Inkoop- en aanbestedingsbeleid stadsgewest Haaglanden 2013

1 Definities

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Contractant: De in de overeenkomst genoemde wederpartij van Stadsgewest Haaglanden.

Diensten: Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

StadsgewestHaaglanden: Het regionaal openbaar lichaam Stadsgewest Haaglanden, zetelend te Den Haag.

Inkoop: (Rechts)handelingen van Stadsgewest Haaglanden gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Leveringen: Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Offerte: Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag: Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van Stadsgewest Haaglanden voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG.

Ondernemer: Een ‘Aannemer’, een ‘Leverancier’ of een ‘Dienstverlener’.

Werken:Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

2 Doelstellingen

Stadsgewest Haaglanden wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• a.

  Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

  Stadsgewest Haaglanden leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt Stadsgewest Haaglanden efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de Stadsgewest Haaglanden middelen staan centraal. Stadsgewest Haaglanden houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot zijn opdrachten.

• b.

  Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

  Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen Stadsgewest Haaglanden en de Contractant. Stadsgewest Haaglanden spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

• c.

  Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding

  Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan Stadsgewest Haaglanden ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

• d.

  Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatie- niveau van Stadsgewest Haaglanden

  Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van Stadsgewest Haaglanden en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van Stadsgewest Haaglanden doelstellingen.

• e.

  Stadsgewest Haaglanden stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.

  Zowel Stadsgewest Haaglanden als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Stadsgewest Haaglanden verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan Stadsgewest Haaglanden hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). Stadsgewest Haaglanden maakt, waar mogelijk, gebruik van de uniforme ‘eigen verklaring’.

3 Juridische uitgangspunten

• 3.1.Algemeen juridisch kader

  • a.

    Stadsgewest Haaglanden leeft de relevante wet- en regelgeving na.

    Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door Stadsgewest Haaglanden restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

  . Aanbestedingswet2012: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor het verstrekken van overheidsopdrachten boven de Europese drempelwaarden, en – beperkt – voor het sluiten van overeenkomsten die niet onder de Aanbestedingsrichtlijnen vallen, alsmede de rechtsbescherming bij Europese aanbestedingen. Onder de Aanbestedingswet 2012 valt de

  volgende lagere regelgeving: Aanbestedingsbesluit. Onder het Aanbestedingsbesluit valt de volgende lagere regelgeving: Eigen verklaring, ARW 2012, Gids Proportionaliteit.

  . Europesewet-enregelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De EU-verdragen en de ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

  . BurgerlijkWetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

  . Gemeentewetc.q.Wetgemeenschappelijke regelingen: het wettelijke kader voor Stadsgewest Haaglanden.

• 3.2Uniforme documenten

  Stadsgewest Haaglanden streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij sprake is van een uitzonderingssituatie die afwijking rechtvaardigt. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.

  Stadsgewest Haaglanden past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:

  

  •  •

    Aanbestedingsreglement werken 2012 ( ARW 2012) (bij het verstrekken van opdrachten voor werken of aan werken gerelateerde leveringen en diensten, ongeacht de waarde van de opdracht),

  • •

    Uniforme klachtenregeling,

  • •

    Gids Proportionaliteit,

  • •

    Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten.

• 3.3Algemene beginselen bij Inkoop

  a  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

  Stadsgewest Haaglanden neemt bij het sluiten van schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel voor het verrichten van werken, leveringen of diensten conform hoofdstuk 1.2 van de Aanbestedingswet 2012 de volgende beginselen in acht:

  • •

    Objectiviteit:Stadsgewest Haaglanden kiest op objectieve gronden (ongeacht de waarde van de overeenkomst) (i) welk type aanbestedingsprocedure hij gebruikt en (ii) welke ondernemers hij toelaat tot de procedure.

  • •

    Gelijke behandeling: Stadsgewest Haaglanden behandelt ondernemers bij het houden van Europese, nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen op gelijke wijze. Dit betekent, dat gelijke omstandigheden niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  • •

    Non-discriminatie: Stadsgewest Haaglanden behandelt ondernemers bij het houden van een Europese en nationale aanbesteding op non-discriminatoire wijze. Dit betekent dat zij niet op grond van nationaliteit worden gediscrimineerd.

  • •

    Transparantie: Stadsgewest Haaglanden handelt transparant bij het houden van Europese en nationale aanbestedingen. Dit betekent, dat de gevolgde procedure navolgbaar (en dus controleerbaar) is. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Stadsgewest Haaglanden deelt bij een meervoudig onderhandse aanbesteding alle inschrijvers de gunningsbeslissing met de relevante redenen voor deze beslissing mee.

  • •

    Proportionaliteit (evenredigheid): Stadsgewest Haaglanden stelt bij het houden van Europese, nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers, de inschrijvingen en het te sluiten contract die in een redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. Stadsgewest Haaglanden houdt zich aan de Gids Proportionaliteit, tenzij sprake is van een uitzonderingssituatie die afwijking rechtvaardigt.

  • •

    Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van Stadsgewest Haaglanden.

  b  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  Stadsgewest Haaglanden neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

• 3.4Grensoverschrijdend belang

  Voorafgaand aan Inkoop (d.w.z. het sluiten van een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst) vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Is dit het geval dan past Stadsgewest Haaglanden de hierboven genoemde beginselen toe die van toepassing zijn op Europese aanbestedingen.

  Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

  Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

  Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal Stadsgewest Haaglanden een passende mate van openbaarheid in acht nemen, een en ander conform artikel 1.9 Aanbestedingswet 2012. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal Stadsgewest Haaglanden in ieder geval op TenderNed en haar website plaatsen.

• 3.5Mandaat en volmacht

  Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van Stadsgewest Haaglanden. Stadsgewest Haaglanden wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

• 3.6Afwijkingsbevoegdheid

  Indien sprake is van een uitzonderingssituatie die afwijking van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid rechtvaardigt is afwijking toegestaan. Dit geldt ook voor afwijking van de drempelbedragen genoemd in het schema sub 5.6. Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het dagelijks bestuur van Stadsgewest Haaglanden en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

4 Ethische en ideële uitgangspunten

• 4.1.Integriteit

  • a.

     Stadsgewest Haaglanden stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

    Stadsgewest Haaglanden heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

  • b.

     Stadsgewest Haaglanden contracteert enkel met integere Ondernemers.

    Stadsgewest Haaglanden wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Stadsgewest Haaglanden toetst Ondernemers op de toepasselijkheid van uitsluitingsgronden en verlangt het overleggen van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

  Slechts indien sprake is van een uitzonderingssituatie die afwijking rechtvaardigt kan Stadsgewest Haaglanden afzien van uitsluiting van een Ondernemer die valt onder de uitsluitingsgronden of die geen Gedragsverklaring Aanbesteden kan overleggen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als (i) sprake is van dwingende redenen van algemeen belang, (ii) de Ondernemer naar het oordeel van Stadsgewest Haaglanden voldoende maatregelen heeft genomen om het geschonden vertrouwen te herstellen, of (iii) indien naar het oordeel van Stadsgewest Haaglanden uitsluiting niet proportioneel is met het oog op de tijd die is verstreken sinds de veroordeling en gelet op het voorwerp van de opdracht.

• 4.2Duurzaam Inkopen

  • a.

     Bij Inkopen neemt Stadsgewest Haaglanden milieuaspecten in acht.

    Stadsgewest Haaglanden streeft er naar om duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

  • •

    Bij de product- en marktanalyse inventariseert Stadsgewest Haaglanden welke Werken, Leveringen of Diensten die rekening houden met duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

  • •

    In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden indien mogelijk duurzaamheidscriteria opgenomen.

  • •

    Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn door Agentschap.nl zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Stadsgewest Haaglanden past deze toe, tenzij sprake is van een uitzondering die afwijking rechtvaardigt.

  • b.

    Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Stadsgewest Haaglanden heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Stadsgewest Haaglanden spant zich daarom in om een ‘social return’-verplichting van minimaal 5% te verlangen bij het sluiten van een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor het verrichten van werken, leveringen of diensten (ongeacht de waarde).

  In bepaalde situaties is het niet mogelijk of wenselijk om social return toe te passen. Deze (niet-limitatieve) uitsluitingsgronden zijn:

  • •

    Indien door social return verdringing zou optreden;

  • •

    Indien door de aard van de overeenkomst geen geschikt aanbod op de regionale arbeidsmarkt voorhanden is (zulks ter beoordeling van gemeente/UWV);

  • •

    Indien door lokale en regionale arbeidsmarktkenmerken er geen match tussen vraag en aanbod mogelijk is (zulks ter beoordeling van gemeente/UWV);

  • •

    Indien toepassing van social return disproportionele inspanningen of kosten met zich meebrengt.

  Onder ‘social return’ verstaat Stadsgewest Haaglanden het opnemen van een voorwaarde in de overeenkomst ten behoeve van het creëren van extra werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. Door inzet van social return worden extra werk(ervarings)plaatsen gecreëerd (bovenop de bestaande formatie van de opdrachtnemer) en daarmee het bestaande arbeidsmarkt- en re-integratiebeleid ondersteund. Doel hiervan is het bevorderen van de uitstroom naar werk en het instrument is gericht op alle mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt die zonder re-integratieondersteuning niet aan het werk kunnen. Door het op deze wijze creëren van extra arbeidsplaatsen, kan de doelgroep participeren naar vermogen waardoor er sprake is van extra productiviteit die anders onbenut zou blijven. Om het doel van social return te bereiken kunnen opdrachtnemers die zelf in hun bedrijfsvoering een vorm van social return toepassen dit niet in mindering brengen op de gevraagde % inzet social return. Er is dus geen sprake van een quotum.

  Door Stadsgewest Haaglanden worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon/leefbaar inkomen) tot stand komen of zijn gekomen.

• 4.3Innovatie

  Stadsgewest Haaglanden moedigt – daar waar mogelijk– innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat Stadsgewest Haaglanden ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

5 Economische uitgangspunten

• 5.1.Product- en marktanalyse

  Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

  Stadsgewest Haaglanden acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

• 5.2Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

  • a.

    Stadsgewest Haaglanden acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

    Stadsgewest Haaglanden streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Stadsgewest Haaglanden moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

  • b.

    Stadsgewest Haaglanden kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

    Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van Stadsgewest Haaglanden door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Stadsgewest Haaglanden kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

• 5.3Lokale economie en MKB

  • a.

    Stadsgewest Haaglanden heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

    In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en Stadsgewest Haaglanden moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.

  • b.

    Stadsgewest Haaglanden heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

    Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Stadsgewest Haaglanden houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Stadsgewest Haaglanden streeft ernaar een deel van haar inkoopvolume te gunnen aan het MKB. MKB staat voor midden- en kleinbedrijf zoals door de Europese Commissie gedefinieerd in aanbeveling 2003/362/EG. Dit kan Stadsgewest Haaglanden doen door gebruik te maken van de zogenaamde percelenregeling op grond waarvan opdrachten enkelvoudig of meervoudig onderhands kunnen worden gegund, het voorkomen van onnodig samenvoegen van opdrachten, het hanteren van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

• 5.4Samenvoegen van opdrachten

  Stadsgewest Haaglanden voegt opdrachten (ongeacht de waarde) niet onnodig samen. Alvorens samenvoeging plaatsvindt, slaat Stadsgewest Haaglanden in ieder geval acht op:

  • •

    De economische voor- en nadelen van samenvoeging;

  • •

    De samenstelling van de relevante markt en de invloed van samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het MKB;

  • •

    De organisatorische gevolgen en risico’s van samenvoeging van de opdracht voor Stadsgewest Haaglanden en de Ondernemer;

  • •

    De mate van samenhang van de opdrachten (d.w.z. of deze logisch samenhangen en onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn).

  Indien de in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid genoemde doelstellingen en uitgangspunten van Stadsgewest Haaglanden beter worden bereikt door samenvoeging van opdrachten, is geen sprake van ‘onnodig’ samenvoegen.

  Stadsgewest Haaglanden deelt een opdracht (ongeacht de waarde) op in meerdere percelen, tenzij Stadsgewest Haaglanden dit niet passend acht. Bij het bepalen of het opdelen in percelen passend is slaat Stadsgewest Haaglanden in ieder geval acht op:

  • •

    De samenstelling van de relevante markt (benodigde expertises);

  • •

    De mogelijkheid om het MKB in de gelegenheid te stellen in aanmerking te komen voor een deel van de opdracht;

  • •

    Afhankelijkheid van Ondernemers.

  Indien de in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid genoemde doelstellingen en uitgangspunten van Stadsgewest Haaglanden beter worden bereikt door een opdracht niet op te delen in meerdere percelen, is dit ‘passend’.

• 5.5Samenwerkingsverbanden

  Stadsgewest Haaglanden hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten.

• 5.6Bepalen van de inkoopprocedure

  • Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert Stadsgewest Haaglanden de volgende methode:

  Stadsgewest Haaglanden zal bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan Stadsgewest Haaglanden ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag. (Bedragen zijn exclusief BTW).

  LEVERINGEN en DIENSTEN

  Enkelvoudig	Tot € 50.000
  Meervoudig	Van € 50.000 tot Europees drempelbedrag
  Europese publicatie	Met duidelijk grensoverschrijdend  belang
  Europees	Vanaf Europees drempelbedrag

  WERKEN

  Enkelvoudig	Tot € 150.000
  Meervoudig	Van € 150.000 tot € 1.500.000
  Nationaal	Van  € 1.500.000 tot Europees drempelbedrag
  Nationaal+ Europese publicatie	Tot Europees drempelbedrag Met duidelijk grensoverschrijdend belang
  Europees	Vanaf Europees drempelbedrag

  NB: de Europese drempelbedragen worden elke twee jaar aangepast. Zij worden op de website van Stadsgewest Haaglanden en op HIP bekendgemaakt.

  Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

  Stadsgewest Haaglanden vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

  Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

  Stadsgewest Haaglanden vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.

  Nationaal aanbesteden

  Stadsgewest Haaglanden besteedt nationaal openbaar of niet-openbaar aan. Stadsgewest Haaglanden zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen op TenderNed.

  Europees aanbesteden

  Stadsgewest Haaglanden besteedt Europees openbaar of niet-openbaar aan.

  Stadsgewest Haaglanden bepaalt op basis van de volgende criteria de nadere keuze voor het type te volgen procedure, dan wel of sprake is van een uitzonderingssituatie die afwijking van voornoemde uitgangspunten rechtvaardigt:

  • •

    Doelmatigheid;

  • •

    Organisatorische consequenties;

  • •

    Omvang van de opdracht;

  • •

    Complexiteit van de opdracht;

  • •

    Kenmerken van de sector in kwestie (type van de opdracht, omvang, karakter en structuur van de markt, aantal potentiële inschrijvers);

  • •

    Lasten die met de procedure gemoeid zijn c.q. transactiekosten voor Stadsgewest Haaglanden en de Ondernemers;

  • •

    Gewenst eindresultaat;

  • •

    De in afdeling 2.2.2 van de Aanbestedingswet 2012 genoemde uitzonderingen op de toepassing van de openbare en de niet-openbare procedure (ongeacht de waarde van de opdracht).

  De hierna genoemde situaties worden in ieder geval geacht een ‘uitzonderingssituatie’ te zijn die afwijking rechtvaardigt in het geval sprake is van een overeenkomst waarvoor op grond van de Aanbestedingswet 2012 geen Europese aanbestedingsplicht geldt:

  • a)

    Er is sprake van een calamiteit (een niet voorzienbare noodsituatie).

  • b)

    Er is sprake van een bijzondere aanbieding, waarvan de aanvaarding kennelijk in het belang van Stadsgewest Haaglanden is.

  • c)

    Niet te voorziene vervolgopdrachten.

• 5.7Bepalen van keuze voor ondernemers die tot aanbesteding worden toegelaten

  Stadsgewest Haaglanden bepaalt per aanbesteding welke ondernemers er worden toegelaten.

  Stadsgewest Haaglanden houdt rekening met de volgende aspecten:

  • •

    Ervaring in de sector;

  • •

    Omvang en infrastructuur onderneming;

  • •

    Technische en professionele vaardigheden.

  Stadsgewest Haaglanden hanteert bij Europese aanbestedingen die onder deel 2 of deel 3 van de Aanbestedingswet 2012 vallen in beginsel geen omzet eis, tenzij sprake is van een uitzonderingssituatie die afwijking rechtvaardigt. Dit kan aan de orde zijn wanneer er daadwerkelijk risico’s zijn voor wat betreft de beschikbare capaciteit aan personeel en/of materieel ten behoeve van de tijdige, correcte oplevering van de opdracht door de uiteindelijke contractant.

• 5.8Het te hanteren gunningscriterium

  Stadsgewest Haaglanden hanteert bij Europese aanbestedingen die onder deel 2 of deel 3 van de Aanbestedingswet 2012 vallen in principe het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’. Daarbij wordt de integrale kostprijs in verhouding afgezet tegen de kwaliteit van de aangeboden Werken, Leveringen of Diensten.

  Slechts indien sprake is van een uitzonderingssituatie die afwijking rechtvaardigt hanteert Stadsgewest Haaglanden het gunningscriterium ‘laagste prijs’. Het gunningscriterium ‘laagste prijs’ zal alleen gebruikt worden, indien de gestelde eisen en randvoorwaarden zodanig zijn omschreven, dat zij voldoende waarborg zijn voor een goede uitvoering van de opdracht.

• 5.9Raming en financiële budget

  Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve vooraf- gaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Stadsgewest Haaglanden wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

• 5.10Eerlijke mededinging en commerciële belangen

  Stadsgewest Haaglanden bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert Stadsgewest Haaglanden een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Stadsgewest Haaglanden wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6 Organisatorische uitgangspunten

• 6.1.Inkoopproces

  Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

  

  stap	faseinkoop-proces	toelichting
  1	Voortraject	• Bepalen van inkoopbehoefte • Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse) • Raming en bepalen van het financiële budget • Keuze Offerteaanvraag
  2	Specificeren	• Opstellen van eisen en wensen • Omschrijven van de opdracht • Opstellen Offerteaanvraag
  3	Selecteren	• Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers • Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website en/of TenderNed • Offertes evalueren • Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) • Gunning aan winnende Ondernemer
  4	Contracteren	• Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant • Registreren getekende overeenkomst • Informeren afgewezen Ondernemers
  5	Bestellen	• Uitvoeren van de opdracht • Eventueel met het doen van bestellingen
  6	Bewaken	• Bewaken termijnen • Controleren nakoming afgesproken prestaties • Tijdige betaling facturen
  7	Nazorg	• Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd • Evalueren overeenkomst met Contractant

• 6.2Klachtenmeldpunt

  De klachtafhandeling zal plaatsvinden door de juristen van de vakgroep Juridische Zaken van het Stadsgewest Haaglanden en een ad hoc aan te wijzen materiedeskundige. Hierbij zal de procedure worden gevolgd zoals beschreven in hoofdstuk III van het advies “Klachtafhandeling Aanbesteden” uitgegeven door het Ministerie van Economische zaken in maart 2013.

• 6.3Verantwoordelijken

  Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Concernzaken is verantwoordelijk voor Inkoop. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.