de in de eis die in hierboven aangehaalde motie is opgenomen;

• ·

  Duurzaamheidsafspraken worden waar mogelijk expliciet opgenomen in het contract.

De gemeente verklaart zich schriftelijk deel te nemen aan het door het ministerie van VROM opgezette en door SenterNovem uitgevoerde Programma Duurzaam Inkopen. Dit betekent dat in te kopen producten, diensten en werken – naast de andere criteria – zoveel als mogelijk moeten worden beoordeeld op basis van milieuvriendelijkheid en duurzaamheid.

In het inkoop- en aanbestedingsreglement worden instrumenten aangedragen die hiervoor door verschillende instanties zijn ontwikkeld en worden er handvatten gegeven om de expertise van andere gemeentelijke diensten, maar ook de expertise van de markt te benutten.

Sociaal maatschappelijke doelstelling

De gemeente wil in het kader van het gemeentelijk sociaal maatschappelijk beleid zo veel mogelijk mensen in de regio aan het werk hebben en houden. Daarom heeft de gemeente zich ten doel gesteld om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, te helpen om die afstand te verkleinen. Deze afstand veroorzaakt worden door lichamelijke of geestelijke beperkingen, maar ook door bijvoorbeeld culturele of etnische achtergronden.

Het BAO staat het toe om sociale overwegingen te verbinden aan het uitvoeren van een opdracht. Onder bepaalde voorwaarden is dit toegestaan.

Twee aspecten zijn van belang bij de sociaal maatschappelijke doelstelling:

1. Voorbehouden opdrachten aan SW bedrijven

Op grond van artikel 19 van richtlijn 2004/18 van de BAO (Besluit Aanbesteden van Overheidsopdrachten) een aanbestedende dienst bij het plaatsen van overheidsopdrachten preferentie verlenen aan werkplaatsen met arbeidsongeschikten (sociale werkvoorzieningen).

De achtergrond van dit artikel is het sociale belang van het voorzien van sociale werkvoorzieningen van voldoende activiteiten en het feit dat sociale werkvoorzieningen veelal een achterstand hebben bij het verwerven van opdrachten ten opzichte van bedrijven zonder arbeidsgehandicapte medewerkers. Een voorwaarde voor de toepassing van artikel 19 van dit besluit is dat de voorbehouden overheidsopdracht ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd met arbeidsgehandicapte medewerkers van de sociale werkvoorziening.

Gemeente Roosendaal zal in voorkomende gevallen gepast gebruik maken van deze mogelijkheid.

2. Sociale arbeid als aandachtspunt bij Contract Compliance

In bepaalde gevallen is het mogelijk contract compliance toe te passen bij aanbestedingen. Geschikt hiervoor zijn overheidsopdrachten voor omvangrijke werken (grote infrastructurele en bouwkundige werken) en in het geval van diensten: schoonmaak (kantoren en grijs), catering, groenonderhoud, beveiliging, onderhoudswerkzaamheden. De gemeente zal bij dergelijke aanbestedingen in het bestek aandacht vragen voor dit onderwerp. Het uitwerkingsreglement inkoop geeft nadere invulling van dit onderwerp.

Het programma van eisen bij inkoop geeft aan welke randvoorwaarden de aanbieder worden aangeboden bij het aandachtspunt "sociale arbeid". Daarnaast vraagt het programma van eisen aandacht voor de "sociale arbeid" met de uitnodiging aan aanbieders om de mogelijkheden binnen het contract aan te geven. Het programma van eisen gaat dan in feite uit van een twee-richting verkeer tussen inkoper en aanbieder.

Het begrip 'sociale arbeid' is in dit verband gebruikt als samenbundeling van

• -

  inzet klanten SZ

• -

  inzet jongeren voor leerwerkplaatsen

• -

  inzet mensen met indicatie WSW

• -

  en mogelijk nog andere doelgroepen.

Op het moment van dit schrijven wordt op regionale schaal gewerkt aan het Duboconvenant. De gemeente brengt duurzaamheid in bij stedebouwkundige projecten. Bij de uitgifte van bouwgrond wordt door de gemeente het Nationaal pakket Duurzaam Bouwen als een inspanningsverplichting opgedragen.