| Organisatie | Bunschoten |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Controleplan hoogwaardig handhaven Wet werk en bijstand |
| Citeertitel | Controleplan hoogwaardig handhaven Wet werk en bijstand |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | maatschappelijke zorg en welzijn |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlagen | Stappen in reguliere aanvraagcontrole Stappen in risicovolle aanvraagcontrole Stappen in het signaalonderzoek Stappen in het voortgangsgesprek |
Datum inwerkingtreding is bij benadering vastgesteld.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-03-2005 | 01-01-2021 | nieuwe regeling | 29-03-2005 Onbekend | Onbekend. |
In dit controleplan wordt de controlesystematiek van de gemeenten Baarn, Bunschoten, en Soest besproken en beschreven.
1.1. Vrijheid /noodzaak controlebeleid
Met de komst van de Wet Werk en Bijstand (WWB) per 1 januari 2004 is de afschaffing van de RAU (Regeling Administratieve Uitvoeringsvoorschriften) een feit. Het vervallen van de RAU neemt echter niet weg dat de rechtmatigheid van de uitkeringsverstrekking gecontroleerd moet worden. Er moet immers verantwoording [1] worden afgelegd aan de Raad en aan het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Verder kost iedere onterecht toegekende uitkering de gemeenten elk jaar gemiddeld € 13.000,- bij klanten jonger dan 65 jaar en € 4.500,- bij klanten boven de 65 jaar. Het simpelweg niet meer houden van rechtmatigheidonderzoeken is dus geen optie. De gemeente zal zelf moeten bepalen hoe de controlesystematiek eruit ziet en hoe er gehandhaafd wordt.
1.2. Samenhang andere handhavingstukken
Per 1 april 2005 wordt de in dit controleplan beschreven systematiek ingevoerd. Bij de uitvoering van dit plan zijn medewerkers van de Sociale Dienst BBS primair betrokken, maar ook klantmanagers van de afzonderlijke gemeentelijke afdelingen Sociale Zaken – zij het op afstand. Het plan dient in samenhang met andere handhavinggerelateerde documenten gezien te worden:
In de handhavingverordening komt controle – als één van de vier visie elementen van Hoogwaardig Handhaven – in grote lijnen aan bod. Dit wordt vervolgens verder uitgewerkt in het beleidsplan Hoogwaardig Handhaven. In dit controleplan krijgt de ambitie uitgesproken in het beleidsplan /-kader verder handen en voeten.
Het controleplan bestaat uit een viertal hoofdstukken waarvan deze inleiding het eerste is. In hoofdstuk 2 wordt aandacht besteed aan de uitgangspunten en de beoogde doelen van de nieuwe controlesystematiek. Het derde hoofdstuk gaat in op de hulpmiddelen en instrumenten als het Fraudekompas en risicoprofielen, die ingezet worden bij het uitvoeren van controles zoals omschreven in dit plan. In het hoofdstuk wordt een beschrijving gegeven van de instrumenten en de manier waarop ze ingezet worden bij controles.
In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de nieuwe controlesystematiek. De beschrijving van de controles wordt gekoppeld aan de ‘levensfase’ van de uitkering: aanvraag (§ 4.1) en gedurende de uitkering (§ 4.2). Voor elke fase wordt in de genoemde paragrafen ingegaan op hoe de controle eruit ziet. Bij de beëindiging (§ 4.3) worden geen controles die wezenlijk anders zijn dan nu het geval is, uitgevoerd. Om deze reden worden geen aparte beëindigingcontroles omschreven.
Tot slot, in de bijlagen zijn voorbeelden van formulieren en documenten waarnaar in het plan verwezen wordt, opgenomen (waaronder het mutatieformulier en de gebruiksinstructies van het mutatieformulier).
In het plan wordt regelmatig verwezen naar controleprotocollen die gevolgd worden bij zogenaamde intensieve controles. Deze protocollen omschrijven hoe de intensieve controles uitgevoerd dienen te worden. Ze zijn het beste te vergelijken met werkinstructies en zijn om die reden te gedetailleerd om in dit controleplan op te nemen. Deze protocollen worden samen met het Fraudekompas in een apart document opgenomen dat beschikbaar wordt gesteld aan de uitvoerende medewerkers. In de bijlagen van dit controleplan is een voorbeeld-controleprotocol voor de beeldvorming opgenomen.
Het controleplan is deels tot stand gekomen in samenwerking met de gemeenten Amersfoort, Leusden, Baarn, Bunschoten en Soest. De gemeenten hebben besloten in het kader van de implementatie van Hoogwaardig Handhaven enkele werkgroepen in het leven te roepen waarin diverse producten ontwikkeld zouden worden. De werkgroep Beter Handhaven heeft zich gericht op het opstellen van dit controleplan en het ontwikkelen van hulpmiddelen die bij de uitvoering van controles conform dit plan ingezet worden. Aan de werkgroep Beter Handhaven namen vertegenwoordigers van alle gemeenten deel.
Er is afgesproken dat de intergemeentelijke werkgroep een ‘basiscontroleplan’ zou ontwikkelen. Het door de werkgroep ontwikkelde controleplan en de bijbehorende hulpmiddelen worden ter goedkeuring voorgelegd aan een stuurgroep Hoogwaardig Handhaven. De stuurgroep wordt gevormd door vertegenwoordigers van management en beleid van de vijf gemeenten: de heren W.B. Rip, R. Mastwijk en de dames E. Hooghiemstra en W. van Eeden.
Dit plan is vervolgens binnen de Sociale Dienst BBS ‘op maat’ gemaakt. Met name de vertaalslag naar de praktijk heeft lokaal plaatsgevonden: wie doet wat, implicaties voor ICT, keuzes voor themacontroles, doorrekening van de controlesystematiek, administratieve routing van controle-georiënteerde documenten etc. Hiertoe zijn werkgroepen opgericht met vertegenwoordigers van alle betrokkenen: management, interne controle, systeembeheer, uitkeringenadministratie, post & archief, klantmanagement en inkomensconsulent.
Het aangepaste plan is aan een lokale stuurgroep voorgelegd, bestaande uit de heren W.B. Rip, Y. Kaplan, R. Mastwijk en mevrouw P. de Ruyter.
Het handhavingsprotocol zoals dat hier neergelegd is, staat onder de volledige beoordeling van de Interne cotrole. Deze zal door het jaar heen zicht moeten kunnen houden of de procedures zoals hier beschreven worden nagekomen. Dit in samenhang met de beoordeling van de handelingen in het kader van het kwaliteitsmanagementsysteem.
De gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest vinden het belangrijk dat uitkeringen rechtmatig verstrekt worden en dat klanten hun plichten nakomen. De RAU was sterk bepalend voor de manier waarop zij de controle van de rechtmatigheid van de uitkeringsverstrekking aanpakten. Ervaringen uit de pilots in de gemeenten Leeuwarden, Apeldoorn en Tilburg (de LAT-gemeenten) wijzen uit dat deze controlesystematiek veel inspanning en capaciteit kostte, maar relatief weinig onrechtmatig gebruik van een uitkering aantoonde. In de pilots zijn alternatieven ontwikkeld, waar we in onze gemeenten gebruik van willen maken.
In de nieuwe controlesystematiek worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
De uitgangspunten worden in de praktijk op de volgende wijze ingevuld.
Dit uitgangspunt houdt in dat zoveel mogelijk onterechte aanspraken op uitkeringen bij de poort (vóór toekenning van de aanvraag) tegengehouden worden. De gemeente voert een controle uit die bepalend is of de aanvraag van een klant gehonoreerd wordt of niet. Afhankelijk van het door de gemeente ingeschatte frauderisico dat een klant met zich meebrengt, kan deze aanvraagcontrole verschillen per klant.
Een ander uitgangspunt is dat klanten een controle op maat krijgen: ze krijgen bij de aanvraag en gedurende de uitkering een controle die bij hen past. Hoe deze controle eruit ziet, is afhankelijk van het gedrag en/of de persoonlijke situatie van de klant. Een aanname hierbij is dat bepaalde klanten minder kans op fraude vormen dan andere. Bij deze minder risicovolle klanten, wordt er vanuit gegaan dat de uitkering rechtmatig verstrekt wordt, tenzij er signalen zijn die op het tegendeel duiden. In dit geval wordt actiever gecontroleerd teneinde de rechtmatigheid van de uitkeringsverstrekking vast te stellen. Zie ook ‘Signaal- en Risicosturing’.
De in de LAT-gemeenten ontwikkelde concepten van signaal- en risicosturing vormen de basis van de nieuwe controlesystematiek. Met signaal gestuurd onderzoek wordt op basis van een fraudesignaal (bijvoorbeeld uit het Inlichtingenbureau) overgegaan tot controle. Als een klant geen signalen ‘afgeeft’, is er niets aan de hand. Zijn er wel signalen dan worden deze onderzocht en desnoods wordt de controle geïntensiveerd. Bij de intensieve controle worden andere (externe) bronnen geraadpleegd. Indien deze intensieve controle er niet toe leidt dat het signaal weerlegd wordt of als er twijfels blijven, krijgt de klant de gelegenheid deze te weerleggen. Lukt hem dit niet, dan kan de klant overgedragen worden aan de Sociale Recherche wanneer:
Aanvullend op signaalsturing wordt risico gestuurd onderzoek ingezet om klanten die een verhoogd risico op fraude vormen, extra te controleren. Het verhoogde risico heeft te maken met het feit dat een klant een of meerdere kenmerken heeft waar de gemeenten een risico op frauduleus gedrag aan gekoppeld hebben. De gemeenten hebben ervoor gekozen om risicosturing toe te passen:
In de beleidsplannen handhaving van de drie gemeenten wordt gesteld dat controle tot de opsporing van zoveel mogelijke fraude moet leiden binnen de grenzen van de beschikbare middelen (financieel, tijd, capaciteit). De Sociale Dienst BBS vertaalt dit beleidspunt als volgt:
De uitgangspunten komen in elementen van de nieuwe controlesystematiek terug.
Met de nieuwe systematiek beogen de gemeenten slechts rechthebbenden in het klantenbestand te hebben. Hiertoe wordt zo effectief mogelijk gecontroleerd binnen de mogelijkheden van de Sociale Dienst BBS. Een gezonde balans tussen efficiency en effectiviteit staat dus centraal in de controle-ambities van de BBS.
In de volgende alinea’s wordt een beeld geschetst van hoe de nieuwe controlesystematiek er in de praktijk uit ziet.
Zoals eerder gezegd wordt de basis van de controlesystematiek gevormd door signaalsturing met daar bovenop risicosturing. In § 2.1 is reeds ingegaan op de concepten signaal- en risicosturing.
Het is standaard dat burgers die een aanvraag voor een uitkering doen, gecontroleerd worden. Bij deze aanvraagcontrole moeten signalen die de aanvrager afgeeft, opgepikt en geverifieerd worden. Naast signaalsturing, wordt bij de aanvraag ook risicosturing toegepast. Hoe de aanvraagcontrole eruit ziet, is afhankelijk van hoe risicovol de aanvrager is: niet-risicovolle aanvragers krijgen een reguliere aanvraagcontrole. Risicovolle aanvragers daarentegen worden uitgebreider gecontroleerd en wel specifiek voor het fraudesoort waar de aanvrager een risico op vormt. Het gaat specifiek om aanvragers die onder een of meerdere risicoprofielen (zie § 3.3) vallen.
De uitkeringsaanvraag wordt ingenomen door een adviseur van het Centrum voor Werk & Inkomen (CWI). De verantwoordelijkheid om gegevens over de aanvrager te verzamelen zodat de aanvraag in behandeling genomen kan worden, ligt bij het CWI. De CWI-adviseur neemt in zijn overdrachtsrapportage aan de Sociale Dienst BBS in ieder geval op of er bepaalde fraudesignalen omtrent de situatie van aanvrager zijn, en zo ja, welke. Te denken valt o.m. aan: de verfspetters of specie aan de handen van de cliënt; een splinternieuwe auto waarmee de cliënt komt aanrijden maar ook bepaalde onduidelijkheden in cliënts verhaal.
Na de overdracht van alle door de CWI-adviseur verzamelde gegevens aan de verantwoordelijke fraudecontroleur, die de aanvraag checkt op fraude gevoelige aandachtspunten gaat het dossier naar de inkomensconsulent voor de aanvraagcontrole.
De consulent bepaalt welke controle de aanvrager krijgt. Aanvragers die niet onder het risicoprofiel vallen, krijgen een reguliere controle. De reguliere controle is gebaseerd op signaalsturing. Signalen die de consulent traceert tijdens de controle worden geverifieerd – in eerste instantie via de aanvrager en eventuele bewijsstukken die hij /zij aanlevert. Indien nodig wordt de controle geïntensiveerd (intensieve controleprotocollen) en kunnen derden bij weerlegging /verificatie van het signaal betrokken worden.
Aanvragers die onder een risicoprofiel vallen, krijgen een andere controle. Deze controle ziet er inhoudelijk anders uit dan de reguliere aanvraagcontrole en is specifiek gericht op de fraude waar de aanvrager vermoedelijk een risico op vormt. De risicovolle aanvraagcontrole krijgt vorm via aanvraagcontrole die op het profiel staan beschreven.
De inkomensconsulent betrekt /raadpleegt de fraudecontroleur bij de afhandeling van elke aanvraag, waar onbeantwoorde vragen resteren in relatie tot mogelijke fraude. De fraudecontroleur geeft altijd een document mee bij zijn beoordeling of er al of geen bevindingen zijn. De inkomensconsulent blijft verantwoordelijk voor de aanvraagafhandeling.
Overnemen uitkeringsgegevens vorige gemeente
Bij het onderzoek naar het bijstandsrecht voor een cliënt die zich vanuit een andere gemeente zich metterwoon in Baarn, Bunschoten of Soest heeft gevestigd, zal ook het laatst bekende uitkeringsverleden bij de vertrekgemeente worden opgevraagd teneinde mogelijk nalatig handelen te kunnen bestraffen met een maatregel danwel het stellen van passende voorwaarden. Een lopende maatregel waarvan de termijn nog niet verstreken is, kan zelf door B&W worden overgenomen in de nieuw te verstrekken uitkering.
Een belangrijk aspect van de afhandeling van de uitkeringsaanvraag is het goed informeren van de aanvrager over:
Om de aanvrager te informeren wordt een dienstverleningsgesprek gevoerd. Tijdens het gesprek wordt ook informatie over andere producten van de Sociale Dienst BBS gegeven (zorg, schuldhulpverlening, bijzondere bijstand etc.) De inkomensconsulent waakt ervoor geen verkeerde verwachtingen bij de aanvrager te scheppen ten aanzien van de toekenning van de uitkering
Wel of niet toekennen uitkering?
Na uitvoering van de controle adviseert de consulent over de toekenning dan wel afwijzing van de uitkering. Wanneer de controle niet heeft uitgewezen dat de aanvrager geen recht op uitkering heeft, wordt de uitkering toegekend.
Fraudevermoedens zijn niet voldoende om de uitkering af te wijzen. De bewijslast ligt bij de
gemeente. Overigens is niemand schuldig totdat…
Toetsing van het advies vindt plaats waarna de administratieve verwerking van het besluit plaats kan vinden (beschikking verzenden, toegekende uitkering opnemen in de betalingsrun etc.).
In het leeuwendeel van de gevallen zal de consulent de conceptbeslissing hebben toegelicht maar de aanvrager kan ook telefonisch contact opnemen met de consulent die zijn /haar uitkeringsaanvraag heeft behandeld, wanneer hij /zij een nadere toelichting op een afwijzing wenst. Het doel van dit gesprek is het kweken van begrip bij de aanvrager voor het besluit.
Ook na toekenning van de uitkering blijft het noodzakelijk de rechtmatigheid van klanten vast te stellen.
Er zijn drie controle-instrumenten die tijdens de uitkeringperiode toegepast kunnen worden. Deze zijn:
De gemeenten hebben besloten om gebruik te maken van de vele contacten die er met de klant zijn om invulling te geven aan signaalsturing. Ook gesprekken met klantmanagers of externe reïntegratiecoaches kunnen fraudesignalen opleveren. Het is belangrijk dat elk klantcontact als een potentiële bron voor signalen gezien wordt – ook al is dit niet primair het doel.
het voortgangsgesprek. De inkomensconsulent heeft soms een voortgangsgesprek met de klant. Hoe vaak een dergelijk gesprek plaatsvindt, is afhankelijk van het risico van de klant, doch in het algemeen een maximum aantal van drie gesprekken per jaar. Daarnaast wellicht naar aanleiding van het inleveren van een mutatieformulier. Het gesprek is bedoeld om een moment met de klant te organiseren waarin signalen opgepikt kunnen worden. Er worden checklists ontwikkeld die bij het gesprek gehanteerd kunnen worden om te borgen dat alle relevante onderwerpen aan de orde komen. Er wordt na dit onderzoek op een gestandadiseerde wijze gerapporteerd waardoor zo mogelijk onduidelijkheden worden weggenomen tot cliënt in het groene traject kan worden ingedeeld of juist in het rode traject raakt.
themacontrole. Als standaard wordt themagewijs gecontroleerd. Bij deze groepsgewijze controle wordt van tevoren een thema benoemd (bijvoorbeeld meerdere ingeschrevenen op één woonadres zonder zorgrelatie). Alle klanten uit het bestand die onder het ‘themaprofiel’ vallen, worden vervolgens aan een gerichte controle onderworpen.
Het instrument Risicoscorekaart wordt vooralsnog niet ingezet, daar de uitkomsten nog te arbitrair zijn om werklijk een goede fraudebestrijding op te baseren. De softwareleverancier Centric heeft toegezegd met een passend systeem te komen. Zodra dat een feit is kan dit opnieuw bezien worden.
In hoofdstuk 4 wordt uitgebreid ingegaan op deze instrumenten. De klant is verplicht mee te werken aan de vaststelling van de rechtmatigheid van zijn uitkering. Dit komt op meerdere manieren tot uiting. Zo dient hij mee te werken aan controles en desgevraagd bewijsstukken /informatie aan te leveren waarmee rechtmatigheid vastgesteld kan worden.
Net als onder de Algemene Bijstandswet heeft de klant de verplichting de Sociale Dienst op de hoogte te stellen van wijzigingen in zijn persoonlijke situatie die van invloed zijn op zijn uitkering. Een mutatieformulier (zie § 3.4) wordt gebruikt om wijzigingen in de situatie van de klant door te geven. De verantwoordelijkheid om een wijziging door te geven ligt bij de klant. Na verwerking van de wijzigingen in haar systemen, bepaalt de gemeente of de opgegeven wijziging gevolgen heeft voor de uitkering.
Wanneer de klant verzuimt om tijdig een mutatie door te geven aan de Sociale Dienst, kunnen maatregelen in de sanctionaire sfeer volgen.
Klanten met inkomsten uit arbeid (zowel vaste als wisselende inkomsten) zijn verplicht een inkomstenspecificatie (zie § 3.5) maandelijks in te leveren. Deze verklaring wordt door de uitkeringsadministratie naar de klant gestuurd en dient periodiek retour gezonden te worden. Ook hier geldt dat het te laat retour zenden van de inkomstenspecificatie gevolgen kan hebben in de sanctionaire sfeer, na het geven van een hersteltermijn.
De controle die bij het beëindigen van de uitkering wordt uitgevoerd, beperkt zich tot het verifiëren van de beëindigingdatum, alsmede het vaststellen van de over en weer bestaande verplichtingen De controles bij de uitkeringsaanvraag en tijdens de uitkeringperiode zijn dusdanig effectief (snel opsporen van fraude) dat hiermee volstaan kan worden. We vertrouwen erop dat de gekozen bronnen voldoende effectief zijn en dat ze op waarheid berustende fraudesignalen opleveren. Als er gedurende de periode vanaf de laatste reguliere controle tot aan de beëindiging van de uitkering, signalen binnenkomen, zijn deze onderzocht en is eventuele fraude opgespoord.
Het succes van de nieuwe controlesystematiek is afhankelijk van meerdere factoren. Twee daarvan zijn:
Het gaat niet alleen om medewerkers die momenteel verantwoordelijk zijn voor de rechtmatigheid van klanten – de inkomensconsulent, maar ook om medewerkers /externen die betrokken zijn bij de doelmatigheid van de klant. Gedacht kan worden aan consulenten van een reïntegratiebedrijf, CWI-adviseurs en klantmanagers. Ook ondersteunende medewerkers, onder andere van de uitkeringenadministratie, de front office /balie, dienen alert op (fraude)signalen te zijn;
Zoals gezegd dit zijn slechts twee van de factoren die het succes van de controlesystematiek bepalen. Andere factoren zijn:
3. Instrumenten en hulpmiddelen
In dit hoofdstuk worden de verschillende hulpmiddelen die ontwikkeld zijn om controle volgens het concept Hoogwaardig Handhaven uit te voeren, toegelicht.
Het Fraudekompas [3] is een instrument dat gebruikt wordt bij het herkennen en ophelderen van fraudesignalen die klanten ‘afgeven’. In het Fraudekompas staan signalen die de gemeenten wensen te traceren, geeft aan hoe de inkomensconsulent deze kan verifiëren en welke acties richting klant (in het groene traject) daartoe ingezet kunnen worden. Tevens wordt aangegeven welk intensieve controleprotocol gevolgd kan worden wanneer controleacties in het groene traject niet tot weerlegging /verificatie van het signaal leidt.
Met het gebruik van het ‘Fraudekompas’ wordt gestreefd naar het brengen van uniformiteit in de opheldering en verificatie van de signalen. In de volgende alinea wordt een voorbeeld van een signaal en de mogelijke acties in het groene traject weergegeven.
3.2. Intensieve controleprotocollen
De intensieve controleprotocollen worden gevolgd bij het uitvoeren van intensieve controles die in het oranje traject uitgevoerd worden ter opheldering van een signaal.
Een intensieve controle is altijd gericht op een specifiek fraudesoort. Er worden vijf soorten onderscheiden:
(samen)woonfraude: de door de klant opgegeven woonsituatie komt niet overeen met de werkelijkheid. Het kan zijn dat de klant ergens anders woont dan het bij de Sociale Dienst bekende woonadres. Een andere mogelijkheid is dat hij op het woonadres met een of meerdere personen woont terwijl hij aangeeft alleenwonend te zijn;
In Bijlage 1 is een voorbeeld van een intensief controleprotocol opgenomen. Alle intensieve controleprotocollen zijn gebundeld tot een apart document.
Bij risicosturing is de gedachtegang dat bepaalde klanten een groter risico op fraude vormen dan andere. Dat ervaren risico kan te maken hebben met o.a.:
Binnen de BBS is besloten met behulp van risicoprofielen invulling te geven aan risicosturing. Een risicoprofiel is een objectieve beschrijving van de kenmerken van klanten /klantgroepen die een verhoogd risico op fraude met zich mee brengen. Naast de kenmerken is de manier waarop de als risicovol ervaren klant wordt gecontroleerd, beschreven in het profiel. Met andere woorden, klanten die in het profiel passen, worden gecontroleerd op een wijze die is afgestemd op het risico dat ze met zich meebrengen.
De gemeenten hebben een mutatieformulier ontwikkeld (zie bijlage 1) dat alle klanten bij aanvang van de uitkering ontvangen: het formulier is in de verstrekte informatiemap samen met duidelijke invulinstructies bijgesloten.
Met het mutatieformulier dient de klant wijzigingen in de persoonlijke situatie doorgeven. Het gaat om wijzigingen in de woonsituatie - samenwoning, inkomsten – gaan werken of inkomsten uit een tweede uitkering, en vermogen.
Wijzigingen in de hoogte van inkomsten uit arbeid worden via een inkomstenspecificatie bekend gemaakt. Zie § 3.5.
Een mutatieformulier wordt over het algemeen via een antwoordenvelop verzonden naar de Sociale Dienst BBS. Zodra de klant een mutatieformulier heeft opgestuurd wordt er een nieuw formulier per ommegaande naar hem gezonden. Zo heeft de klant altijd een leeg mutatieformulier in huis waarmee hij een wijziging door kan geven.
Het ontvangen formulier wordt in behandeling genomen door de uitkeringenadministratie. Afhankelijk van de aard van de wijziging verwerkt de medewerker administratie deze ofwel de verantwoordelijke inkomensconsulent.
Een wijziging kan ook een signaal bevatten dat het controleren /onderzoeken waard is. Als voorbeeld noemen we het doorgeven van een echtscheiding /verlating kan duiden op een ‘schijnverlating’. Fraudealertheid van medewerkers en een goed samenspel tussen betrokkenen is van belang.
Van de klant wordt verwacht dat hij wijzigingen direct doorgeeft. Dit wil zeggen, zodra de wijziging een feit is of zodra bekend is dat de wijziging zich voor zal doen. Wanneer uit bronnen blijkt dat de klant een wijziging niet heeft doorgegeven, is er feitelijk sprake van schending van de inlichtingenplicht.
De verantwoordelijkheid om wijzigingen door te geven ligt dus bij de klant. Wanneer hij eventuele wijzigingen niet (tijdig) doorgeeft aan de Dienst kan er conform de maatregelenverordening gehandeld worden. De gehanteerde richtlijn hierbij is dat de gemeenten er geen ‘hinder’ van mogen ondervinden.
3.5. Maandelijkse inkomstenspecificatie
De Sociale Dienst BBS stuurt maandelijks een inkomstenspecificatie naar alle klanten van wie bekend is dat ze werken naast de uitkering. Het doel hiervan is zicht krijgen op de hoogte van de inkomsten zodat bepaald kan worden of de uitkering gewijzigd moet worden. Het initiatief om het formulier te versturen ligt bij de uitkeringenadministratie. Het ingevulde formulier dient op de op het formulier vermelde datum ontvangen te zijn. Wanneer dit niet gebeurt, werkt de klant niet voldoende mee aan de rechtmatigheidscontrole. Conform de gemeentelijke maatregelenverordening kan dit gevolgen hebben in sanctionaire sfeer.
De nieuwe controlesystematiek van de gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest wordt gekoppeld aan de verschillende fasen in het ‘leven van de uitkering’. In dit hoofdstuk gaan we in op de controles die bij de aanvraag en gedurende de uitkering uitgevoerd worden.
Zoals eerder gezegd, worden klanten bij de aanvraag van een uitkering aan een controle onderworpen. Het frauderisico dat een klant met zich meebrengt, is bepalend voor hoe uitgebreid de aanvraagcontrole is die hij krijgt. In de volgende paragrafen wordt de controle die in deze aanvraagfase uitgevoerd wordt, beschreven.
4.1.1. Reguliere aanvraagcontrole
Het doel van de reguliere aanvraagcontrole is het vaststellen of de niet-risicovolle klant recht heeft op een uitkering.
De aanvraagcontrole wordt op alle niet-risicovolle klanten uitgevoerd.
De basis van de reguliere aanvraagcontrole is voor alle klanten dezelfde. Klanten met een verhoogd frauderisico worden onderworpen aan de onder § 4.1.2 beschreven controle bij de aanvraag van een uitkering.
Onderstaand schema geeft een overzicht van de stappen in de aanvraagcontrole, waarna een tekstuele toelichting volgt.
Er wordt een afspraak met de klant gepland voor een intakegesprek. Tijdens het intakegesprek wordt ingegaan op de rechten en plichten van het hebben van een uitkering. Tevens wordt ingegaan op de gevolgen van het niet nakomen van de plichten inzake rechtmatigheid.
Doelmatigheid wordt in een apart intakegesprek met het reïntegratiebedrijf / de gemeentelijke klantmanager besproken.
Aan het begin van het gesprek legitimeert de klant zich met een geldig, landelijk geaccepteerd identiteitsbewijs (paspoort, vreemdelingendocument, rijbewijs of identiteitskaart). De consulent controleert het bewijs op documentechtheid. Er wordt speciale aandacht besteed aan het verifiëren of het identiteitsbewijs daadwerkelijk uitgegeven is aan degene die de uitkering aanvraagt.
Gedurende het contact met de klant is de medewerker fraudealert. Dit wil zeggen dat de consulent direct reageert op eventuele signalen die de klant tijdens het gesprek afgeeft door door te vragen en om opheldering te vragen.
Het Fraudekompas (§ 3.1) kan bij het herkennen en weerleggen /verifiëren van de signalen als hulpmiddel dienen.
De inkomensconsulent waakt ervoor dat hij geen verkeerde verwachtingen schept bij de klant over de toekenning van de uitkering.
De verantwoordelijke inkomensconsulent zorgt ervoor dat de volgende bronnen geraadpleegd worden:
Het doel is het traceren van eventuele signalen die kunnen duiden op fraude door de klant. Deze signalen worden in stap 5 van de controle verder onderzocht.
Enkele vragen die de consulent zich zelf kan stellen, zijn: Is de klant bekend in het GBA-systeem? Staat hij ingeschreven op het opgegeven woonadres? Staan er andere mensen ingeschreven op hetzelfde woonadres? Heeft de klant een of meerdere auto’s op zijn naam staan? Om wat voor auto gaat het?
3. Onderzoeken CWI-documentatie & bank- /giroafschriften
Vervolgens neemt de consulent de door het CWI aangeleverde documentatie (inclusief bank- /giroafschriften) behorend bij de uitkeringsaanvraag, door. Er wordt expliciet aandacht besteed aan eventuele signalen die de CWI-adviseur heeft verwoord in de overdrachtsrapportage.
4. Onderzoeken klantdossier (bij voormalige klanten)
Wanneer de klant eerder een uitkering heeft aangevraagd en toegekend heeft gekregen, wordt een dossieronderzoek uitgevoerd. ‘Eerder’ wil zeggen gedurende de periode januari 2003 tot op heden. Ook hier is het doel signalen die kunnen duiden op fraude traceren.
Alle signalen die in de stappen 1 t/m 4 zijn getraceerd, voor zover ze nog niet geverifieerd dan wel weerlegd zijn, worden nader onderzocht. Hiertoe worden de principes van signaalsturing gehanteerd. De stappen van het signaalonderzoek staan in § 4.2.1 omschreven.
De inkomensconsulent consulteert de fraudecontroleur bij de aanvraagcontrole. Daarnaast is hij vrij collega-consulenten te consulteren over de afhandeling van de aanvraag.
Na afronding van het signaalonderzoek heeft de inkomensconsulent een beeld van de klant en of hij recht op uitkering heeft of niet. Afhankelijk van het besluit van de consulent wordt het advies gedaan de uitkering toe te kennen dan wel af te wijzen. Na toetsing kan de administratieve afronding gestart worden.
Wanneer de inkomensconsulent vermoedt dat er ‘iets aan de hand is’, maar er niet in slaagt om het bewijs rond te krijgen, kan hij besluiten om de klant als risicovol aan te merken (voor zover dit niet al het geval is). Dit wordt in het rapport verwoord en bij accordering door de toetser verwerkt in GWS4All door de klant als verhoogd risico aan te merken.
4.1.2. Risicovolle aanvraagcontrole
Het doel van de risicovolle aanvraagcontrole is het vaststellen of de risicovolle klant recht heeft op een uitkering.
De aanvraagcontrole wordt op alle als risicovol aangemerkte klanten uitgevoerd. Met andere woorden het gaat om klanten die passen in een of meerdere van risicoprofielen.
De inhoudelijke stappen van de aanvraagcontrole van de klanten met een verhoogd risico, zijn afhankelijk van het fraudesoort waar ze een risico op vormen. Het intensieve controleprotocol behorend bij de fraudesoort is de basis voor de aanvraagcontrole van de klant.
Onderstaand schema geeft een overzicht van de stappen in de aanvraagcontrole, waarna een tekstuele toelichting volgt.
Net als bij de niet-risicovolle klanten is de eerste stap in de aanvraagcontrole een intakegesprek met de klant. Ook bij deze klanten wordt in het gesprek ingegaan op de rechten en plichten van het hebben van een uitkering. Tevens wordt ingegaan op de gevolgen van het niet nakomen van de plichten inzake recht- en doelmatigheid.
Doelmatigheid wordt in een apart intakegesprek met het reïntegratiebedrijf / de gemeentelijke klantmanager besproken.
2. Onderzoeken CWI-documentatie & bank- /giroafschriften
Vervolgens neemt de consulent de door het CWI aangeleverde documentatie (inclusief bank /giroafschriften) behorend bij de uitkeringsaanvraag door. Er wordt expliciet aandacht besteed aan eventuele signalen die de CWI-adviseur heeft verwoord in de overdrachtsrapportage.
3. Onderzoeken klantdossier (bij voormalige klanten)
Wanneer de klant eerder een uitkering heeft aangevraagd en toegekend heeft gekregen, wordt een dossieronderzoek uitgevoerd. Ook hier is het doel signalen die kunnen duiden op fraude traceren.
4. Intensieve controle uitvoeren
Voordat een klant gecontroleerd kan worden, dient vastgesteld te worden voor welke fraudesoort dit moet gebeuren. De gemeenten onderscheiden controleprotocollen voor de volgende fraudesoorten:
Het controleprotocol voor het fraudesoort waar de klant een verhoogd risico op vormt, wordt gevolgd om invulling te geven aan de controle van de klant. Wanneer de klant op meerdere fraudesoorten een risico vormt, worden meerdere protocollen gevolgd.
Omdat bij intensieve controles er vaker persoonlijk contact tussen de consulent en de klant kan zijn, moet gekeken worden of gesprekken/huisbezoeken niet gecombineerd kunnen worden.
Alle signalen die in de stappen 1 t/m 4 zijn getraceerd, voor zover ze nog niet geverifieerd dan wel weerlegd zijn, worden nader onderzocht. Hiertoe worden de principes van signaalsturing gehanteerd. De stappen van het signaalonderzoek staan in § 4.2.1 omschreven.
De inkomensconsulent consulteert de fraudecontroleur bij de aanvraagcontrole. Daarnaast kan hij ervoor kiezen om collega-consulenten te raadplegen over de aanvraagafhandeling.
Na afronding van het signaalonderzoek heeft de inkomensconsulent een beeld van de klant en of hij recht op uitkering heeft of niet. Afhankelijk van het besluit van de consulent wordt het advies gedaan de uitkering toe te kennen dan wel af te wijzen. Na toetsing kan de administratieve afronding gestart worden.
Wanneer na de aanvraagcontrole de inkomensconsulent van mening is dat de klant onterecht als risicovol is aangemerkt, kan hij besluiten om de klant als niet-risicovol aan te merken. Dit verwoordt hij in zijn rapport en bij accordering door de toetser verwerkt hij het gegeven in GWS4All door de klant als niet-risicovol aanmerken.
Na toekenning van de uitkering wordt de rechtmatigheid van klanten gecontroleerd volgens een bepaalde systematiek. Een samenstel van de volgende controle-instrumenten kunnen ingezet worden:
In de paragrafen § 4.2.1 t/m 4.2.3 worden deze controle-instrumenten afzonderlijk toegelicht.
Toelichting op keuze ‘controlepakketten’
Welke ‘pakket’ aan controle-instrumenten een klant krijgt en welke medewerkers daarbij betrokken zijn, is afhankelijk van een tweetal factoren:
Sommige klanten nemen actief deel aan een doelmatigheidstraject. Dit traject kan uitbesteed zijn aan een extern reïntegratiebedrijf. De gemeentelijke klantmanager regisseert ‘op afstand’, namelijk op basis van kwartaalrapportages van de reïntegratiecoach van de klant. Voor deze groep klanten geldt dat er ook vertrouwd wordt op de fraudealertheid van een externe partij die signalen doorgeeft aan de klantmanager. Die speelt ze vervolgens door naar de voor handhaving verantwoordelijke inkomensconsulent van de Sociale Dienst BBS.
Andere klanten worden door een klantmanager van de gemeente begeleid. Voor deze groep geldt dat ze eens per jaar direct contact hebben met hun klantmanager waaruit eventuele signalen opgepikt en doorgespeeld worden aan de inkomensconsulent.
Een laatste groep klanten heeft geen gemeentelijke klantmanager. Voor deze groep geldt dat er vertrouwd wordt op het contact tussen de klant en de inkomensconsulent voor het oppikken van signalen.
In principe kunnen alle klanten aan een themacontrole onderworpen worden. Of dit daadwerkelijk het geval is, is afhankelijk van het gekozen thema. Hetzelfde geldt voor signaalonderzoeken. Hier is doorslaggevend of de klant daadwerkelijk signalen ‘afgeeft’. Wanneer signalen uitblijven, vindt er geen controle plaats.
In het volgende overzicht wordt aangegeven uit welke instrumenten de controle van elk ‘klanttype’ wordt samengesteld.
Het doel van dit onderzoek is het verifiëren/weerleggen van eventuele signalen die uit een of meerdere bronnen afgeleid worden.
Het signaalonderzoek wordt uitgevoerd onder alle klanten – ongeacht hun risico - die signalen afgeven die nader onderzoek waard zijn.
Dit controle-instrument is een uitwerking van het concept van signaalsturing en kan gedurende het hele jaar ingezet worden. Het moment waarop er daadwerkelijk een signaalonderzoek uitgevoerd wordt, is afhankelijk van wanneer de klant een signaal ‘afgeeft’. Het uitgangspunt is dat er geen signaalonderzoek plaatsvindt als er geen signalen zijn.
Signalen kunnen allerlei bronnen hebben, bijvoorbeeld een klantdossier, externe systemen als IB, GBA, SuwiNet-Inkijk etc, anonieme tips, de gemeentelijke klantmanager, de klant, waarneming van de inkomensconsulent zelf etc.
De controle krijgt vorm door alert te zijn op signalen en deze snel op te volgen en verder te onderzoeken en verifiëren.
Onderstaand schema geeft een overzicht van de stappen in het signaalonderzoek, waarna een tekstuele toelichting volgt.
De consulenten van de Sociale Dienst BBS kunnen beschikken over o.a. de volgende bronnen waaruit signalen te herleiden zijn:
In het Fraudekompas (§ 3.1) staan de signalen. Wanneer er geen signalen uit de bronnen komen, is er feitelijk niets aan de hand.
2. Verifiëren getraceerde signalen (groene traject)
Eventuele signalen die getraceerd zijn, worden in het groene traject door de inkomensconsulent geverifieerd/weerlegd. Dit houdt in dat hij het signaal onderzoekt teneinde vast te stellen of het op waarheid berust of niet. Kenmerkend voor het groene traject is dat de klant bij de verificatie/weerlegging betrokken wordt. De consulent kan hem vragen een verklaring op te stellen en te ondertekenen of een document mee te nemen waaruit duidelijkheid over het signaal verkregen kan worden. Een eventuele confrontatie van de klant met signalen kan in een persoonlijk contact (gesprek) plaatsvinden.
In het Fraudekompas wordt aangegeven hoe de inkomensconsulent te werk gaat bij het verifiëren /weerleggen van de signalen in het groene traject. Wanneer het fraudesignaal geverifieerd of weerlegd is, wordt de controle administratief afgehandeld en afgerond (zie stap 4).
3. Controle intensiveren (oranje traject)
Fraudesignalen die niet in het groene traject weerlegd zijn, worden intensiever gecontroleerd (oranje traject). Deze intensievere controle vindt plaats conform de relevante controleprotocollen.
Een uitzondering wordt gevormd door de situaties waarin het vermoede fraudebedrag groter is dan € 6.000,- of groter dan € 2.500,- bij klanten die eerder gefraudeerd hebben. De Sociale Recherche wordt in deze gevallen direct ingeschakeld (zie stap 4).
4. Overdragen naar Sociale Recherche
Wanneer na het oranje traject geen opheldering komt of het vermoede fraudebedrag boven de € 6.000 of ingeval van recidive € 2.500 ligt, wordt de Sociale Recherche ingeschakeld. In het rode traject worden opsporingsbevoegdheden ingezet om de fraude van de klant te bewijzen. De aanmelding van een klant verloopt namens het management team via de fraudecontroleur van de sociale dienst BBS.
Wanneer de controle-activiteiten in het groene of oranje traject en/of het onderzoek van de Sociale Recherche afgerond zijn, wordt de controle administratief afgehandeld en afgerond. Indien fraude daadwerkelijk vastgesteld wordt, dan wordt:
De uitkeringsadministratie zorgt voor het verwerken van het genomen besluit.
Het doel van het voortgangsgesprek is het bevestigen van de rechtmatigheid van de uitkeringsverstrekking.
Alle klanten die tot een groep behoren die als risicovol kan worden gekenschetst, worden aan dit controle-instrument onderworpen.
Het voortgangsgesprek richt zich op de rechtmatigheid van de uitkeringsverstrekking en andere behoeften van de klant op het gebied van zorg, bijzondere bijstand, schuldhulpverlening etc. Via het contact tussen de inkomensconsulent en de klant wordt een moment georganiseerd waarop de klant signalen kan afgeven waarna signaalsturing in werking kan gaan.
Het aantal voortgangsgesprekken in een jaar van een klant is afhankelijk van het risico op fraude dat hij met zich mee brengt. Risicovolle klanten krijgen maximaal drie voortgangsgesprekken in een jaar.
Ook de onderwerpen van het voortgangsgesprek zijn afhankelijk van het risico van de klant. Bij niet-risicovolle klanten heeft het voortgangsgesprek een algemeen karakter. Bij risicovolle klanten wordt in het voortgangsgesprek ingegaan op het specifieke fraudesoort waar ze een risico op vormen. Wanneer een klant op meerdere fraudesoorten een risico vormt, worden de onderwerpen gelijkmatig verdeeld over de diverse gesprekken in het jaar die de klant krijgt.
De planning van voortgangsgesprekken gedurende het jaar wordt centraal geregeld en wordt bepaald door de actuele werkvoorraad. Het idee is om dit zo onvoorspelbaar mogelijk voor de klanten te houden. Met andere woorden, het is niet de bedoeling om gesprekken met een vaste tussenpauze van twaalf maanden in te plannen. Een voorbeeld voor een risicovolle klant (frequentie maximaal drie keer per jaar):
Vanwege de onvoorspelbaarheid weet de klant niet weet wanneer hij opgeroepen wordt en is de kans op woonfraude (niet verblijven) kleiner.
Om medewerkers houvast te bieden bij het voeren van dit gesprek zijn diverse checklisten ontwikkeld en beschikbaar gesteld:
Het gesprek kan verschillende vormen aannemen: telefonisch, face-to-face gesprek, gekoppeld aan een huisbezoek bij de klant thuis etc. De vakkennis van de inkomensconsulent is hierbij van belang.
Minimaal eens per jaar heeft de klant een voortgangsgesprek in het kader van doelmatigheid. Dit gesprek is met een coach van het reïntegratiebedrijf of de gemeentelijke klantmanager. Tijdens het gesprek is de coach/klantmanager alert op signalen. Wanneer signalen opgepikt worden, wordt de inkomensconsulent direct ingelicht door de klantmanager.
Onderstaand schema geeft een overzicht van de stappen in het voortgangsgesprek, waarna een tekstuele toelichting volgt.
Er wordt een afspraak voor het gesprek gemaakt. Zowel datum, tijdstip als plaats worden afgesproken en aan de klant en de inkomensconsulent bevestigd.
2. Onderwerp(en) voortgangsgesprek bepalen
Bij klanten die risicovol zijn, wordt naast de twee onderwerpen ingegaan op onderwerpen die betrekking hebben op het specifieke fraudesoort waar ze een verhoogd risico op vormen. Welk onderwerp in het gesprek aan bod komt, is afhankelijk van het aantal fraudesoorten waarop de klant een risico vormt en het aantal onderzoeken dat de klant in een jaar krijgt. Gestreefd wordt naar een gelijkmatige verdeling van onderwerpen over de gesprekken.
In het gesprek met de klant gaat de verantwoordelijke medewerker in op de in stap 2 bepaalde onderwerpen. Hierbij kunnen de ontwikkelde checklists gebruikt worden. De medewerker is alert op signalen die de klant tijdens het gesprek afgeeft en ‘vraagt door’ bij onduidelijkheden/ fraudevermoedens.
Naar aanleiding van een voortgangsgesprek kan een signaalonderzoek gestart worden. Dit is een aparte controle die uitgevoerd wordt. In het kader van dit signaalonderzoek kan de klant nogmaals opgeroepen worden.
De inkomensconsulent stelt een rapport op. Wanneer er een signaalonderzoek is gestart naar aanleiding van signalen die in het voortgangsgesprek zijn afgegeven, wordt in het rapport ook op die resultaten ingegaan. Het besluit wordt na toetsing van het rapport administratief verwerkt voor zover het gevolgen voor de uitkering heeft: aanpassen uitkering, terugvorderen, opleggen maatregel, beëindigen uitkering etc.
De laatste controlevorm die de gemeenten uitvoeren, zijn themacontroles. Dit zijn controles gericht op thema’s waaraan de gemeenten frauderisico’s gekoppeld hebben.
Het doel van de themacontrole is het uitgebreid controleren van klanten vanuit een bepaalde risicobeleving gelet op bepaalde persoons-, arbeidsgerelateerde, gedrags –, historische, leefvorm en financiële kenmerken. Een themacontrole kan direct leiden tot fraudeconstatering, maar leidt veelal tot signalen die verder onderzoek behoeven.
Alle klanten kunnen in aanmerking komen voor deze themacontroles. Welke individuele klanten dat zijn, is afhankelijk van de thema’s. De controles worden uitgevoerd bij een geselecteerde groep klanten.
Aan deze themacontroles worden klanten onderworpen die kenmerken hebben waaraan de gemeente frauderisico koppelt. De volgende controles zijn als voorbeeld genoemd:
De themacontrole kent de volgende stappen.
In principe kunnen alle klanten deelnemen aan een themacontrole. Het is niet zo dat bepaalde klanten ‘vrijgesteld’ zijn van een dergelijke controle. Of een individuele klant daadwerkelijk meedoet aan themacontrole is afhankelijk van het gekozen thema.
Voor elk thema wordt een selectieprofiel bestaande uit objectieve klantkenmerken, opgesteld. Op basis van het profiel wordt een selectie gemaakt van klanten die in de controle meegenomen worden.
Afhankelijk van de controle verschillen de concrete werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden en de medewerkers/instellingen die erbij betrokken moeten worden. Voordat gestart wordt met de uitvoering van de controle worden de werkzaamheden geïnventariseerd en uitgewerkt in een protocol. In het protocol is duidelijk omschreven wie wat doet en wanneer.
Ook wordt gekeken naar de planning en eventuele hulpmiddelen die nodig zijn om de controle uit te voeren. Gedacht kan worden aan gegevensbestanden of werkgeversverklaringen. Het is belangrijk dat de benodigde middelen (randvoorwaarden voor de themacontrole) georganiseerd worden voordat met de controlewerkzaamheden begonnen wordt.
De controlewerkzaamheden worden conform het opgestelde protocol uitgevoerd. Eventuele signalen worden verder onderzocht en de klant wordt om opheldering gevraagd.
De controle wordt administratief afgehandeld en afgerond. Indien fraude daadwerkelijk vastgesteld is, dan wordt
De resultaten van de controles worden geëvalueerd teneinde vast te stellen of het vermoede risico gegrond was. Ongegronde risicovermoedens worden in de toekomst niet meer via een dergelijke themacontrole gecontroleerd.
De uitkering kan om verschillende redenen worden beëindigd: de klant heeft werk gevonden, er is fraude geconstateerd, de klant beschikt over inkomsten of vermogen boven het vrij te laten bedrag etc.
Zoals eerder gezegd, wordt erop vertrouwd dat de bronnen en controles voldoende effectief zijn zodat ze eventuele fraude aan het licht stellen. Als er gedurende de periode vanaf de laatste reguliere controle tot aan de beëindiging van de uitkering signalen getraceerd zijn, zijn deze onderzocht en is eventuele fraude opgespoord.
Tot dusver de beschrijving van de controlesystematiek van de Sociale Dienst van de gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest.
2. Gebruiksinstructie mutatieformulier
3. Voorbeeld Intensief controleprotocol
Bijlage 2: Gebruiksinstructie Mutatieformulier
Bijlage 3: Voorbeeld Intensief controleprotocol
‘Niet verblijven op aangegeven adres’
Protocol Samenwonen /niet verblijven
De verantwoording vindt o.a. plaats door middel van het Vodu (Verslag over de uitvoering) en een financiële jaaropgave. Bij laatstgenoemde dient een accountantsverklaring te worden overgelegd, waarin aangegeven wordt of de gemeente al dan niet correct de rechtmatigheid van de verstrekte uitkeringen heeft vastgesteld.
Recidivisten zijn uitkeringsgerechtigden bij wie binnen een periode van vijf jaar na het opleggen van een maatregel, opnieuw fraude geconstateerd wordt.
De medewerkers zijn getraind in het onderzoeken van genoemde bronnen en het gebruiken van het Fraudekompas om fraudesignalen te herkennen.
RDW is slechts toegankelijk voor de fraudecontroleur van de Sociale Dienst BBS.