| Overheidsorganisatie | Stadsgewest Haaglanden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Ziekteverzuim |
| Citeertitel | Regeling ziekteverzuim |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Ambtenarenwet, artikel 125
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-10-2012 | Onbekend | 13-06-2012 De Posthoorn d.d. 17-10-2012 e.a. |
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
medewerker: de ambtenaar in de zin van artikel 1:1, eerste lid, onder a van de CAR;
ziekteverzuimbegeleiding: het onderhouden van contact met de zieke medewerker, het nemen van maatregelen die het herstel kunnen bespoedigen en het bevorderen van re-integratie tijdens en na herstel;
eerste ziektedag: eerste dag tijdens de ziekte, waarop de medewerker recht heeft op bezoldiging (=werkdag). Hiertoe behoort ook een verlofdag (vakantiedag of compensatiedag);
passende arbeid: alle arbeid die, gezien de krachten en bekwaamheden van de medewerker, is berekend. Tenzij aanvaarding om redenen van lichamelijke, geestelijke of sociale aard niet van hem kan worden gevergd;
werkzaamheden in het kader van de re-integratie: loonvormende arbeid, die specifiek gericht is op terugkeer in de eigen dan wel passende arbeid waarover afspraken zijn vastgelegd in het plan van aanpak, bedoeld in artikel 7:9, derde lid van de CAR;
casemanager: de casemanager is degene die het ziekteverzuimproces begeleid, veelal de direct leidinggevende.
Bij ziekte meldt de medewerker dit op de eerste werkdag van de ziekte aan de direct leidinggevende (secretaris, controller, sectorhoofd dan wel afdelingshoofd) vòòr 9.15 uur.
Onder werkdag wordt verstaan de dag dat men normaal gesproken werkt en dus recht op bezoldiging heeft. Op een verlofdag ( vakantiedag of compensatiedag) heeft men recht op bezoldiging zodat ziekte op deze dag wel doorgegeven moet worden.
Is de direct leidinggevende niet aanwezig dan vindt ziekmelding plaats aan degene die daarvoor aangewezen is.
Is het verblijfsadres (bijvoorbeeld het ziekenhuis) anders dan het woonadres dan moet de medewerker hiervan bij de ziekmelding melding maken.
Is de oorzaak een ongeval dan dient de medewerker dit bij de ziekmelding door te geven.
Onverwijld wordt door de direct leidinggevende de ziekmelding (en eventueel het verblijfsadres) doorgegeven aan P&O bij e-mail.
P&O zorgt voor registratie van de ziekmelding bij de arbodienst. De medewerker ontvangt een kopie van de ziekmelding.
Is er sprake van een dienstongeval dan stelt de direct leidinggevende zo spoedig mogelijk een ongevallenrapport op ten behoeve van de arbeidsinspectie.
Het voeren van het ziekmeldingsgesprek en het verstrekken en verkrijgen van de noodzakelijke informatie is de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende.
De medewerker geeft de oorzaak van zijn verzuim door. Hij zal in ieder geval moeten melden wat de beperkingen zijn om het werk te doen.
Gesproken dient te worden over de verwachte duur van de ziekte, het overnemen van taken en het afzeggen van afspraken.
De medewerker moet aangeven waar hij tijdens de ziekte te bereiken is.
Duidelijk moet zijn wat het vervolg op dit gesprek is.
In overleg met de medewerker kan een ander persoon dan de direct leidinggevende als casemanager worden ingeschakeld.
Indien er op enig moment gedurende de ziekte van de werknemer naar verwachting van de arbodienst sprake is van dreigend langdurig ziekteverzuim dan legt de direct leidinggevende in ieder geval alle gegevens, documenten en correspondente vast die betrekking hebben op het verloop van het ziekteverzuim, het aantal feitelijke gewerkte uren, de ondernomen acties gericht op reïntegratie. De werknemer ontvangt de nodige afschriften.
De medewerker hoeft, als hij dat niet wil, niet aan zijn direct leidinggevende te zeggen wat de precieze gezondheidsklachten zijn. De zieke medewerker dient aan de direct leidinggevende te melden welke beperkingen hij ondervindt om aan het werk te gaan. Is dat bij de direct leidinggevende niet bekend dan kan immers niet beoordeeld worden of en welke actie noodzakelijk is en kan dus niet aan de wettelijke verplichtingen op het gebied van verzuimbegeleiding en werkhervatting worden voldaan.
De medewerker is gerechtigd op eigen verzoek een afspraak te maken met de arbo-arts.
De zieke medewerker geeft alle relevante informatie over zijn klachten aan de arbo-arts.
De arbodienst maakt afspraken met de medewerker gericht op een spoedig herstel.
De arbo-arts stelt de direct leidinggevende ( gaat via P&O) middels een rapportage op de hoogte en doet, indien aan de orde, aanbevelingen over werkplek, werktijden en werkinhoud. De arbo-arts geeft een indicatie over de duur van de afwezigheid wegens ziekte.
Indien nodig laat de direct leidinggevende zich adviseren door de arbeidsdeskundige.
Bij veelvuldig kortdurend verzuim (na tenminste 3 keer in een periode van 12 maanden) roept de arbo-arts de medewerker in ieder geval op.
Ongeveer twee werkdagen na de ziekmelding ontvangt de medewerker een zgn. eigen verklaring van de arbodienst.
Per omgaande stuurt de medewerker deze zgn. eigen verklaring ingevuld terug. Ook al is de medewerker inmiddels hersteld dan moet toch de eigen verklaring ingevuld terug gestuurd worden.
De arbo-arts rapporteert zijn bevindingen schriftelijk aan P&O (uiterlijk binnen 3 weken). Deze unit zorgt voor een kopie aan de direct leidinggevende en legt het origineel op in het betreffende personeelsdossier.
Minimaal twee keer per jaar en verder naar behoefte vindt er een sociaal team vergadering plaats. Deelnemers zijn de secretaris, hoofd P &O, de bedrijfsarts, de arbodeskundige en sectorhoofd eventueel vergezeld van het afdelingshoofd. Doel is maatregelen te bespreken ter bevordering van het herstel van de zieke medewerkers en het afspreken van algemene beleidslijnen preventie van ziekteverzuim. Medewerker wordt hiervan op de hoogte gesteld door het sectorhoofd of direct leidinggevende.
De arbo-arts heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de medische gegevens en andere bijzonderheden die de persoonlijke levenssfeer betreffen.
Acht de arbo-arts het wenselijk om deze gegevens aan derden, waaronder de direct leidinggevende te verstrekken dan is daarvoor toestemming van de medewerker nodig.
In uitzonderingsgevallen is geen toestemming nodig. Toestemming is niet nodig als de gezondheid, veiligheid en welzijn binnen de organisatie van de werkgever in het geding zijn zoals bij bepaalde infectieziekten.
Op de eerste werkdag na herstel meldt de medewerker zijn herstel bij zijn direct leidinggevende en (via e-mail) aan P&O die vervolgens de arbodienst op de hoogte stelt.
Onder werkdag wordt verstaan de dag dat men normaal gesproken werkt en dus recht op bezoldiging heeft. Op een verlofdag (vakantiedag of compensatiedag) heeft men recht op bezoldiging zodat herstel op deze dag wel doorgegeven moet worden.
Ten aanzien van medewerkers die een ziektewetuitkering genieten (bij zwangerschap, orgaandonatie, arbeidshandicap) geldt dat de herstelmelding door P&O uiterlijk op de 2e dag ook wordt doorgegeven aan de UWV.
De direct leidinggevende of een door hem aangewezen persoon begeleidt de (gedeeltelijk) herstelde medewerker, bijvoorbeeld bij veranderingen in het werk, andere taken of werkritme, het treffen van werkvoorzieningen.
De direct leidinggevende houdt het ziekteverloop bij, in het bijzonder bij dreigend langdurig verzuim.
Ten behoeve van de verantwoording achteraf aan de UWV worden alle gepleegde acties van de direct leidinggevende en werknemer gericht op herstel vastgelegd.
Alle feitelijke gegevens, documenten, gespreksverslagen en correspondentie worden vastgelegd ten behoeve van het plan van aanpak en reïntegratieverslag.
De werknemer ontvangt van belangrijke stukken, zoals gespreksverslagen, een kopie.
P&O is verantwoordelijk voor het opbergen van individuele ziekteverzuimgegevens. Archivering vindt plaats in het personeelsdossier. Er zijn voldoende maatregelen getroffen ter beveiliging in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens.
Inzage in het personeelsdossier hebben: de medewerker, de functionarissen van P&O, de controller, het betreffende sectorhoofd, het betreffende afdelingshoofd en de secretaris.
Medische gegevens worden beheerd door de arbodienst.
De arbo-arts maakt een probleemanalyse zodra medewerker, direct leidinggevende of de arbodienst vaststelt dat er sprake is van dreigend langdurig verzuim dan wel dat door interventies het verzuim aanmerkelijk kan worden bekort. Er wordt altijd in de 6 e week een (beknopte) probleemanalyse gemaakt.
De direct leidinggevende ontvangt uitsluitend dat deel van de probleemanalyse dat benodigd is voor het maken van een plan van aanpak.
De medewerker ontvangt van de arbo-arts de volledige probleemanalyse (inclusief medische dan wel privacygevoelige informatie).
Het advies van de arts geeft weer de beperkingen en de medisch verantwoorde mogelijkheden om te werken.
Dit artikel heeft betrekking op situaties waarbij er sprake is van een langdurig ziekteverzuim met een mogelijkheid tot terugkeer naar arbeid.
Als casemanager treedt in principe op de direct leidinggevende. Ligt er een conflict dan wijst de hoger leidinggevende, gehoord hebbende de direct leidinggevende en medewerker, de casemanager aan.
De casemanager en de betreffende medewerker maken gezamenlijk het plan van aanpak. Op verzoek van de casemanager en/of medewerker adviseert de personeelsfunctionaris daarbij. De casemanager begeleidt de uitvoering van het plan en verzorgt de onderlinge contacten.
Na ontvangst van een beknopte probleemanalyse wordt alleen een plan van aanpak opgesteld als direct leidinggevende/casemanager en medewerker van oordeel zijn dat dit nuttig kan zijn voor een spoedig herstel van de zieke. Ter zake voert de direct leidinggevende/casemanager overleg met de zieke medewerker. Als er geen Plan van Aanpak wordt opgesteld dan dient dit schriftelijk gemotiveerd in een verslag weergegeven te worden en door beiden voor akkoord ondertekend.
Het plan van aanpak leidt tot afspraken over terugkeer in de eigen functie, een andere functie bij het Stadsgewest dan wel bij een andere werkgever.
Het plan van aanpak leidt tot acties van de direct leidinggevende en medewerker om terugkeer naar het werk te bespoedigen.
Het plan van aanpak bevat afspraken tussen arbodienst en door werknemer geraadpleegde behandelaars.
Is herplaatsing elders aan de orde dan wordt in beginsel de ARBO UNIE West Nederland als reïntegratiebedrijf ingeschakeld tenzij de direct leidinggevende en medewerker van mening zijn dat een ander reïntegratiebedrijf passender zou zijn.
Het plan van aanpak legt vast binnen welke termijnen de acties plaatsvinden.
Vastgelegd wordt op welke tijdstippen de afgesproken acties worden geëvalueerd.
In ieder geval dient aan het eind van het eerste ziektejaar de voortgang van de reïntegratie geëvalueerd te worden en het plan van aanpak eventueel bijgesteld. (eerstejaarsevaluatie ook wel alerteringsmoment genoemd.) Deze evaluatie moet schriftelijk en expliciet van aard zijn en duidelijk aangeven waarom de reïntegratie stagneert (in week 46-52 van de arbeidsongeschiktheid).
Als volledig herstel niet mogelijk is of betrokkene blijft gedeeltelijk arbeidsongeschikt dan wordt er in week 91 een WIA-aanvraag ingediend. Verantwoordelijkheid voor de WIA-aanvraag (tijdig en volledig) ligt bij de werknemer.
WIA-aanvraag wordt verzonden via arbodienst naar het UWV en is voorzien van een reïntegratieverslag opgesteld door de werknemer.
De eerstejaarsevaluatie maakt onderdeel uit van het reïntegratieverslag.
De werkgever zorgt voor de probleemanalyse, plan van aanpak en een eigen actueel oordeel.
De arbodienst zorgt voor medische informatie en een actueel oordeel.
Werknemer ontvangt van naar het UWV verzonden informatie van de ARBO UNIE een kopie.
Volgt na 24 maanden ziekte als herstel niet mogelijk is gebleken en binnen 6 maanden niet te verwachten. (artikel 8:4 CAR-UWO)
Indien er sprake is van gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid is ontslag op zijn vroegst mogelijk na 36 maanden ziekte op grond van artikel 8:5 van de CAR. Bij een ontslag wordt rekening gehouden met de bepalingen in artikel 7:16 en 8:5 van de CAR.
Volgt als gedeeltelijke arbeidsgeschiktheid aanwezig is maar er zijn geen herplaatsingsmogelijkheden binnen dan wel buiten het Stadsgewest Haaglanden.
Ontslagprocedure start op zijn vroegst na 21 maanden ziekte, eerste actie van P&O is een gesprek met de medewerker en het aanvragen van een zogenaamde ontslagtoets bij het UWV.
Deze aanvraag dient voorzien te zijn van een reïntegratieverslag.
Bij de terugontvangst van het advies van het UWV inzake ontslagtoets besluit werkgever of overgegaan wordt tot ontslagverlening. Werkgever adviseert/ondersteunt medewerker bij het aanvragen van eventueel rechtens toekomende uitkeringen.
In gevallen waarin dit reglement niet of niet in redelijkheid voorziet kan het dagelijks bestuur een bijzondere voorziening treffen.
Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling ziekteverzuim”.
| ziektedag 1 | Medewerker meldt zijn ziekte aan direct leidinggevende voor 09.15 uur. Direct leidinggevende voert ziekmeldingsgesprek. Direct leidinggevende informeert P&O via e-mail. P&O informeert arbodienst / medewerker ontvangt kopie ziekmelding. Opbouw van reïntegratiedossier start. |
| hersteldag | Op de eerste werkdag na herstel meldt de medewerker zijn herstel bij zijn direct leidinggevende. Medewerker informeert tevens P&O via e-mail. P&O informeert arbodienst. |
| week 1 | Medewerker ontvangt van arbodienst een vragenformulier (zgn. eigen verklaring) na ongeveer 2 werkdagen. Medewerker vult dit vragenformulier in en zendt het terug. |
| week 1 - 5 | Medewerker houdt wekelijks contact met leidinggevende. Medewerker stelt alles in het werk om te herstellen en werk te hervatten. Houdt leidinggevende op de hoogte van herstel. Leidinggevende documenteert, maakt gespreksverslagen enz. ten behoeve van het op te stellen reïntegratieverslag. Arbo-arts heeft spreekuurcontact met medewerker. Arbo-arts rapporteert via P&O aan leidinggevende over mogelijkheden en verwachtingen met betrekking tot werkhervatting medewerker. |
| uiterlijk week 6 | Medewerker ontvangt van arbo-arts de probleemanalyse en advies + informatie over rechten en plichten. P&O ontvangt het deel van de probleemanalyse dat nodig is voor het maken van een plan van aanpak en geeft dit aan casemanager (veelal direct leidinggevende van zieke medewerker). |
| week 8 | Casemanager stelt plan van aanpak op. Kopie plan van aanpak naar medewerker en 2 kopieën naar P&O. P&O zendt kopie naar arbodienst en bewaart kopie in reïntegratiedossier. |
| vanaf week 8 | - Uitvoeren plan van aanpak. - 6-wekelijks evaluatiegesprek leidinggevende/medewerker. - Minimaal 2-wekelijks contact leidinggevende/medewerker. - Verslaglegging ten behoeve van reïntegratiedossier. - Bespreken in SMT. - Bij herstel een hervattingsgesprek voeren en evt. periodieke voortgangsgesprekken. - Afgesproken acties adequaat en tijdig uitvoeren. |
| week 35 - 38 | Evaluatie plan van aanpak door casemanager + medewerker. Kopie naar medewerker en 2 kopieën naar P&O. |
| week 52 | Eis is dat na eerste ziektejaar in elk geval de voortgang van de reïntegratie wordt geëvalueerd en het plan van aanpak eventueel bijgesteld (= zgn. eerstejaarsevaluatie). |
| week 87 - 90 | Acties voor reïntegratieverslag ten behoeve van WIA-aanvraag. Invullen aanvraagformulier WAO (verantwoordelijkheid medewerker). Eventuele opstart ontslagprocedure als herstel niet mogelijk is. Medewerker ontvangt stukken voor zijn reïntegratieverslag. Arbodienst stelt medisch deel reïntegratieverslag op en verstuurt dit aan medewerker. |
| week 91 | Indienen WIA-aanvraag via arbodienst met reïntegratieverslag en eerstejaarsevaluatie bij UWV. Arbodienst voegt de medische informatie toe. |
| week 92 - 104 | UWV (bedrijfsvereniging) beoordeelt reïntegratie-inspanningen van werkgever en werknemer. Actie casemanager/medewerker/arbodienst: - voortzetten reïntegratie-activiteiten conform plan van aanpak; - voortzetten verzuimbegeleiding. |
| week 104 | Beslissing WIA-uitkering of sancties (advies UWV).Nagaan of ontslag wegens ziekte aan de orde is. Actie: werkgever (sociaal medisch team). |
N.B. Procedure stopt bij herstel, maar wordt wel vervolgd als medewerker binnen 4 weken weer ziek wordt.