Organisatie | Roosendaal |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | De verordening op de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Roosendaal 2008 |
Citeertitel | Financiële Verordening 2008 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | financiën en economie |
1) Deze verordening vervangt de Financiële Verordening d.d. 30 oktober 2003.
2) De stukken voor het begrotingsjaar 2009 en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van de Financiële Verordening 2008.
Gemeentewet, art. 212
1.geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
30-09-2008 | 01-01-2011 | nieuwe regeling | 25-09-2008 Gemeenteblad 2008/55 | AO 2008/63 |
De raad van de gemeente Roosendaal;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet,
Vast te stellen de volgende: DE VERORDENING OP DE UITGANGSPUNTEN VOOR HET FINANCIEEL BELEID, ALSMEDE DE REGELS VOOR HET FINANCIEEL BEHEER EN VOOR DE INRICHTING VAN DE FINANCIËLE ORGANISATIE VAN DE GEMEENTE ROOSENDAAL 2008 (FINANCIËLE VERORDENING 2008).
In deze verordening wordt verstaan onder:
Artikel 3. Planning en controlcyclus
Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de kadernota, de tussentijdse rapportages en de begroting met de meerjarenraming (‘spoorboekje’).
Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen
Bij de begrotingsbehandeling kan de raad aangeven van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringsbudget wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van het investeringsplan geautoriseerd.
Met betrekking tot het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 250.000 neemt het college pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.
Artikel 9 Waardering en afschrijving vaste activa
Voor het afschrijven van de materiële vaste activa met economisch nut worden de methodieken en (maximale) termijnen gehanteerd zoals vermeld in de bijlage “afschrijvingsbeleid vaste activa met economisch nut” die onderdeel uitmaakt van deze verordening. Hiervan kan beargumenteerd worden afgeweken door middel van een specifiek collegebesluit indien niet strijdig met algemene verslaggevingvoorschriften.
Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.
Artikel 11. Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. De kostentoerekening bestaat uit directe- en indirecte kosten. In de kostprijs worden alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.
Artikel 13. Financieringsfunctie
Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uithoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het publieke belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
Daarnaast wordt een paragraaf subsidieverstrekking toegevoegd aan de begroting en jaarrekening, waarin het college in ieder geval een overzicht geeft van de laatst vastgestelde subsidies aan instellingen groter dan € 100.000.
2.In deze paragrafen wordt een toelichting gegeven en verantwoording afgelegd over het gevoerde financiële beleid. Het college gaat hierbij in op tenminste de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten.
Artikel 15. Uitgangspunten beleidsnota’s voor paragrafen
In het geval dat voor de verplichte paragrafen specifieke beleidsnota’s door het college en/of de gemeenteraad zijn vastgesteld worden de uitgangspunten en afspraken overgenomen in de begroting. Bij de jaarrekening zal hier mede verantwoording over worden afgelegd. Tevens bereidt het college voorstellen tot aanpassing van de beleidsnota’s voor, indien op grond van gewijzigde omstandigheden of anderszins, daar aanleiding toe is.
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor een systeem van interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Artikel 18 Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.
Artikel 20. Inkoop en aanbesteding
Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.
Artikel 21. Subsidieverstrekking en steunverlening ondernemingen en instellingen
Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor steunverlening en de toekenning van subsidies aan instellingen en ondernemingen.
Nota-toelichting FINANCIËLE VERORDENING EX ARTIKEL 212 GEMEENTEWET
Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Overige begrippen uit de verordening zijn in artikel 1 van de verordening gedefinieerd.
Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s worden bij aanvang van iedere raadsperiode door de raad vastgesteld. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat het college de producten aan de programma’s toewijst. Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen hij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (vierde lid artikel 189 Gemeentewet).
Artikel 3. Planning en controlcyclus
Voor de planning en controlcyclus is in het artikel bepaald dat het college ieder jaar aan de raad een overzicht aanbiedt met daarin de data waarop belangrijke financiële stukken in de raad worden geagendeerd. Het overzicht is het ‘spoorboekje’ voor de raad en het college voor de financiële jaarplanning.
Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken
In dit artikel zijn in aanvulling op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting. Zo wordt in het eerste lid het college opgedragen de productenraming bij de begroting te voegen. En zo wordt ook bepaald de productrealisatie bij het jaarverslag te voegen. Dit zijn geen standaard verplichtingen in het BBV. Wel moet men opletten dat men de productrealisatie inderdaad bij het jaarverslag voegt en niet bij de jaarrekening. Anders gaat deze onderdeel uitmaken van de accountantscontrole, hetgeen niet de bedoeling van de wet is.
Daarnaast wordt in het tweede en derde lid een uiteenzetting gegeven over het investeringsplan. Bedrijfsvoeringsmiddelen, dit zijn de aan het investeringsplan gerelateerde interne en ondersteunende producten, worden per hoofdcategorie weergegeven. Hoofdcategorieën zijn onder andere automatisering, tractie, e.d..
Artikel 5. Kaders ontwerp-begroting
Het college biedt jaarlijks aan de raad een kadernota aan een en ander op basis van de afspraken uit het spoorboekje. Deze kadernota is voor integrale kaderstelling die vervolgens wordt gebruikt voor het opstellen van de (meerjaren)begroting voor het volgende verslagjaar.
Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen
Artikel 6 bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten. Autorisatie van de baten en lasten vindt plaats op programmaniveau (lid 1). Voor begrotingswijzigingen doet het college gedurende het jaar voorstellen aan de raad (lid 3).
Het college kan nieuwe investeringen in uitvoering nemen, indien het totaalbedrag kleiner is dan € 250.000. Hierover wordt achteraf verantwoording afgelegd bij de bestuursrapportages.
Artikel 7. Tussentijdse rapportage
Een belangrijk onderdeel van de planning en controlcyclus voor de raad zijn de tussenrapportages. Op basis van tussenrapportages wordt de raad geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Dit gebeurt aan de hand van minimaal twee tussenrapportages.
In de tussentijdse rapportages worden significante afwijkingen gemeld. Significante afwijkingen hoeven niet per definitie grote financiële afwijkingen te betreffen, maar kunnen ook politiek zijn bepaald. Als vuistregel voor significante afwijkingen wordt gehanteerd een overschrijding van de lasten, of een onderschrijding van de baten van meer dan 10% én groter dan € 100.000, waarbij afwijkingen groter dan € 250.000 altijd worden gemeld. De afwijking wordt gemeten op het niveau van product dat onderdeel uitmaakt van het programma.
Naast de actieve informatieplicht die het college wettelijk heeft naar de raad toe, wordt de raad altijd vooraf geïnformeerd en gevraagd om hun wensen en bedenkingen aangaande het verstrekken van geldleningen, waarborgen en garanties groter dan € 250.000.
Artikel 9. Waardering & afschrijving vaste activa
In het tweede lid van artikel 212 Gemeentewet is onder letter a de uitdrukkelijke bepaling opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 9 invulling gegeven. De methoden en afschrijvingstermijnen zijn direct in de verordening opgenomen. Voor de materiële vaste activa (met economisch nut) zijn daarbij de maximale afschrijvingstermijnen als kader opgenomen in de bijlage. Hiervan kan naar beneden worden afgeweken. Reden hiervoor is dat de economische levensduur van bijvoorbeeld nieuwe riolering langer is dan die van oude riolering. Door het opnemen van de maximale afschrijvingstermijn kan voor oude riolering een korte afschrijvingstermijn worden toegepast zonder hiervoor in de verordening een aparte bepaling op te nemen.
Het college kan nadere voorschriften vaststellen voor de waardering en afschrijving van vaste activa. Uiteraard binnen de wettelijke kaders en de geldende afspraken met de raad.
Artikel 10. Reserves en voorzieningen
Het college stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen vast. Deze nota bevat de beleidskaders. De wettelijke bevoegdheden van de raad (onder andere budgetrecht) maken onderdeel uit van deze beleidskaders. Jaarlijks worden de reserves en voorzieningen bij het opstellen van de jaarrekening geactualiseerd op basis van het beleidskader.
Artikel 11. Kostprijsberekening
Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, letter b dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. In artikel 11 van de verordening staan de kaders voor de bepaling van de
kostprijzen van de gemeentelijke diensten. Lid 1 van het artikel bepaalt dat de kostprijs bestaat
uit de directe kosten en de indirecte kosten die direct met de dienst samenhangen.
Het tweede lid bepaalt dat onder de indirecte kosten ook worden verstaan bijdragen aan voorzieningen en de compensabele BTW. Hiermee wordt invulling gegeven aan de mogelijkheid die artikel 229b Gemeentewet biedt. De kaders in het artikel vormen de basis waarbinnen het college haar systematiek van kostentoerekening kan vormgeven en de kostenverdeelsleutels voor de toerekening van indirecte kosten kan vaststellen.
Artikel 12. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de raad, die niet kan worden gedelegeerd (artikel 156 Gemeentewet). Het eerste lid van het artikel bepaalt daarom dat de raad de tarieven voor de belastingen, rechten en leges jaarlijks vaststelt.
Het college stelt tenminste eens in de vier jaar een nota vast met daarin de richtlijnen voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. Deze laatste maken onderdeel uit van de programmabegroting. Het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken (welke niet vallen onder artikel 229 Gemeentewet) is een privaatrechtelijk besluit. Dergelijke besluiten zijn een bevoegdheid van het college (eerste lid, letter e artikel 160 Gemeentewet). Daar waar bij het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken een publiek belang in het geding is en prijzen lager dan marktconform worden vastgesteld, is het aan de raad om het publiek belang te definiëren en het college kaders mee te geven voor het afwijken van marktconforme prijzen.
Artikel 13. Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Het eerste lid bevat richtlijnen voor de uitvoering van de financieringsfunctie. In het tweede lid staan de kaders voor het financieel beleid opgesomd, die bij de uitvoering in acht moeten worden genomen. In het eerste lid wordt het college de bevoegdheid gegeven om nadere richtlijnen uit te vaardigen.
De begroting en de jaarrekening van de gemeente bevat minimaal de verplichte paragrafen op grond van het BBV. Aangevuld met een paragraaf over subsidieverstrekking. In deze paragrafen, genoemd in het artikel 14, wordt door het college toelichting gegeven en verantwoording afgelegd over het gevoerde financiële beleid. Het college is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en op deze wijze ontstaat een transparante methodiek van verantwoording afleggen.
Artikel 15. Uitgangspunten beleidsnota’s voor paragrafen
In de paragrafen wordt minimaal aandacht besteed aan de verplichte onderdelen op grond van het BBV. Daarnaast kunnen door de raad en het college kaderstellende besluiten genomen zijn, zoals specifieke beleidsnota’s. Bij het opstellen van de begroting zullen de hierin gemaakte afspraken en uitgangspunten worden overgenomen in de paragrafen voor zover deze kaderstellend zijn. Bij de jaarrekening zal vervolgens op een transparante wijze verantwoording worden afgelegd over de naleving van de afspraken en uitgangspunten.
Onder artikel 16 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.
De accountant toetst jaarlijks van de gemeenterekening of deze een getrouw beeld geeft van
de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 17 draagt het college op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.
Artikel 18. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Artikel 18 bepaalt dat in gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken. Het vastleggen van deze voorschriften vindt zoveel mogelijk plaats in de daarvoor bestemde documenten, zoals verordeningen. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden. Het treffen van afdoend beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidoordeel van de accountant. Overigens is het natuurlijk zo dat de afweging om hiervoor in meer of mindere mate regels voor te stellen een politiek besluit is dat bij de gemeenteraad en het college thuishoort.
Artikel 19. Financiële organisatie
Artikel 19 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens het eerste lid letter a van artikel 160 Gemeentewet is het college bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente. Het college wordt onder letter a, b, c en d van het artikel uit de verordening opgedragen bepaalde van deze regels die de financiële organisatie betreffen, vast te leggen in besluiten. De regels bedoeld onder de letters a en b kan het college gezamenlijk vastleggen in een organisatiebesluit. Hierin kunnen ook de regels voor de inrichting
van de organisatie van de financieringsfunctie worden opgenomen, zoals wordt bedoeld onder
Artikel 20. Inkoop en aanbesteding
Artikel 20 draagt het college op een inkoopreglement op te stellen. Bij een inkoopreglement kan men denken aan bijvoorbeeld het uitvaardigen van de regel dat de afdelingen hun buro-artikelen moeten inkopen bij de leverancier bij wie de gemeente een raamcontract heeft afgesloten. De regels in een dergelijk inkoopreglement moeten natuurlijk wel Europa-proof zijn. Europese aanbestedingsregels maar ook nationale aanbestedingsregels moeten worden nageleefd en vormen het kader waarbinnen een dergelijk inkoopreglement moet worden opgesteld.
Artikel 21. Subsidieverstrekking en steunverlening
Voor de steunverlening en subsidieverstrekking aan ondernemingen en instellingen zijn de Europese staatssteunregels (artikel 87, 88 en 89 EG-verdrag), de Europese regels voor diensten van algemeen economisch belang (artikel 86 EG-verdrag), de regels uit de Algemene Wet Bestuursrecht en de eigen subsidieverordening van de gemeente van toepassing. Het artikel stelt dat het college beheersmaatregelen neemt, die er voor zorgen dat deze regelgeving wordt nageleefd.
De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet ingestelde verordening. Het artikel bepaalt dat de verordening van toepassing is op alle stukken van het genoemde begrotingsjaar en latere jaren. De jaarstukken van het vorig begrotingsjaar moeten nog voldoen aan de bepalingen uit de oude verordening.
Artikel 23. Overgangsbepalingen
De verordening bevat de overgangsbepaling dat voor bepaalde activa de tot dan toe gehanteerde afschrijvingstermijnen blijven gelden. Daarnaast is opgenomen dat de paragraaf subsidieverstrekking (genoemd in artikel 14 lid 1) met ingang van het begrotingsjaar 2010 wordt toegevoegd omdat de begroting 2009 bij het vaststellen van de financiële verordening 2008 nagenoeg is afgerond.
Bijlage bij het vierde lid, artikel 9 “afschrijvingsbeleid vaste activa met economisch nut”.
Activa met economisch nut en een verkrijgingprijs van minder dan € 15.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.
De materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in maximaal:
Nader voorschriften over afschrijving, waardering en registratie van vaste activa zijn vastgelegd in de beleidsrichtlijnen.