Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het dagelijks bestuur van het stadsgewest Haaglanden

Artikel 1 Vergaderingen

• 1. Het dagelijks bestuur vergadert in de regel éénmaal per veertien dagen op woensdag, op een in onderling overleg voor de reguliere vergaderingen vast te stellen tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of twee andere leden van het dagelijks bestuur dit nodig achten. In het laatste geval verzoeken zij onder opgave van redenen aan de voorzitter de vergadering bijeen te roepen.

• 2. Voorafgaande aan ieder jaar worden door het dagelijks bestuur de data vastgesteld voor de reguliere vergaderingen.

• 3. De vergaderingen worden als regel gehouden in beslotenheid.

• 4. Indien het dagelijks bestuur daarmee instemt, kunnen andere personen bij een of meer onderdelen van de vergadering aanwezig zijn en kunnen deze op verzoek van de voorzitter deelnemen aan de beraadslagingen.

• 5. Berichten van verhindering dienen tijdig van te voren te worden gemeld bij de sector algemene zaken van het stadsgewest.

Artikel 2 Agenda

• 1. Voor de reguliere vergaderingen wordt aan de leden van het dagelijks bestuur een agenda toegezonden.

• 2. Verzending van deze agenda met de bijbehorende stukken vindt als regel plaats op de woensdag in de week voorafgaand aan de vergadering van het dagelijks bestuur.

Artikel 3 Aanbieding en behandeling voorstellen

• 1. De in de vergaderingen van het dagelijks bestuur te behandelen voorstellen worden uiterlijk de dinsdag de week voorafgaande aan de vergadering, vóór 14.00 uur, aangeboden aan de sector algemene zaken. De voorstellen dienen te zijn geaccordeerd door de betrokken portefeuillehouder uit het dagelijks bestuur.

• 2. Na het in het eerste lid genoemde tijdstip is aanbieding van voorstellen, c.q. aanmelding van agendapunten voor de eerstvolgende reguliere vergadering uitsluitend mogelijk indien in overleg tussen de betrokken portefeuillehouder en de secretaris vast komt te staan dat behandeling geen uitstel duldt.

• 3. In de agenda wordt onder meer onderscheid gemaakt in conform vast te stellen voorstellen en voorstellen ter bespreking.

• 4. Indien de aard en de strekking van de voorstellen zich daartegen niet verzetten, kunnen conform vast te stellen voorstellen separaat en/of in de vorm van groslijsten ter besluitvorming aan het dagelijks bestuur worden voorgelegd. De strekking van de voorgestelde besluiten dient helder en eenduidig te zijn geformuleerd. De bij de groslijsten behorende onderliggende stukken liggen voor de leden van het dagelijks bestuur ter inzage.

• 5. Over de conform vast te stellen voorstellen vindt in beginsel geen beraadslaging plaats. Indien een dergelijk voorstel daartoe niettemin aanleiding geeft, wordt de behandeling als regel aangehouden tot de volgende reguliere vergadering, in welke vergadering het voorstel ter bespreking op de agenda wordt geplaatst.

• 6. De voorstellen ter bespreking dienen voorzien te zijn van toereikende informatie, de gevolgde en te volgen procedure, alsmede de financiële gevolgen hieronder mede begrepen, om bespreking en voor zover van toepassing besluitvorming mogelijk te maken. De strekking van de voorgestelde besluiten dient helder te zijn geformuleerd.

• 7. De secretaris ziet er voorafgaande aan de toezending op toe, dat de voorgestelde besluiten helder en eenduidig zijn geformuleerd, dat de benodigde voorbereidingsprocedures zijn gevolgd en dat de voorstellen zijn voorzien van toereikende informatie.

Artikel 4 Verslaglegging

• 1. De secretaris draagt zorg voor een besluitenlijst van de vergadering.

• 2. De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a.

    de namen van de aanwezige leden en andere personen die aan de beraadslaging hebben deelgenomen, c.q. daarbij aanwezig zijn geweest.

  • b.

    de namen van de afwezige leden;

  • c.

    een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest;

  • d.

    een formulering van de door het dagelijks bestuur genomen besluiten en gemaakte afspraken;

• 3. Met inachtneming van het gestelde in artikel 5, tweede lid, worden stemverhoudingen uitsluitend vermeld op verzoek van één of meer leden van het dagelijks bestuur.

• 4. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzetten, wordt de besluitenlijst openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van het algemeen bestuur.

• 5. Indien tijdens de vergadering besprekingen worden gevoerd met derden, wordt daarvan indien daar aanleiding voor is een afzonderlijk verslag gemaakt.

• 6. Het gestelde in het vijfde lid is niet van toepassing op toelichtingen die door ambtenaren van het stadsgewest op verzoek van het dagelijks bestuur of de voorzitter worden gegeven.

Artikel 5 Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Een lid kan desgewenst aantekening verkrijgen tegen te hebben gestemd dan wel zich zijn stem te hebben voorbehouden.

• 3. Indien een lid van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid wordt toegepast.

• 4.

  • a.

    Indien een lid van het dagelijks bestuur dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming is beperkt tot twee personen en de stemmen staken beslist het lot.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen dan heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebbe verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 6 Verdeling van de werkzaamheden

• 1. Het dagelijks bestuur stelt aan het begin van iedere zittingsperiode en tussentijds indien nodig de verdeling van werkzaamheden tussen de leden van het dagelijks bestuur vast. Van deze portefeuilleverdeling wordt mededeling gedaan aan het algemeen bestuur. Bij de verdeling van de werkzaamheden wordt tussen de leden van het dagelijks bestuur onderling tevens de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis geregeld.

• 2. In afwijking van het gestelde in het eerste lid, kan het dagelijks bestuur in bijzondere gevallen besluiten een plaatsvervangend lid van het dagelijks bestuur, als bedoeld in artikel 34, tweede lid van de Regeling stadsgewest Haaglanden 1995, voor een bepaalde periode te belasten met een portefeuille of met de vervanging van een portefeuille.

• 3. Aan het begin van iedere zittingsperiode en tussentijds indien nodig stelt het dagelijks bestuur uit zijn middende vertegenwoordigingen van het dagelijks bestuur in externe organen vast. Bij de verdeling van deze werkzaamheden wordt tevens de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis geregeld.

• 4. In afwijking van het gestelde in het derde lid kan het dagelijks bestuur in bijzondere gevallen een lid van het college van burgemeester en wethouders van een deelnemende gemeente of een ambtenaar van het stadsgewest aanwijzen.

Artikel 7 Nadere regelingen

• 1. Het dagelijks bestuur kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, voorzieningen treffen ten aanzien van onderwerpen, welke in dit Reglement niet, of naar zijn oordeel niet voldoende, zijn geregeld.

• 2. Het dagelijks bestuur beslist over de geschillen die omtrent de uitlegging en de toepassing van dit Reglement rijzen.

Artikel 8 Aanhaling

Dit Reglement kan worden aangehaald als Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het dagelijks bestuur van het stadsgewest Haaglanden.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit Reglement treedt in werking op de dag volgend op die van zijn vaststelling.