| Overheidsorganisatie | Stadsgewest Haaglanden |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Dienstreizen (reiskostenvergoeding, verblijfskosten) |
| Citeertitel | Regeling vergoeding dienstreizen |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | personeel en organisatie |
| Eigen onderwerp |
Het aanwijzen van de werkkosten wordt verwerkt in de regeling.
Bij deze regeling worden vergoedingen van dienstreizen met eigen vervoer boven de € 0,19 per verreden kilometer aangewezen als werkkosten. Vergoedingen voor dienstreizen tot € 0,19 per verreden kilometer, vergoedingen voor dienstreizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor de door de werknemer aangeschafte OV-jaarkaarten/voordeelurenkaarten voor het deel dat betrekking heeft op dienstreizen zijn aangewezen als gerichte vrijstellingen. Maaltijden, consumpties en logies gedurende de dienstreizen zijn ook aangewezen als gerichte vrijstellingen. Het gebruik van het parkeerterrein en de fietsenstalling en het ter beschikking stellen van een ov-jaarkaart/voordeelurenkaart voor dienstreizen worden in de werkkostenregeling gezien als nihil waardering.
Ambtenarenwet, art. 125
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2015 | art. 1, 10, 11 | 26-11-2014 Elektronisch Gemeenteblad, Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer, 04-12-2014 | F15 | ||
| 18-10-2012 | 01-01-2015 | Onbekend | 13-06-2012 De Posthoorn d.d. 17-10-2012 e.a. |
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
medewerker: de ambtenaar ingevolge artikel 1:1, eerste lid, onder a van de CAR;
werkgever: het Stadsgewest Haaglanden;
bevoegd gezag: de secretaris van het Stadsgewest Haaglanden, sectorhoofden, afdelingshoofden en controller;
dienstreis: de noodzakelijke verplaatsing van een medewerker tot het verrichten van dienst buiten de plaats van tewerkstelling in opdracht van het bevoegde gezag waar de medewerker werkzaam is, alsmede het hiermee verband houdende verblijf buiten deze plaats;
vergoeding: bedrag ter compensatie van gemaakte kosten ten behoeve van dienstreizen binnen Nederland. Behoudens voor de dag-avondcomponent zoals omschreven in de bijlage dient de medewerker de gemaakte reis-verblijfskosten t.b.v. de werkgever aan te tonen;
standplaats: de gemeente waar het Stadsgewest Haaglanden gevestigd is en waar de ambtenaar gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht;
plaats van tewerkstelling: een gebouw, gebouwencomplex, terrein of een ander door bevoegd gezag aan te wijzen plaats, waar of van waaruit de medewerker gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht;
bekeuring: geldstraf voor een overtreding;
openbaar vervoer: voor een ieder openstaand personenvervoer per vliegtuig, trein, metro, tram, bus, OV- fiets, pont of (veer)boot, volgens een dienstregeling, dan wel met de (trein)taxi;
eigen vervoermiddel: een niet openbaar vervoermiddel, dat niet voor de dienstreis is gehuurd en niet door de werkgever beschikbaar is gesteld;
overwerk: werkzaamheden door de medewerker in dienstopdracht verricht buiten de arbeidsduur zoals die voor de medewerker voor een bepaalde week is vastgesteld, als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid 1, onder l van de CAR;
Reisregeling Binnenland: de door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties vastgestelde regeling van 16 maart 1993 als opgenomen in bijlage I;
passend vervoer: een vervoerswijze afgestemd op de te maken dienstreis.
WKR: werkkostenregeling: als bedoeld in de uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.
Werkkosten: door werkgever aangewezen vergoedingen en verstrekkingen ten laste van de vrije ruimte als bedoeld in de uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.
Nihil waardering: kosten die vrijgesteld zijn van loonbelasting en niet aangewezen zijn als werkkosten ten van de vrije ruimte als bedoeld in de uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.
Gerichte vrijstelling: kosten die niet vrijgesteld zijn en niet ten laste zijn van de vrije ruimte als bedoeld in de uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.
In aanvulling op het gestelde in artikel 15:1:22 van de CAR-UWO gelden voor de medewerker de onderstaande bepalingen.
De medewerker is vrij in de keuze aan passend vervoer (openbaar vervoer en/of eigen vervoermiddel) voor het maken van de dienstreis.
Vergoeding van reis- en verblijfkosten wordt verleend in verband met dienstreizen binnen Nederland. Eventuele fiscale consequenties zijn voor rekening van de medewerker.
Voor de vergoeding van reis- en verblijfkosten geldt dat de plaats van tewerkstelling het beginpunt en het eindpunt is van de dienstreis.
In afwijking van het bepaalde in het derde lid kan de woning van de medewerker of een andere plaats als beginpunt respectievelijk eindpunt van de dienstreis worden aangemerkt, tenzij op een reisdeel de plaats van tewerkstelling wordt bezocht.
Indien de medewerker in diensttijd een bekeuring ontvangt voor overtredingen dan wel een misdrijf pleegt op grond van de Wegenverkeerswet, komen de, al dan niet financiële, gevolgen hiervan voor rekening van de medewerker; ongeacht of de reis kan worden aangemerkt als een dienstreis; ongeacht het feit of met een eigen vervoermiddel dan wel met een door het Stadsgewest Haaglanden ter beschikking gesteld vervoermiddel is gereisd.
Wegens reiskosten wordt ongeacht de keuze aan passend vervoer een bedrag per kilometer overeenkomstig de bijlage van deze regeling vergoed.
De medewerker die tijdens een dienstreis gebruik maakt van vervoer per trein, is gerechtigd om in de tweede klasse te reizen. Het bevoegde gezag kan bij gegronde redenen zoals vermeld in bijlage toestemming geven voor het reizen per 1e klasse.
Indien de dienstreis, naar het oordeel van het bevoegde gezag op gegronde redenen zoals vermeld in de bijlage uitsluitend met gebruik van een motor, scooter, auto dan wel vergelijkbaar vervoermiddel kan worden gemaakt dan wordt een vergoeding verstrekt per kilometer eveneens overeenkomstig bijlage.
Indien omtrent het gebruik van een eigen vervoermiddel geen of onvoldoende gegevens voorhanden zijn, wordt het bedrag van de vergoeding op grond van een schatting van het voor de dienst benodigde gebruik voorlopig vastgesteld onder voorbehoud van nadere verrekening.
Wanneer de medewerker, met toestemming van het bevoegde gezag, een dienstreis maakt met het eigen vervoermiddel zoals vermeld in artikel 3, derde lid dient de houder van het voertuig zorg te dragen te voldoen aan de als normaal te stellen eisen van veiligheid en technische betrouwbaarheid, alsmede een deugdelijke verzekering inclusief een, indien met meerdere passagiers wordt gereisd, ongevallen- en inzittendenverzekering af te sluiten.
Indien en zodra is te voorzien dat de medewerker tijdelijk, voor een periode van minstens vier weken, gedurende meer dan de helft van de voor hem gebruikelijke werkdagen de werkzaamheden in of vanuit één bepaalde plaats buiten de standplaats moet gaan verrichten, heeft de medewerker voor het afleggen van het traject tussen zijn woning en de plaats van de tijdelijke tewerkstelling alsmede voor eventuele pensionkosten die vanwege de tijdelijke tewerkstelling worden gemaakt, aanspraak op een vergoeding voor reis- en pensionkosten op grond van de bepaling van of krachtens hoofdstuk 18 CAR-UWO.
De in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden en logies en voor kleine uitgaven overdag en ’s avonds, worden vergoed op basis van de vergoedingen als vastgesteld in artikel 5 van de Reisregeling Binnenland.
Geen aanspraak op vergoeding wegens verblijfkosten bestaat voor een dienstreis korter dan drie uur en voor een dienstreis binnen de standplaats voor zover de reisbestemming op minder dan een kilometer van de plaats van tewerkstelling ligt.
Vergoedingen ten behoeve van lunch of diner worden slechts vergoed, indien wordt voldaan aan de voorwaarde dat de dienstreis plaatsvindt tussen 12.00 en 13.00 uur respectievelijk 18.00 en 19.30 uur.
Ter vervanging van de op deze regeling gebaseerde vergoedingen, kan het bevoegde gezag voor de gemaakte reiskosten en voor de verblijfkosten, zowel afzonderlijk als tezamen, vaste reissommen vaststellen in een bedrag per maand of kwartaal.
Bij de berekening van het bedrag wordt gelet op de veelvuldigheid en de duur van de reis en de daarmee samenhangende gemiddelde verblijfkosten die de dienstuitoefening van de medewerker in de regel vereist. De vaste reissom bedraagt niet meer dan de vergoeding die hij vervangt.
Een vaste reissom wordt in ieder geval herzien zodra een wijziging van betekenis optreedt in de omstandigheden die tot het toekennen van die reissom hebben geleid. De medewerker is verplicht hiervan mededeling te doen aan het bevoegde gezag.
Vergoedingen van reis- en/of verblijfkosten op grond van deze regeling, vindt slechts plaats na inzending door de medewerker van een declaratieformulier waarvan het model door de secretaris wordt vastgesteld.
In geval er meerdere medewerkers gebruik maken van een eigen vervoermiddel van een van de medewerkers, kan de medewerker die tevens houder is van het eigen vervoermiddel waarmee onder de gestelde voorwaarden een dienstreis wordt uitgevoerd, aanspraak maken op een vergoeding.
De aanspraak op een vergoeding vervalt, indien de medewerker het declaratieformulier niet binnen drie maanden na de maand waarop de declaratie betrekking heeft, indient.
In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet kan het dagelijks bestuur een bijzondere voorziening treffen.
Vergoedingen van dienstreizen met eigen vervoer boven de € 0,19 per verreden kilometer aangewezen als werkkosten. Vergoedingen voor dienstreizen tot € 0,19 per verreden kilometer, vergoedingen voor dienstreizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor de door de werknemer aangeschafte OV-jaarkaarten/voordeelurenkaarten voor het deel dat betrekking heeft op dienstreizen zijn aangewezen als gerichte vrijstellingen. Maaltijden, consumpties en logies gedurende de dienstreizen zijn ook aangewezen als gerichte vrijstellingen. Het gebruik van het parkeerterrein en de fietsenstalling en het ter beschikking stellen van een ov-jaarkaart/voordeelurenkaart voor dienstreizen worden in de werkkostenregeling gezien als nihil waardering.
Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling vergoeding dienstreizen
Het bedrag aan vergoeding zoals bedoeld in artikel 3, eerste lid van genoemde regeling bedraagt te rekenen vanaf 1 januari 2006 € 0,19 per kilometer. Als vergoeding in de kosten voor het gebruik van een O.V. fiets worden de verreden kilometers vergoed. Dat geldt ook voor kosten ten behoeve van de (trein)taxi (€ 0,19 per kilometer). Onder overlegging van het openbaar vervoer kaartje kan naar keuze van de medewerker de kosten openbaar vervoer vergoed worden (2e klasse) in plaats van de kilometervergoeding.Afstanden van de dienstreizen worden bij een kilometervergoeding berekend door de medewerker met behulp van de site ANWB/routeplanner (berekening op postcodes/kortste route).Gereden afstand v.v. afronden op een kilometer naar boven.
Het bedrag aan vergoeding onder overlegging van de openbaar vervoerkaartjes zoals bedoeld in artikel 3, tweede lid ( openbaar vervoer 1e klasse) is overeenkomstig de werkelijk gemaakt kosten maar niet minder dan € 0,19 per kilometer.
Reizen per 1e klasse is toegestaan bij een dienstreis na toestemming direct leidinggevende.
Situaties waarbij toestemming wordt verleend:
er wordt met anderen (externen) gereisd die 1e klasse reizen.
als er stukken/notities voorbereid of uitgewerkt moeten worden (laptop).
reizen tijdens de spits.
Het vergoedingsbedrag per kilometer bedraagt vanaf 1 januari 2006 € 0,29 per kilometer. Kosten voor parkeren zijn inbegrepen in het vergoedingsbedrag per kilometer. Bij gebruik van de dienstauto komen in redelijkheid gemaakte parkeerkosten voor vergoeding in aanmerking.
Toestemming van de direct leidinggevende is vereist om een dienstreis te maken per eigen motor/scooter/auto of vergelijkbaar om de hogere vergoeding te ontvangen dan het basisvergoedingsbedrag van € 0,19 per kilometer.
Redenen voor toestemming kunnen zijn:
de te bezoeken locatie is niet bereikbaar met openbaar vervoer;
de reistijden per openbaar vervoer in relatie tot eigen vervoer zijn te lang (factor 1,5 keer of meer);
de te bezoeken locatie moet in een krappe tijdspanne bereikt zijn;
meenemen van minimaal 1 collega;
meer dan 3 keer in-overstappen;
vervoer van meerdere materialen (dus uitsluitend met eigen vervoer in casu de auto);
meerdere dienstreizen op een dag, reizen per fiets/O.V. vereist te veel werktijd.
Binnenland. De vergoedingsbedragen worden periodiek door het ministerie van BZK gewijzigd. De vergoeding wegens verblijfskosten omvat voor ieder vol etmaal dat de dienstreis duurt een bedrag van € 4,33 (vanaf 1 januari 2012) voor kleine uitgaven overdag (* dagcomponent) evenals een bedrag van € 12,95 voor kleine uitgaven s’ avonds (avondcomponent, bij de 9e dag 50%) vermeerderd met:
€ 13,63 voor een lunch (lunchcomponent);
De vergoeding wegens verblijfskosten voor ieder vol etmaal is geregeld in artikel 5, eerste lid van de Reisregeling € 20,62 voor een avondmaaltijd (dinercomponent);
€ 83,42 voor logies (logiescomponent);
€ 8,15 voor een ontbijt (ontbijtcomponent).
Is de dienstreis geen vol etmaal dan geldt in afwijking van de Reisregeling Binnenland als vergoedingsstramien:
De dagcomponent geldt bij een dienstreis van minimaal 3 uur, de avond- en ontbijtcomponent worden slechts toegekend indien mede wordt voldaan aan de voorwaarde dat een overnachting in de dienstreis valt. De lunchcomponent respectievelijk de dinercomponent worden toegekend als mede wordt voldaan aan het gegeven dat de tijd tussen 12.00 uur en 13.00 uur respectievelijk tussen 18.00 en 19.30 uur geheel in de dienstreis vallen.
Het vergoedingsbedrag voor een avondmaaltijd (=dinercomponent) wordt ook gehanteerd wanneer er in dienstopdracht wordt overgewerkt. Daarmee is een normering bepaald die voor een ieder geldt. Overwerk is het in dienstopdracht verrichten van werkzaamheden buiten de voor zijn betrekking vastgestelde werktijden. Dinertijd (18.00 uur en 19.30 uur) moet dan vallen binnen de tijdsperiode einde werktijd en aanvang overwerk. Overlegging van een bon/betaalbewijs is een voorwaarde.
Eventuele loonheffing over de vergoede bedragen zoals bedoeld in deze regeling is voor rekening van de medewerker.