| Overheidsorganisatie | Stadsgewest Haaglanden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Mobiele telefoon of pda (vergoedingsregeling zakelijk gebruik) |
| Citeertitel | Vergoedingsregeling zakelijk gebruik mobiele telefoon of pda |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp |
Het aanwijzen van de werkkosten wordt verwerkt in de regeling.
Bij deze regeling is het verstrekken van een mobiele telefoon of Ipad aangewezen als werkkosten. Tevens de vergoeding voor de mobiele telefoon en Ipad is aangewezen als werkkosten.
Ambtenarenwet, art. 125
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2015 | art. 1, 6, 7 | 26-11-2014 Elektronisch Gemeenteblad, Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer, 04-12-2014 | F15 | ||
| 18-10-2012 | 01-01-2015 | Onbekend | 13-06-2012 De Posthoorn d.d. 17-10-2012 e.a. |
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
Medewerker:
De ambtenaar die door of vanwege het Stadsgewest is aangesteld om in openbare dienst werkzaam te zijn.
De ambtenaar die door of vanwege het Stadsgewest is aangesteld om in openbare dienst werkzaam te zijn en is gedetacheerd naar een van de deelnemende gemeenten tenzij de ambtenaar gebruik kan maken van een regeling voor mobiele telefonie en/of pda van de gemeente waarnaar hij gedetacheerd is. De vergoedingsregeling van het Stadsgewest werkt aanvullend wanneer de gemeente, waarnaar gedetacheerd is, een minder gunstige regeling toepast.
De ambtenaar die is gedetacheerd vanuit een van de deelnemende gemeenten naar het Stadsgewest Haaglanden. De vergoedingsregeling van het Stadsgewest is van toepassing tenzij de uitlenende gemeente een eigen regeling heeft. De regeling van het Stadsgewest werkt aanvullend wanneer de gemeente van waaruit gedetacheerd wordt een minder gunstige regeling toepast.
Pda: Personal digital assistent
WKR: werkkostenregeling: als bedoeld in de uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.
Werkkosten: door werkgever aangewezen vergoedingen en verstrekkingen ten laste van de vrije ruimte als bedoeld in de uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.
Voor een vergoeding op grond van deze regeling komt in aanmerking de medewerker die uit oogpunt van een stadsgewestelijk dienstbelang de eigen mobiele telefoon beschikbaar stelt of de eigen pda voor de uitoefening van zijn functie gebruikt.
De medewerker koopt een mobiele telefoon of pda bij een door hem uit te kiezen leverancier en verwerft deze in eigendom. Van de aanschaf overlegt hij de originele rekening en betalingsbewijs aan de werkgever. De werkgever maakt hiervan een kopie en retourneert de originele rekening en betalingsbewijs aan de medewerker. De werkgever zorgt voor archivering van de gemaakte kopieën.
De medewerker verwerft de mobiele telefoon of pda in eigendom voorzien van de door de werkgever gestelde technische eisen.
De werkgever zal op basis van technische ontwikkelingen de eisen voor aanschaf mobiele telefoon of pda kunnen updaten.
De medewerker kan de werkgever op geen enkele wijze aanspreken voor verplichtingen die voortvloeien uit de garantiebepalingen van de leverancier of fabrikant. De medewerker dient zich in dat geval te wenden tot de leverancier en/of de fabrikant. De medewerker kan de werkgever ook niet aanspreken jegens door hem aangegane abonnementsverplichtingen mobiele telefonie of pda.
Op de medewerker rust de verplichting voortdurend zorg te dragen voor een adequaat werkende mobiele telefoon of pda. Het risico van diefstal/verduistering of anderszins in ongerede raken van de mobiele telefoon of pda is voor rekening van de medewerker.
Op de medewerker die een pda vergoeding ontvangt rust de verplichting zijn agenda (outlook) elektronisch te beheren.
Een keer per jaar, in de maand december, stelt de secretaris, gehoord hebbende de overige leden van het MT Stadsgewest Haaglanden, de voorlopige lijst vast van ambtenaren (deelnemerslijst) die in het volgende kalenderjaar in aanmerking komen voor een vergoeding voor het gebruik van de eigen mobiele telefoon of pda ten behoeve van het Stadsgewest.
Een keer per jaar, in de maand december, stelt de secretaris, gehoord hebbende de overige leden van het MT Stadsgewest de netto vergoedingsbedragen voorlopig vast rekening houdend met de prijsontwikkeling in de markt voor mobiele telefonie.
Definitieve vaststelling van de lijst zoals bedoeld in lid 1 en definitieve vaststelling van de netto vergoedingsbedragen zoals bedoeld in lid 2 vindt plaats door de secretaris na advies van de ondernemingsraad van het Stadsgewest Haaglanden.
De maandvergoeding voor ambtenaren, die ten behoeve van het Stadsgewest uitsluitend telefonisch mobiel bereikbaar zijn en voorkomen op de lijst zoals omschreven in lid 1 artikel 4, ontvangen voor het beschikbaar stellen van de eigen mobiele telefoon ten behoeve van het Stadsgewest een netto vergoeding van € 10,00 per maand.
De volle maandvergoeding voor de medewerker, die naast bereikbaarheid voor het Stadsgewest tevens zelf regelmatig zakelijk mobiel bellen ten behoeve van het Stadsgewest, bedraagt netto € 20,00 per maand.
De maandvergoeding voor de medewerker, die ten behoeve van het Stadsgewest de eigen pda gebruikt, bedraagt netto per maand € 10,00.
De medewerker die aantoonbaar meer zakelijk van zijn pda gebruik heeft gemaakt waardoor de kosten voor het gebruik boven het vastgestelde vaste vergoedingsbedrag per maand liggen, komt op basis van declaratie (vastgesteld declaratieformulier) en onder overlegging van de factuur van de internet provider, in aanmerking voor een aanvullende netto vergoeding. Na ondertekening van de declaratie door de verantwoordelijk leidinggevende wordt tot uitbetaling overgegaan.
Als de medewerker niet voldoet aan het bepaalde in artikel 3, tweede, vijfde en zesde lid, wordt een vergoeding niet toegekend respectievelijk stopt deze met onmiddellijke ingang, eventueel met terugwerkende kracht. Wanneer gebruik van een eigen mobiele telefoon of pda voor het Stadsgewest Haaglanden niet meer nodig is stopt de vergoeding met in achtneming van een afbouwtermijn van drie maanden.
Bij langdurige ziekte (na drie maanden van volledige afwezigheid wegens ziekte en of gebreken) zal de vergoeding al dan niet tijdelijk worden stopgezet.
Bij ontslag ontvangt de medewerker een eenmalige netto vergoeding van maximaal drie keer de maandvergoeding volgens de volgende formule:
Mobiele toestel of pda tot maximaal 9 maanden oud: Eenmalige netto vergoeding van 3 x de maandvergoeding.
Mobiele telefoon of pda tot maximaal 10 maanden oud: Eenmalige netto vergoeding van 2 x de maandvergoeding.
Mobiele telefoon of pda tot maximaal 11 maanden oud: Eenmalige netto vergoeding van 1,5 x de maandvergoeding.
Mobiele telefoon of pda tot maximaal 12 maanden oud: Eenmalige netto vergoeding van 1 x de maandvergoeding.
Het verstrekken van een mobiele telefoon of Ipad is aangewezen als werkkosten ten laste van de vrije ruimte. Tevens de vergoeding voor de mobiele telefoon en Ipad is aangewezen als werkkosten ten laste van de vrije ruimte.
Deze regeling kan aangehaald worden als “Vergoedingsregeling zakelijk gebruik mobiele telefoon of pda”.
Een vergoeding wordt verstrekt aan medewerkers van het Stadsgewest Haaglanden die voor hun functie per mobiele telefoon tijdens werktijd en/of buiten werktijd goed bereikbaar moeten zijn en/of mobiel bellen en daarbij op afstand hun elektronische agenda beheren.
De volgende medewerkers kunnen hiervoor in aanmerking komen:
De medewerkers die de opdracht hebben om mee te draaien in de bereikbaarheidsdienst (vergoeding mobiele telefoon).
De bedrijfshulpverleners (vergoeding mobiele telefoon).
De medewerkers facilitaire zaken en automatisering. Mobiele telefoon- en pda vergoeding voor medewerkers die werkzaam zijn ten behoeve van de repro, webmaster, technische dienst, systeembeheer, de helpdesk. Overige medewerkers (receptie/koffieservice) komen in aanmerking voor een vergoeding mobiele telefoon tenzij deze medewerkers aangewezen zijn om als vervanger (structurele vervanging) te werken op de repro, ten behoeve van de technische dienst, ten behoeve van systeembeheer, ten behoeve van helpdesk (repro, technische dienst, koffieservice).
De medewerkers die voor de uitoefening van hun functie vaak ‘onderweg’ zijn (voor tenminste 20 % van hun werktijd) en buiten kantoor zaken moeten kunnen doen (mobiele telefoon-pda vergoeding).
De medewerkers van bureau Communicatie voor het beantwoorden van persvragen (mobiele telefoon- en pda vergoeding).
Parttime medewerkers die op basis van dienstbelang worden verzocht mobiel bereikbaar te zijn, mobiel zakelijk te bellen, hun agenda (outlook) digitaal beheren (mobiele telefoon en pda vergoeding). Het verantwoordelijk sectorhoofd maakt een aanwijzingsvoorstel ter fiattering voor te leggen aan de directeur. Na akkoord directeur kan er aan de regeling uitvoering worden gegeven.
Alle leidinggevenden die in dienst zijn bij het Stadsgewest Haaglanden of gedetacheerd zijn bij het Stadsgewest Haaglanden krijgen een vergoeding voor mobiele telefoon en pda. De leidinggevende die gedetacheerd is naar een andere werkgever ontvangt een vergoeding voor mobiele telefoon en pda.
1.1.a Buiten kantoortijden kunnen zij oproepbaar zijn bij storingen, inbraak en andere calamiteiten. Hiervoor wordt in overleg met betrokkenen een rooster gemaakt. Degene met bereikbaarheidsdienst is een hele week buiten kantoortijden bereikbaar. In de huidige huisvesting is een bereikbaarheidsdienst niet nodig.
1.1.b Bedrijfshulpverleners moeten bij calamiteiten en ongelukken tijdens kantooruren oproepbaar zijn, ook in situaties waarin het vaste net is uitgevallen. Tijdens het verlenen van hulp moet communicatie van bedrijfshulpverleners onderling en met professionele hulpverleners mogelijk zijn. Ontruimers zijn geen bedrijfshulpverleners en komen dan ook niet voor vergoeding in aanmerking. Er wordt gebruik gemaakt van mobiele telefonie.
1.1.c Deze mensen zijn vaak ‘onderweg in huis’ voor werkzaamheden op wisselende plaatsen en plaatsen waar het vaste net niet beschikbaar is. Deze vorm van bereikbaarheid geldt tijdens kantooruren. Via de pda wordt de aanvang van een vergadering gesignaleerd, gewijzigde afspraken doorgegeven.
1.1.d Dit geldt voor de vestigingsadviseurs van Steenworp. Deze vorm van bereikbaarheid geldt tijdens kantooruren.
Tijdens en buiten kantooruren moeten de communicatieadviseurs van het Stadsgewest Haaglanden optimaal bereikbaar zijn voor het beantwoorden van persvragen. Naar aanleiding van media-aandacht of te verwachten media-aandacht moeten zij ook tijdens en buiten kantooruren uitstekend bereikbaar zijn voor bestuurders en leidinggevenden van het Stadsgewest Haaglanden.
1.1.e Helpdeskvragen, signalen/verstoringen e.d. kunnen ook via de pda gemeld worden. Een melding via email via de kantoorapparatuur (v.v.) wordt direct doorgeleid naar pda.
1.2. In dringende gevallen kan buiten kantoortijd een beroep op leidinggevenden worden gedaan. Daarbij kan gedacht worden aan calamiteiten waarover de verantwoordelijk leidinggevende geïnformeerd moeten worden of waarover de leidinggevende een beslissing moet nemen. Dat kunnen ook beleidskwesties zijn waarover direct persoonlijk contact met de leidinggevende nodig is.